Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку
Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, в котором отражено требование в адрес уволенного сотрудника забрать из Отдела кадров формуляр в связи с прекращением отношений.
Когда нужно направить уведомление
В СССР отношение людей к рабочим документам было трепетным. Их бережно хранили и относились к ним с большим уважением. От них зависела карьера, а порой и судьба человека. Ситуация, когда кадровый аппарат направлял письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку, была немыслима. Людям в голову не приходило уволиться, не забрав у прежнего работодателя документ, без которого на работу нигде не возьмут. Невероятным было, листая архивное личное дело, обнаружить там уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (копию), или какие-либо иные свидетельства того, что работодатель разыскивал работника. Кадровики не консультировались друг с другом, как поступить со строптивым работником, не ломали голову, как достучаться до того, кто ничего не хочет ни слышать, ни понимать. Такие ситуации встречались, но это были исключительные случаи.
Постсоветское время многое поменяло. У людей появилось недоверие к главному рабочему документу, которое бросается в глаза многим кадровикам. Бывает, что уволенные сотрудники оставляют или забывают их в отделе кадров. Иногда они отказываются их забрать. Тогда отказ актируется в присутствии свидетелей. Вот как он выглядит:
Такое случается, когда сотрудник:
Во всех этих случаях у граждан проблем не будет, они заявят, что раньше нигде не работали. А вот у кадровика начнутся хлопоты. Документ важно выдать в день увольнения. Если сделать это не представляется возможным, следует оформить уведомление сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на отправку ее почтой. Об этом сказано в статье 84.1 ТК РФ и постановлении правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, кто и как спекулируют на задержке трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как составить уведомление о необходимости забрать ТК
Оформляем уведомление сотрудника об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку в свободной форме в виде письма. Указываем дату составления, имя и адрес работника, название и само обращение. В обращении пишем номер договора, когда составлен и прекращен, причину расторжения, объясняем, почему не смогли выдать документ вовремя. Предлагаем сделать выбор — забрать его лично или указать адрес и разрешить выслать почтой. Напоминаем, что без письменного разрешения мы не сможем ничего переслать, поэтому письмо от сотрудника с согласием обязательно. Отмечаем, что автоматически перестаем отвечать за опоздание с выдачей документа после почтового отправления письма с этой информацией.
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
тел./факс (812) 545-2121; 493-0787
ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001
| 01.12.2020 18:30 | Субъект РФ |
работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой
или дать согласие на отправку ее по почте
Уважаемая Ирина Леонидовна, договор № 462, заключенный с Вами 01.09.2020, расторгнут 01.12.2020 по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 ТК РФ.
По неизвестной причине в день увольнения Вы не пришли на работу, поэтому тр. книжка Вам выдана не была.
На основании статьи 84.1 ТК РФ, просим Вас явиться за документом в отдел кадров ООО «Ppt.ru» по адресу: 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 в рабочие дни с 9:00 до 18:00, либо выслать по указанному адресу Ваше письменное согласие на отправку ее по почте с указанием адреса доставки.
Генеральный директор___________________/Петров Н.Г./
Каким образом передать работнику
Звонки, СМС-сообщения, телефонограммы не считаются должным уведомлением. Так что идем на почту сами и отправляем документ заказным письмом с уведомлением о вручении по всем адресам, указанным в личном деле или в других источниках. Обязательно делаем опись. Помним, что высылаемое нами уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом очень важно. Работодатель получит квитанции с указанием всех адресов и сможет доказать, что сделал все возможное для извещения «потеряшки». Почта же несет ответственность за пересылку и гарантирует вручение писем бывшему работнику под подпись.
Возникает вопрос: когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, чтобы не пропустить положенные сроки, часто обозначенные в законе. Ответы на него на просторах интернета разные. Где-то сказано про три дня, где-то расчет идет неделями. Закон указывает, что отправлять сообщение необходимо в день увольнения.
Если хозяин не объявится и согласия на пересылку нет, храним документ до востребования (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Если вели его в электронном виде и в день увольнения человека нет, оформляем отсутствие и высылаем сведения о работе по форме СТД-Р заказным письмом с уведомлением по известным адресам без запроса разрешения на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).
Если работник — иностранец
Часть первая ст. 3 закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 запрещает вывоз и пересылку за границу рабочих документов, военных билетов и удостоверений личности. Тут все предельно ясно: высылаем информационное письмо по указанным иностранным гражданином адресам о необходимости забрать документ лично, объясняем, почему не можем его переслать. И храним до востребования.
