Письмо-представление сотрудника
Уважаемые коллеги! Нужно создать письмо-представление нового сотрудника персоналу компании и разослать его по е-mail (с фотографией и краткой информацией). Подскажите пожалуйста, что указывать о сотруднике в «краткой информации» в письме.
везде, где я устраивалась, такую информацию давала я всегда сама (опыт, увлечения. )
Один только раз писали за меня, и тогда писали про мой опыт, и как он будет полезен компании:)
Ф. И. О., Занимаемая должность, кому подчиняется, телефон, e-mail. Иногда указывают дату рождения.
У нас в компании в такой рассылке обычно пишется ФИО, должность, образование и последнее место работы, ну и фотография конечно.
Рассылку мы делаем раз в неделю:
Коллеги, добрый день!
С. по. на работу в компанию N вышли:
В 200.. году ФИО закончил ВУЗ по специальности «Специальность».
С 200. года ФИО работал на должности. в компании.
«Уважаемые коллеги! Представляем Вам нового сотрудника нашей компании:
ФИО:
отдел:
Должность:
телефон:
е-майл:
Сегодня в нашей компнаии в московском офисе вышел на работу
До настоящего времени работал в ЗАО «——- инженером по техническому надзору.
Хобби: астрология, литература, музыка
Это письмо на каждого нового сотрудника нашей компании.
А как Вы думаете не против ли сотрудник о предоставлении всей фирме сведений о его предыдущем месте работы, образовании, хобби??
У нас при приеме на работу сотрудник заполняет анкету, где эти моменты указаны. Хобби указывают потому, чтобы с сотрудником было легче установить неформальное общение «старичкам». Это работает.
Правильно сказали- надо прописать Кому подчиняется сам, кто у него в Подчинении.
Рады сообщить, что 08.04. 2008 г. коллектив нашей Компании пополнился новым сотрудником. ХХХ приступила к исполнению обязанностей Эксперта в отделе маркетинга. фото.
От лица всего коллектива компании выражаем готовность оказать новому сотруднику всестороннюю помощь в решении возможных вопросов и желаем успехов в работе!
Рады сообщить, что 08.04. 2008 г. коллектив нашей Компании пополнился новым сотрудником. ХХХ приступила к исполнению обязанностей Эксперта в отделе маркетинга. фото.
От лица всего коллектива компании выражаем готовность оказать новому сотруднику всестороннюю помощь в решении возможных вопросов и желаем успехов в работе!
Как представить нового сотрудника коллективу
Чем комфортнее людям в коллективе, тем выше их продуктивность и отдача трудовому процессу. Когда человек меняет место работы, это всегда сопряжено с волнением и стрессом, что сказывается на качестве выполнения своих задач. Поэтому специалисты по кадрам и руководители должны знать, как представить нового сотрудника коллективу, чтобы помочь новичку максимально быстро адаптироваться и войти в эффективный ритм.
Для чего нужно представление
Организованное знакомство помогает решить сразу несколько вопросов:
• Коллеги сразу получают информацию о новом члене коллектива, о круге его обязанностей. Сам новичок также узнает о своем трудовом окружении, начинает быстрее ориентироваться.
• Новому сотруднику не придется самостоятельно выяснять организационные моменты. Это сократит время адаптации и поможет почувствовать себя комфортно.
• Официальное представление помогает создать позитивный настрой и справиться с волнением на начальном этапе.
Практика приветствия и знакомства с новыми сотрудниками помогает скорейшему выстраиванию коммуникаций, что в свою очередь сказывается на общем рабочем процессе.
В зависимости от структуры компании и сложившихся в ней традиций, обязанности по знакомству могут лежать на сотрудниках HR-отдела или на руководителе подразделения, в котором произошло пополнение.
То, как представить сотрудника коллективу, зависит от размера компании, специфики ее работы и должности, на которую пришел новичок. Представление можно провести письменно, устно и обоими способами.
• Письменно. Очень удобный способ оповещения о кадровых изменениях. В письме можно отобразить всю ключевую информацию: имя, должность, обязанности, указать непосредственное руководство и подчиненных, контактные данные. Также в письменной форме можно дать небольшую справку о предыдущем опыте. Такой способ удобен большим охватом, он не занимает много времени, а все нужные данные можно уточнить в любой момент.
