Обмен, передача документов через ЭДО
Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Как создать документ в Диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ
Отправка и прием документов в Диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.
Как принимать документы по ЭДО
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Как работать с документами из 1С
Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.
Как начать обмениваться документами с контрагентами в Диадоке
Обмениваться документами можно с организациями, которые добавлены в список контрагентов и приняли приглашение на обмен (см. Настройка Диадока перед началом работы).
Массовая проверка контрагентов
Диадок позволяет проверить сразу несколько организаций, подключены ли они к сервису, а также отправить им приглашения. Для проверки необходимо подготовить файл Microsoft Excel со списком ИНН организаций (файл с расширением *.xls или *. xlsx).
Чтобы проверить список контрагентов на подключение, необходимо:
Рис. 1. Поиск и приглашение
Рис. 2. Группы контрагентов
Для отправки приглашений всем организациям в одной группе следует нажать на ссылку Пригласить всю группу (рис. 3).
Рис. 3. Приглашение всей группы
Группы контрагентов
Для организаций, у которых есть подразделения, Диадок позволяет разделить своих контрагентов по группам и указать, какой группе контрагентов в какие подразделения можно отправлять документы.
Рис. 4. Настройка групп
Рис. 5. Создание новой группы
Рис. 6. Сохранение новой группы
Рис. 7. Добавление контрагентов в группу
Отправка и прием документов
Система позволяет обмениваться всеми типами документов в любом формате — pdf, doc, xls, xml и др.
Работу с электронными документами можно осуществлять непосредственно из учетной записи в 1С. Для этого разработан специальный модуль «Диадок». Инструкции по установке и работе в данном модуле можно найти на сайте Диадок.
1. В систему Диадок можно загрузить документ, подготовленный в сторонней программе, либо заполнить счет-фактуру, акт или накладную непосредственно в системе.
Для отправки документа, подготовленного в сторонней программе, необходимо нажать кнопку Новый документ / Загрузить с компьютера
2. Найти на компьютере папку с файлами для загрузки, выделить один или несколько документов и нажать кнопку Открыть.
3. После загрузки документов следует выбрать контрагента-получателя. Для этого достаточно начать вводить ИНН или наименование контрагента в соответствующем поле. Появится выпадающий список, в котором следует выбрать нужную организацию. Выбранная организация автоматически будет добавлена в список контрагентов.
Для отправки следует нажать кнопку Подписать. Подписанный документ моментально появится в ящике получателя.
4. Отправленный документ отобразится на странице Исходящие. По мере обработки он будет принимать следующие статусы:
Если в отправленных документах были обнаружены ошибки, и их необходимо аннулировать, то следует воспользоваться данной инструкцией.
1. Все полученные документы доступны на странице Входящие. Непрочитанные документы выделяются жирным шрифтом.
2. Для работы с карточкой документа, необходимо кликнуть по его названию.
Откроется окно с поступившим документом, в котором можно подписать документ или отказать в подписи. Также можно передать документ на согласование или согласовать его самостоятельно, скачать документ. С помощью дополнительных ссылок можно скачать печатную форму
документа, написать контрагенту, переслать, добавить теги и удалить документ.
3. Скачать, подписать, отказать в подписи, передать на согласование, переместить в другое подразделение, аннулировать, а также удалить документы можно и в массовом порядке со страницы Входящие.
Аннулирование документов рассмотрено в следующей инструкции.
Письмо о переходе на ЭДО
Переход на электронный документооборот с контрагентами ускоряет подписание договоров, упрощает получение, отправку актов выполненных работ, счетов, товарных накладных. Договориться о новом формате работы можно устно или письменно. Удобный способ предложить переход на ЭДО — письмо контрагенту.
Переход на ЭДО: как пригласить контрагента
Уведомление о переходе на ЭДО второй стороны можно составить в произвольной форме. Вид документа не регламентирован. В тексте письма — приглашения к ЭДО сообщите контрагенту о переходе вашей компании на безбумажный документооборот и укажите:
Не лишним будет уточнение, с помощью какой системы и какого оператора ЭДО вы наладили безбумажный документооборот. Если контрагент сделает тот же выбор, вы сможете сразу перейти к работе с электронными документами.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
Образец письма о переходе на ЭДО
Письмо о переходе на электронный документооборот — типовой документ. Составить подобное заявление несложно. Ниже представляем пример письма об использовании ЭДО:
Уведомление о переходе на электронный документооборот
Генеральному директору ООО «Компания»
Иванову И.И.
Уважаемый Иван Иванович,
Мы перешли на работу с электронными документами. Приглашаем и вас подключиться к электронному документообороту. Для этого вам понадобится выбрать систему ЭДО и получить КЭП — квалифицированную электронную подпись. Она гарантирует документам юридическую силу.