Инструкция: готовим уведомление о необходимости получить трудовую книжку
Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, который отправляет работодатель уволенному сотруднику с требованием забрать ТК из отдела кадров. Работодатель не вправе задерживать выдачу документов после расторжения договора с работником, за это ему грозят штрафные санкции.
Когда готовят уведомление
По закону, работодатель обязан выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ), отметив это действие в специальном журнале учета трудовых книжек.
Но на практике часто случается, что человек не пришел в последний рабочий день и не взял необходимые бумаги. Это происходит по разным причинам:
Часто человек отказывается забирать формуляр из-за конфликта с руководством компании, например, если с ним расторгли договор за прогул, пьянку или другие нарушения. В этой ситуации необходимо составить акт об отказе получить документы в день увольнения.
После этого закон обязывает выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и пункт 36 правил, утвержденных постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003). Дальнейшие действия компании зависят от отклика сотрудника на письмо. Если никакой реакции не последовало, и согласия на почтовую пересылку формуляра нет, то документ оставляют в компании, пока за ним не придут (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225).
Если согласие получено, то придется уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом с описью вложения с извещением о вручении. Это необходимо, чтобы важные документы дошли до адресата.
Чтобы кадровик имел возможность выслать трудовую почтой, понадобится заявление от бывшего коллеги. Это необходимо указать в письме. Если увольняемый знает, что не придет в день увольнения в компанию, то он вправе написать запрос заранее. Такое случается, например, если до этого он находится в отпуске или на больничном. Если он желает получить документ не лично, а через доверенное лицо, то обязан отметить это в заявлении.
Вот пример заявления:
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
от преподавателя верховой езды
Прошу отправить мне по почте трудовую книжку в связи с увольнением и невозможностью получить ее на руки на следующий адрес: 350000, г. Москва, ул. Победы, д. 1, кв. 75.
Если трудовая ведется в электронном виде, процедура выдачи аналогична — в последний день его присутствия на рабочем месте. Отличие лишь в том, что отдать необходимо не привычный бланк, а форму СТД-Р (приложение № 1 к приказу Минтруда № 23н от 20.01.2020). В ней указывают информацию только за период деятельности в этой компании. Эту справку вправе предоставить или на бумаге, заверенной директором, или переслать в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.7 порядка заполнения СТД-Р). Бумажную форму высылают заказным письмом с уведомлением о вручении, не спрашивая предварительно о согласии на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).
Содержание и структура уведомления
Ни в Трудовом кодексе, ни в правилах, установленных постановлением правительства № 225, не предусмотрена единая форма извещения. Пишут его в свободном виде на листе А4 или официальном бланке. По общим правилам ст. 84.1 ТК, в письме работнику о необходимости забрать трудовую книжку необходимо указать:
Чтобы в дальнейшем не возникло вопросов о ненадлежащем оповещении работника, целесообразно указать подробную информацию о том, куда явиться или отправить ответ. Отметить точный адрес, режим работы, кабинет, ответственное лицо.
Это пример такого оповещения о необходимости работнику, уволенному за прогул, забрать документы с работы:
Как отдать уведомление работнику
Если работодатель не выдаст рабочий документ уволенному вовремя, то ему грозит наказание по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей. В такой ситуации возникает вопрос, когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, — рекомендуется не затягивать, а отправлять как можно быстрее, желательно в день увольнения или на следующий день. Иначе придется возместить еще и материальный ущерб бывшему работнику за каждый день неполученного им заработка с момента расторжения контракта до выдачи формуляра (ст. 234 ТК РФ).
Передать уведомление сотруднику об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку при помощи телефонного звонка или СМС не получится. Это не засчитывается контролирующими органами в качестве должного оповещения. Извещение станет официальным только при отправке по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Отправляем на все адреса, которые указаны в личном деле, контракте и других бумагах сотрудника. Не забываем про опись вложений. Эти действия и квитанции с указанием адресов на руках у ответственного за пересылку сотрудника станут доказательством, что руководство компании приняло все необходимые меры.
Что делать, если работник — иностранный гражданин
Если работник — иностранец, передать документ о рабочей деятельности все равно придется. Если он уехал на родину, забыв формуляр, порядок отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку аналогичный. В день увольнения отправляем его по почте. Но содержание письма несколько меняется. Дело в том, что по действующему ныне закону СССР от 24.06.1991 № 2261-1 (часть первая ст. 3), отправлять за пределы государства личные документы и бумаги о рабочей деятельности запрещено.
В такой ситуации в письме следует попросить иностранного гражданина забрать документы только лично. Разъяснив причины отказа переслать книжку по почте, придется хранить ее до тех пор, пока человек не приедет за ней.