Пример, как написать письмо, приведен ниже:
Коллеги, доброго дня!
Рады сообщить, что к нам вышел новый секретарь, Мария Иванова.
Вы можете обращаться к Марии за помощью в вопросах:
— заказа пропусков в офис;
— записи на массаж, маникюр и т.д.;
— и других стандартных задач секретариата.
Непосредственный руководитель – директор кадрового департамента Петр Петров.
Электронная почта: maria@xxcompania.com
В нашей компании Мария работает с июня 2019 года в должности секретаря. До этого занимала должность офис-менеджера в компании «Лучший дом».
Мария, мы рады видеть тебя в нашем дружном коллективе. Желаем легкой и позитивной работы на ресешпн!
• Устно. Личное знакомство с коллегами практикуется в рамках отдела или подразделения, а также в небольших компаниях, где все сотрудники находятся в постоянном взаимодействии. При этом человеку проще влиться в коллектив.
В больших компаниях с разветвленной структурой практикуются оба варианта – делается рассылка по электронной почте и проводится знакомство с непосредственными коллегами и руководством.
Как проводить представление
Есть несколько ключевых моментов в том, как представить нового сотрудника коллективу:
• Знакомство должен проводить руководитель или кадровый специалист, который проводил собеседование и располагает нужной информацией.
• Если руководитель отсутствовал на собеседовании, то в первую очередь нового специалиста представляют непосредственному начальству.
• Для знакомства нужно выбрать время, когда все сотрудники на своих местах.
Во время представления обязательно озвучить следующие моменты:
• На какую должность пришел сотрудник. Обозначить круг его обязанностей, выполняемые функции.
• Представить непосредственное руководство, коллег, к которым можно обратиться по рабочим и организационным моментам.
• Рассказать о предыдущем опыте, достижениях, образовании.
При этом не стоит перегружать новичка знакомством со всеми коллегами, так как запомнить всех поименно он не сможет.
На этом этапе важнее благоприятную атмосферу для приема в коллектив.
Желательно предоставить новому сотруднику слово для приветствия и небольшого рассказа о себе. Предупредите об этом заранее, чтобы у человека было время продумать, как представиться и подготовить небольшую речь. Возможно, у коллег появятся вопросы – нужно дать возможность их задать.
Если должность подразумевает сотрудничество с другими отделами, то нужно провести знакомство со смежниками.
О распорядке и рабочем месте
Новому работнику обязательно рассказать не только о прямых обязанностях. Для ускорения адаптации предоставьте информацию:
• о внутренней дисциплине, порядке взаимодействия с руководством, коллегами, смежниками;
• о способах коммуникации, корпоративных традициях, стиле общения, что принято или не принято в коллективе;
• о хозяйственных вопросах: где можно получить канцелярские принадлежности, к кому обратиться, если неисправно рабочее оборудование, что предлагается на корпоративной кухне.
Обязательно показать рабочее место, проверить наличие всего необходимого, чтобы человеку не пришлось решать такие проблемы в первый же день.
Еще один способ помощи в адаптации – приветственное письмо от компании. Это показывает заинтересованность в новом специалисте – не только сотрудник думает о том, как представиться. Компания тоже презентует себя и желает успехов в работе. В тексте можно привести историю компании, указать контакты руководителей и коллег:
Уважаемая Мария Иванова!
Наша компания рада приветствовать Вас в своих дружных рядах.
Мы занимаем лидирующие позиции на рынке уже более 15 лет и продолжаем активно развиваться, занимая новые ниши. Наши успехи – это заслуга людей, которые стали Вашими коллегами. Мы заинтересованы в каждом специалисте и готовы поощрять стремление к развитию и карьерному росту.
Ваш непосредственный руководитель – директор кадрового департамента Петр Петров:
Электронная почта: petr@xxcompania.com
По организационным вопросам можете обращаться к офис-менеджеру Ольге Сидоровой:
Электронная почта: olga@xxcompania.com
По техническим вопросам можете обращаться к системному администратору Николаю Семенову:
Электронная почта: nikolai@xxcompania.com
Поздравляем с первым днем в нашем коллективе!
С лучшими пожеланиями, наша команда.