Мы предлагаем обмениваться в рамках ЭДО следующими документами:
Электронный документооборот регулируется законодательно. Его регламентирует закон «Об электронной подписи», Налоговый кодекс РФ, иные нормативно-правовые акты. Благодаря ЭДО мы сможем быстро подписывать договоры и соглашения, оперативно получать и отправлять документы. Наше сотрудничество станет более эффективным.
Образец письма о переходе на ЭДО нужно составить один раз. Затем шаблон можно отправлять каждому контрагенту, подставляя нужные реквизиты. Если вы работаете в системе ЭДО Диадок, можете скачать образец приглашения на электронный документооборот и официального письма о переходе на ЭДО. В нем содержатся само приглашение и подробная инструкция для ваших партнеров.
Содержание
Передаем документы на подпись контрагенту в Диадок и получаем уведомление о подписании
Из Пайруса вы можете отправлять документы на подпись контрагентам и получать информацию о статусе подписания. Для этого настройте интеграцию с Диадок – популярной системой электронного документооборота между организациями. Пайрус отследит подписание со стороны контрагента и, как только тот даст ответ по документу, сообщит об этом в Пайрусе.
Важно! Для запуска процесса вам понадобится действующий аккаунт в системе Диадок с правом подписи документов. Также для того, чтобы интеграция работала, вам необходима платная API-лицензия. Чтобы получить её и уточнить подробности, обратитесь к своему менеджеру в Диадок.
Цены в Диадок (стоимость годовой API-лицензии указана в конце страницы)
Обратите внимание! Расширение будет работать корректно, только если в личном кабинете Диадок зарегистрирована одна организация/одно юридическое лицо.
Как всё происходит
1. Сотрудник, которому нужно согласовать и отправить на подпись документ, заполняет форму в Pyrus, выбирает контрагента из выпадающего списка, который автоматически подгружается из базы ЕГРЮЛ, и прикрепляет файл документа, например, проект договора.
Подсказка: чтобы выбрать контрагента из выпадающего списка, начните вводить в соответствующем поле ИНН или название организации.
Обратите внимание: прикреплять к заявке следует документы, сохраненные на вашем компьютере, документ из облака загрузить не получится.
2. В Пайрусе запускается процесс согласования. На последнем этапе маршрута, который проходит заявка, подключается робот Диадок. 
3. Робот отправляет файл в систему Диадок и сообщает в Пайрусе о том, что документы загружены. 
4. Если вы не знакомы с контрагентом в Диадок, робот отправит ему запрос на знакомство. Если контрагент не примет приглашение, сообщит об этом в Пайрусе. 
Важно: чтобы документ ушел на подпись контрагенту в Диадок, ваш сотрудник с правом подписи должен войти в эту систему и подписать его. Не подписанный вашим ответственным сотрудником документ нельзя отправить контрагенту.
5. После того, как с вашей стороны документ в Диадок подписан, он уходит контрагенту, а робот сообщает об этом в Пайрусе. 
6.Контрагент может подписать документ либо отказаться от подписи. Робот сразу же напишет в Пайрус о любом его решении.
7. Если вы захотите добавить новые документы к уже отправленному комплекту или заменить файл, который ушёл в Диадок, робот вернет заявку в Пайрусе на предыдущий этап и отправит новый комплект, а старый предложит аннулировать, чтобы не было путаницы. 
Как подключить и настроить расширение
1. Войдите в раздел пользователя в нижнем левом углу экрана и выберите вкладку Расширения. 
Важно: такая вкладка есть только у пользователей с правами Управляющего.
2. На странице доступных расширений нажмите иконку Диадок.
Подсказка: подключить функцию можно и непосредственно из выбранной формы. Для этого зайдите в раздел Формы в левом меню, выберите нужную.
Откройте страницу Настройка и выберите Диадок в списке доступных расширений.
3. Выберите форму, из которой Пайрус будет отправлять документы в Диадок. В нашем случае это стандартная форма Согласование договора.
В открывшемся окне нажмите Настроить.
4. Теперь нужно связать входящую информацию о контрагенте и документе, который нужно подписать, с полями формы. Это можно сделать в один клик, нажав на ссылку Создать недостающие поля.
5. Далее подключим к расширению ваш аккаунт в системе Диадок. Авторизуемся с помощью логина\пароля. 
6. Активируем наше расширение. В этот момент на последний этап маршрута будет добавлен Робот Diadoc.
Готово! Теперь Пайрус будет отправлять согласованные по форме документы на подпись контрагенту и информировать вас о статусе подписания.
7. Чтобы приостановить отправку документов в Диадок, нажмите одноимённую кнопку. До тех пор пока вы снова не активируете расширение, робот не будет отправлять документы контрагентам.
8. Чтобы удалить расширение, в его настройках нажмите кнопку Сбросить настройки / Отключить.