Что делать, если работник не забирает трудовую
Если вы столкнулись с ситуацией, когда бывший работник намеренно не забирает свою трудовую книжку после увольнения, не паникуйте. Сегодня мы расскажем, что делать в таких ситуациях и как обезопасить себя от ответственности.
Когда нужно выдать трудовую книжку
При расторжении договора с работником ему нужно выдать трудовую книжку в день его увольнения, т. е. в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если это не сделать, можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства:
Более того, если работодатель задержал трудовую и тем самым препятствовал бывшему работнику устроится на новую работу, то понесет ответственность за незаконное лишение человека возможности трудиться и будет обязан возместить ему не полученный заработок (ст. 234 ТК РФ).
На практике бывают случаи, когда работника нет на месте в день увольнения или он намеренно отказывается забирать свою трудовую. Такое возможно при конфликте между работником и работодателем, когда бывший сотрудник хочет вам за что-то отомстить — обвинить в незаконном удержании его трудовой книжки. Однако если работодатель поведет себя грамотно, то легко избежит ответственности.
Если работник перешел на электронную книжку (ЭТК), то вместо бумажного формуляра ему следует представить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
Направьте уведомление работнику
Работодатель может направить трудовую книжку работнику почтой, но только получив его согласие (ст. 84.1 ТК). А чтобы получить такое разрешение от работника, который не выходит на связь или отказывается забирать книжку лично, работодателю следует написать ему письмо — официальное уведомление, в котором он сообщает работнику, что соблюдает закон, готов отдать книжку сразу и предлагает удобные варианты ее получения:
Уведомление оформляется в свободной форме, но желательно прописать в нем причину прекращения трудового договора и дату последнего дня работы. Сообщите о своей обязанности хранить трудовую книжку согласно ст. 84.1 ТК, попросите явиться за документом и предложите направить ее почтой. Обязательно предупредите, что в противном случае она так и будет лежать у вас в архиве, пока работник ее не заберет.
Образец уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой Скачать
Со дня направления такого уведомления работнику работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому направьте уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения на адрес работника, который вам известен. Если отправите на следующий день, то нарушите требование закона о выдаче книжки в день увольнения.
Все это время книжка должна храниться у работодателя, он не вправе с ней что-либо делать. Если работник не может прийти, но согласен на отправку почтой, вы должны получить от него официальное согласие, т. е. такое же письмо. В спорной ситуации вы сможете доказать, что направили книжку почтой с разрешения работника, а письмо будет этому подтверждением.
Однако конфликтный работник может намеренно вам не отвечать на письмо. В этом случае доказательством того, что вы не удерживаете его книжку у себя, станет то самое уведомление, которое вы направили ему, опись вложения и почтовая квитанция. Сроки, в которые работник должен явиться за книжкой, законом не установлены. Если за книжкой так и не пришли, храните ее у себя до востребования в течение 50 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
Бывает и так, что направленную книжку не забирают на почте (уехали отпуск, лежат в больнице, находятся в СИЗО и т. п.). Она лежит в отделении и затем возвращается обратно к вам. В этом случае безопаснее для себя будет принять книжку и хранить до востребования, как и указано в п. 43 раздела VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Если работник одумается и придет за трудовой позже, то напишет письменное заявление о выдаче ему трудовой книжки. Вы обязаны предоставить ему документ в течение 3 рабочих дней с момента поступления такого заявления (ст. 84.1 ТК РФ).
А если ваш работник умер, то в его трудовую нужно внести соответствующую запись о прекращении трудового договора и выдать на руки одному из его родственников под расписку или выслать по почте, но также с письменного согласия родственника (п. 37 раздела IV Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225).
Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении
После расторжения трудового договора с работодателем и при окончательном расчете сотрудник должен получить на руки вместе со всеми выплатами трудовую книжку. Но это бывает возможным не всегда: работник может заболеть, срочно уехать либо просто отказаться получать документ по каким-то своим причинам. В этих ситуациях сотрудник может попросить отправить ему трудовую по почте, написав для этого соответствующее заявление.
Что говорит закон
Трудовая выдается на руки бывшему сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ). Если этого не произошло, то, чтобы снять с себя ответственность, работодатель должен составить акт о том, что трудовая книжка не была выдана, и отправить работнику уведомление о необходимости получения документа. К уведомлению также прикладывают запрос на отправку документа почтой.
Внимание! С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки работнику при увольнении.
Для получения книжки почтой пишут заявление. Его можно составить заранее, если сотрудник в курсе предстоящего отсутствия в последний рабочий день. Например, в случае увольнения после отпуска или командировки.