В приветственное письмо можно добавить все нужные контакты, период испытательного срока, а также информацию о предстоящих профессиональных тестированиях (если они предусмотрены).
Как представиться коллегам. 8 полезных советов с примерами
Следуя нескольким ключевым стратегиям, вы можете быстро запомниться новому коллективу в первый день вашего пребывания на работе. В этом материале мы рассмотрим, как правильно представиться коллегам и произвести отличное первое впечатление на них и на ваше руководство.
8 полезных советов, как представиться коллегам
Некоторые компании знакомят новых сотрудников во время инструктажа. После знакомства новичков с культурой и правилами компании, руководитель каждой команды берет своих новых сотрудников и знакомит со своим коллективом. Но есть и компании, где не проводится инструктаж, и новички вынуждены устанавливать знакомства самостоятельно.
Независимо от того, как ваша новая компания будет интегрировать вас в коллектив, поиск возможностей представить себя коллективу должным образом, создаст прочную основу для совместной и расслабленной работы в первые дни.
1. Представление себя должно основываться на окружающей среде
Обратите внимание на обстановку в вашей новой компании и определите, должны ли вы представиться в случайной или официальной форме. Убедитесь, что ваш подход соответствует стилю и культуре организации. Независимо от того, является ли рабочая обстановка спокойной или официальной, вы должны представиться, начав с вашего имени и должности.
Пример: «Привет, меня зовут Александр. Я новый финансовый аналитик».
В более спокойной обстановке ваши коллеги могут ожидать, что вы дадите больше информации о своей карьере, интересах или увлечениях.
Пример: «Всем привет! Меня зовут Виктория. Я новый графический дизайнер. Я работала в компании «Monero» последние два года, прежде чем попала в вашу компанию. Вне работы мне нравится заниматься йогой и ходить в бассейн».
Тем не менее у меня не получится добиться отличных результатов в нашем отделе без вашей преданности и сотрудничества. Вместе мы сможем использовать наши таланты, чтобы добиться успеха на важных рынках для нашей компании. Для меня большая честь работать вместе с вами».
2. Воспользуйтесь преимуществом периода инструктажа в вашей компании
Инструктаж является одним из лучших возможностей, чтобы представиться новым коллегам. Если у вашего нового работодателя есть ознакомительная программа, то есть инструктаж, воспользуйтесь возможностью представить себя, как можно большему числу коллег. Наличие старшего сотрудника или самого руководителя позволит вам легче знакомиться с командой.
Начальник или коллега, который знакомит вас с обстановкой в компании, скорее всего, представит вас новому коллективу, поэтому вам, возможно, не придется обращаться к кому-либо самостоятельно. Как правило, они знакомят вас с членами вашей команды, коллегами из того же отдела и другими людьми, с которыми вы будете часто общаться. Всякий раз, когда вы встречаете нового сотрудника во время инструктажа, используйте ту же речь, которую вы подготовили, чтобы представить себя коллегам.
3. Попросите, чтобы вас представили коллегам
Члены вашей команды – это те люди, с кем вам следует познакомиться в первую очередь, потому что вам с ними придется работать. Если человек, проводящий инструктаж, не представляет вас вашим коллегам, проявите инициативу и попросите о возможности встретиться с вашей командой. Дайте понять, что вы хотите представиться всему коллективу.
Пример: «Сегодня утром мы уже встретили несколько человек из моей команды, но я хотел бы познакомиться со всеми людьми, с которыми буду тесно работать. У нас достаточно времени для этого?»
Если есть возможность, представьтесь коллегам один за другим. Это облегчит вам общение с ними и даст возможность попрактиковаться в представлении себя коллегам. Здесь лучше выразить свой восторг за возможность работать с командой.
Пример: «Я Виктор, новый проектный менеджер. Я рад с вами познакомиться и для меня большая честь работать в вашей команде».
4. Представьтесь другим командам
Представить себя не только своим коллегам, но и другому отделу, поможет создать позитивную атмосферу для более эффективной работы. Достаточно часто вы будете работать с другими командами в компании, поэтому вам следует постараться установить с ними хорошие отношения как можно раньше.
Узнайте, с кем вы будете часто общаться, и представьтесь им. Вы можете попросить своего руководителя или кого-то из отдела кадров официально представить вас всем командам, связанным с вашей ролью, или сделать это самостоятельно.