Пишем заявление
Заявление пишут в свободной форме — унифицированного бланка нет. Составляют документ на бумаге формата А4. Можно написать от руки или набрать на компьютере и распечатать, поставить в конце «живую» подпись.
Заявление должно содержать стандартную для таких документов информацию.
В шапке в правой верхней части листа указывают, кому адресована бумага. Это руководитель предприятия или компании. Указывают должность, наименование организации, ФИО руководителя. Далее пишут, от кого этот документ: ФИО экс-сотрудника.
Посередине строчкой ниже пишут наименование документа. С новой строки переходят к написанию основной части заявления. Она должна содержать просьбу выдать трудовую книжку на руки (если работник пришел за ней сам) либо отправить по почте. Нужно указать адрес, куда работодатель должен будет отправить документ.
Завершают заявление дата и подпись бывшего сотрудника.
К сведению! Сотрудник может захотеть получить трудовую книжку через третье лицо по доверенности. В этом случае в заявлении указывают ФИО доверенного лица и формулируют просьбу передать ему документ.
Что дальше
Получив такую просьбу, работодатель обязан в течение 3 дней отправить книжку по почте работнику. Само заявление прикладывают к личному делу экс-сотрудника, которое потом отправляют в архив компании.
Факт выдачи трудовой книжки работодатель должен зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек.
Заявление на выдачу документов при увольнении: правила написания и образец
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, — это письменный запрос сотрудника к нанимателю о предоставлении справок о трудовой деятельности.
Надо ли писать заявление
Рабочие бумаги используют для разных целей:
Какие документы можно запросить у работодателя
Некоторые документы при расторжении договора с сотрудником работодатель обязан выдать без заявления. Среди обязательных бумаг:
Запрос придется подать, если необходимы справки — о доходах 2-НДФЛ, о среднем заработке для службы занятости, копии СПВ-2 (для ПФР при выходе гражданина на пенсию) и др. Основные указаны в ст. 61 ТК РФ :
Документы требуется зарегистрировать в организации и заверить подписью директора или другого уполномоченного лица. На копиях указываются сведения о том, где хранится оригинал.
Если сотрудник желает написать заявление на выдачу документов, связанных с работой по договору ГПХ, необходимо помнить: такой вид работ регулирует не Трудовой, а Гражданский кодекс РФ. Следовательно, закон не обязывает выдавать таким гражданам документы о рабочей деятельности. Исключение — справки о доходах и суммах налога, удержанных с них ( ст. 230 НК РФ ).
Как написать заявление
Унифицированных бланков в этом случае не существует. Но чтобы определить, как правильно составить заявление на предоставление справки с работы, достаточно составить его по общим правилам делопроизводства. Оформляют на листе А4 на компьютере или рукописным текстом.
Составляют его в письменной форме с указанием следующих сведений:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы и в какой срок необходимо выдать работнику при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец заявления
Это пример формы заявления на предоставление характеристики и справок о зарплате при увольнении.
А это образец запроса на предоставление справки при выходе на пенсию.
От старшего юриста
Прошу уволить меня в связи с выходом на пенсию по возрасту 17.05.2021.
На основании ст. 62 Трудового Кодекса Российской Федерации, прошу выдать мне следующие документы, связанные с работой:
ВХ №07/07-21 от 16.05.2021
Начальник отдела кадров: Романов Романов Роман Романович
Как и в какие сроки подавать заявление
Получить документы о трудовой деятельности работник вправе в любое время: и в отпуске, и на больничном, но чаще всего при увольнении. Если нет возможности подать заявление на истребование документов у работодателя лично, он вправе отправить его почтой заказным письмом с уведомлением. В любом случае при подаче на имя руководителя необходимо зарегистрировать заявку в порядке делопроизводства. Для этого кадровик указывает на запросе номер и регистрирует в журнале входящей документации. Необходимо написать заявку в двух экземплярах, чтобы один остался в компании, а другой (с регистрационным номером) у работника. Все документы при увольнении выдаются в последний рабочий день работника.
Что делать, если работодатель игнорирует заявление
Если в компании проигнорировали запрос или нарушили срок выдачи документов, работник вправе подать жалобу в Трудовую инспекцию или прокуратуру. За подобные нарушения штрафные санкции грозят организации и главе компании (по ст. 5.27 КоАП РФ ).
Организации придется выплатить штраф от 30 000 до 50 000 рублей (за повторное нарушение сумма возрастет до 70 000 рублей). На руководителя проверяющие органы вправе наложить от 1000 до 5000 рублей, а при неоднократном нарушении от 10 000 до 20 000 рублей или запрет на ведение деятельности на срок от 1 года до 3 лет.