Пример: «Доброе утро, меня зовут Елена, я новый инженер в IT-отделе. Я с нетерпением жду совместной работы с вами в будущем».
5. Найдите больше возможностей, чтобы представиться
Поиск возможностей для знакомств позволяет вам завести больше знакомых и друзей в вашей компании. Даже если у вас не будет возможности познакомиться во время инструктажа, вы можете представиться своим коллегам многими другими способами.
Во время вашей первой встречи ваш менеджер может официально представить вас участникам. Если нет, тогда попросите начальника дать вам возможность представиться самому вначале командного собрания. Вы также можете случайно представиться окружающим вас людям до или после встречи.
Если вам выпала возможность представиться во время собрания, сначала определите, каким будет ваше приветствие. Если встреча проходит в официальном формате, тогда сделайте приветствие как можно короче, чтобы оно не мешало встрече.
Пример: «Привет, меня зовут Кристина. Я новый менеджер по работе с клиентами».
Вы можете рассказать своим коллегам больше о себе, если случайно представитесь до или после собрания. Также полезно задавать вопросы о встрече.
Пример: «Приятно познакомиться, меня зовут Алексей, новый агент по продажам. Можете ли мне уточнить, о чем будет вестись речь на встрече?»
6. Задавайте вопросы
Задавая вопросы коллегам после того, как представитесь, вы можете создать двустороннюю беседу и установить с ними связь, что может привести к позитивным отношениям в будущем.
Поскольку вы впервые разговариваете со своими новыми коллегами, обычно более уместно задавать вопросы, связанные с работой. Примерами могут служить их роли в компании, как долго они там работают и требуют ли ваши роли тесного сотрудничества друг с другом. Вы можете задать более конкретные вопросы после того, как представитесь.
Пример: «Приятно познакомиться Валентин. Будем ли мы в будущем работать вместе?»
7. Получите организационную структуру компании
Получение копии организационной структуры вашей новой компании поможет вам определить, с какими сотрудниками вы должны познакомиться в первую очередь. Многие компании имеют приветственную литературу, которая включает в себя организационную схему или схему рассадки. Если вы не получили ее, вы можете запросить копию у отдела кадров.
Изучив структуру или схему рассадки, вы можете легко определить своих коллег и выяснить, где какая команда разместилась в стенах офиса. Эта информация особенно полезна для интеграции в стены крупной компании. Узнайте, с какими коллегами вы будете взаимодействовать, и подойдите к ним, чтобы представиться.
Пример: «Привет, тебя зовут Елизавета? Я Наталия из маркетингового отдела, и мы можем в будущем сотрудничать в некоторых проектах».
8. Отправьте электронное письмо
Отправка электронных писем коллегам, которых вы встретили – отличный способ укрепить ваши отношения с ними. Особенно важно отправлять эти письма людям, с которыми вы будете тесно сотрудничать.
Ваши электронные письма должны быть краткими. Поблагодарите получателя за предоставление вам информации о компании и предложите вашу помощь, если она ему потребуется.
Пример: «Привет Алексей, я очень рад, что познакомился с тобой в мой первый день в офисе. Я хочу поблагодарить тебя за полезную информацию, которую ты предоставил. Если я могу тебе чем-то помочь, пожалуйста, дай мне знать. С уважением, Сергей».
Что говорить, когда тебя представляют коллективу
Еще немного советов по теме представления себя коллективу. Как бы глупо это ни звучало, вы просто должны быть собой. Не пытайтесь быть слишком смешным или чтобы все полюбили вас в первый день. Ключевая идея здесь заключается в том, чтобы проявить уверенность, компетентность и определенный шарм.
Основные правила в представлении себя коллективу:
Пример приветственной речи нового сотрудника
Всем привет! Меня зовут Марина, я помощник менеджера по маркетингу из рекламного центра «Маркетолог» в Одессе. Мне очень приятно оказаться здесь. Этот переезд дался нам нелегко, так как необходимо было согласовать множество деталей. Я всегда мечтала о возможности поработать в ведущем отделении нашей компании с настоящими профессионалами своего дела!
Работа с людьми всегда была моей страстью. Еще в детстве я мечтала работать в командах, которые с энтузиазмом трудятся на благо общего дела. Спустя годы я стою перед вами волнуясь, но полна энергии и амбиций, чтобы преодолеть все препятствия. Я с нетерпением жду совместной работы с каждым из вас.
Всем привет, Меня зовут Валерий, я системный аналитик из IT-отдела. Я работаю системным аналитиком уже шесть лет. Я начинал как техник, а затем постепенно перешел к своей нынешней роли. Вне работы мне нравится проводить время с женой и сыном. Мы всегда делаем все вместе. По выходным дням мы любим ходить на рыбалку и в походы. Моя жена не очень любит отдыхать на свежем воздухе, но никогда не отказывает себе в удовольствии составить нам компанию.
Я рад быть здесь и встретиться со всеми вами лично. Если у вас будут какие-либо проблемы с техникой или вы хотите немного поболтать со мной, тогда вы знаете, где я. Я с нетерпением жду совместной работы со всеми вами в наших будущих проектах.
Здравствуйте, мое имя Игорь. Я только что начал работать здесь в отделе по связям с общественностью в качестве ведущего аналитика по цифровым коммуникациям. В течение последних трех лет я работал аналитиком социальных сетей на предыдущей работе, поэтому эта должность поначалу показалась мне пугающей, но я всегда готов принять вызов.
Чтобы по-настоящему отвлечься от работы, я провожу время в местном приюте для животных. Я стремлюсь преуспеть в своей карьере, чтобы помочь устроить лучшую жизнь для этих животных. Вы можете всегда на меня рассчитывать, так как я знаю, что такое преданность. С нетерпением жду наших совместных проектов и плодотворной работы с вами.
Образец приветственного письма коллегам от нового сотрудника
Данная заключительная глава будет посвящена теме, как представиться по электронной почте, когда вы только что вступили на свою новую должность. Здесь мы расскажем не только о том, как представиться коллегам, но и вашему боссу и командам, с которыми вы будете пересекаться по части вашей работы.
Вступительное слово
Уважаемый(мые)… (Александр Петрович; Члены совета директоров). Это самый формальный способ представиться. Хорошо использовать с начальником, руководителями или другими людьми, которым вы хотите представить себя формально и профессионально.
Здравствуй(те)/Привет … (Максим; Отдел маркетинга). Это менее формально. Вы заметите, что в приведенных здесь примерах такая форма приветствия используется в тех случаях, когда вы обращаетесь к человеку по имени. Вы также можете использовать это в тех случаях, когда вы будете обращаться к команде или группе людей, которых вы, возможно, еще не встречали лично.
Объясните, кто вы и на какую должность вас наняли
Меня зовут Валентин, я только что присоединился к компании в качестве нового торгового представителя.
Меня зовут Ирина, как вы, возможно, слышали, я буду исполнять обязанности старшего директора по маркетингу с 20 сентября.
Дайте им знать, почему вы пишете
Я хотел бы воспользоваться моментом, чтобы представиться вам по электронной почте.
Я отправляю это электронное письмо, чтобы представиться вам и предоставить мою контактную информацию, если вам необходимо связаться со мной по какой-либо причине.
Добавьте, насколько вы с нетерпением ждете встречи с ними лично и совместной работы в будущем
Я искренне жду возможности встретиться с вами лично и очень рада проектам, над которыми мы будем работать вместе в будущем.
Я с энтузиазмом присоединяюсь к вашей команде и с нетерпением жду встречи со всеми лично.
Я надеюсь встретиться с вами в ближайшее время и с нетерпением жду плодотворной совместной работы.
Пригласите их связаться с вами лично, если они пожелают
Пожалуйста, не стесняйтесь заходить ко мне в любое время, если у вас есть какие-либо вопросы или вы просто хотели бы встретиться лично.
Если я могу быть вам чем-то полезен, пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной.
Способы официально завершить электронное письмо
С уважением; С наилучшими пожеланиями; Всего наилучшего
Соединив все вместе, у вас должно получиться что-то в этом роде:
Уважаемый Сергей Леонидович
Меня зовут Елена Маяковская, и меня только что наняли в качестве нового помощника юриста. Я отправляю это электронное письмо, чтобы представиться вам и предоставить мою контактную информацию, если вам необходимо связаться со мной по любой причине. Мой адрес электронной почты elenam@hilti.com, а моя внутренняя линия № 17. Я искренне жду возможности встретиться с вами лично и очень рада проектам, над которыми мы будем работать вместе в будущем.
Привет отдел Маркетинга,
Меня зовут Ирина Варна, и как вы, возможно, слышали, я буду исполнять обязанности старшего директора по маркетингу с 20 сентября. Я хотела бы воспользоваться моментом, чтобы представиться вам по электронной почте. Я с энтузиазмом присоединяюсь к этой команде и с нетерпением жду встречи со всеми лично. Пожалуйста, не стесняйтесь заходить в мой офис в любое время после 20-го числа, если у вас есть какие-либо вопросы или вы просто хотели бы встретиться лично.
Образец речи руководителя при знакомстве с коллективом
Когда руководители приходят в новый коллектив и начинают представляться, рассказывая свое резюме и увлечения, то это не всегда выглядит профессионально. Ваша цель – произвести хорошее впечатление на новых сотрудников, и они пойдут за вами.
Смысл выступления заключается в том, чтобы задать тон. Люди должны понять, как вы будете решать поставленные задачи и общаться с коллективом. Вы должны показать, что для вас важно в достижении успеха всей команды.
По этой причине напомните сотрудникам, что ваши двери всегда открыты, и все, что будет сказано, останется за ними. И не забудьте упомянуть командную работу в своей речи, так как это основополагающий ключ к успеху любого коллектива.
Пример речи руководителя:
Меня зовут Сергей, и я являюсь начальником отдела снабжения в этой компании. Я новичок здесь, поэтому я надеюсь, что вы будете открыты со мной, когда я буду задавать вам вопросы. Я не собираюсь проверять ваши слабости или недостатки ваших коллег. Мне важно услышать, что и как вы делаете, и как мы можем это улучшить. Для меня сейчас важно понять сам процесс работы в этом отделе.
Главным принципом работы нашего отдела будет – безопасность. Работаете ли вы на фабрике или в офисе, я бы хотел, чтобы вы все благополучно вернулись домой в конце рабочего дня. И как раз этими вопросами я буду интересоваться в первые дни, поэтому будьте со мной открыты в обсуждении подобных проблем, ведь это касается каждого из нас.
Следующее – это уважение. Вы можете рассчитывать на то, что я буду всегда относиться к вам с уважением. Это значит не ругаться и не повышать на вас голос. Я буду ожидать такого же обращения в ответ, и что такого рода уважительное отношение будет распространяться на всех в компании. Я лояльно отношусь к смеху и разного рода разговорам, но это должно быть с уважением к каждому.
Третье – это честность. Это означает, что мы говорим правду. Вы можете ожидать, что я скажу правду, и я буду ожидать того же. Говорить правду очень освобождает. У правды нет политики и нет запретных тем. Если это заставит компанию работать лучше, об этом нужно говорить откровенно.
Да, и стремление говорить правду – это не то же самое, что выдавать всю информацию. Вы не должны говорить каждому о своей зарплате по первой просьбе, или о будущем слиянии компании. А значит, некоторая информация должна оставаться в секрете.
Последнее ожидание связано с командной работой. Если вам нужна помощь, вы должны попросить ее. Каждый здесь должен рассчитывать на помощь своего коллеги. Вы также должны оказывать помощь, когда можете, особенно если это поможет другим лучше выполнять свою работу. Несомненно, это означает, что вы будете прилагать дополнительные усилия и жертвовать собой.
Эти усилия будут признаны окружающими вас людьми и могут, в конечном счете, даже привести к существенному улучшению вашего положения. Или, как минимум, вы будете уверены, что можете рассчитывать на помощь, когда она вам необходима.
Это все мои ожидания в этом коллективе. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас имеются какие-то возражения или предложения.
Моя дверь всегда открыта. Спасибо за внимание!
Заключение
Изучение того, как представиться новым коллегам, поможет вам достичь долгого и успешного пребывания в вашей новой компании. После знакомства со своими коллегами убедитесь, что вы поддерживаете отношения с ними. Хорошие отношения на работе могут принести вам пользу во многих отношениях, например, облегчат вашу трудовую жизнь и повысят производительность.