2020: год с подвохом, или Как правильно оформлять даты в документах текущего года?
 |
| cla1978 / Depositphotos.com |
Дата является одним из важных реквизитов любого организационно-распорядительного документа (будь то уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и т.п.). В соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) дата считается реквизитом, обозначающим время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
Как правило, с ней связывается срок вступления документа в силу (если в самом тексте не имеется оговорки об ином моменте начала его действия), от нее же может зависеть и срок действия документа. Кроме того, правильность проставления даты имеет важное правовое значение, в том числе, для последующего разрешения возможных конфликтов с контрагентами (например, в целях исчисления сроков исковой давности и т.п.).
Несмотря на то, что общих норм, обязывающих проставлять в документах дату их составления, нет (за исключением отдельных законодательных положений, предусматривающих дату в качестве обязательного реквизита документа, – например, ст. 860.2 ГК РФ), для большей определенности целесообразно все же указывать ее.
Какие опасности таит в себе 2020 год?
На практике встречаются случаи, когда лица, составляющие документы, в целях сокращения длины написания даты применяют формат ее написания арабскими цифрами через точку при неполном указании года – например, вместо «23.08.2019» указывают «23.08.19». Если для прошлого года такое написание не представляло особой угрозы (хотя юридически и не являлось правильным), то год 2020 такую опасность таит. Так, не исключено, что при спорных ситуациях контрагент может приписать к дате числовую комбинацию, характеризующую прошлые годы, в результате чего, к примеру, вместо «21.01.20» получится дата «21.01.2016». Такая «поправка» может иметь неблагоприятные последствия – например, станет невозможным предъявление иска к недобросовестному контрагенту в силу истечения сроков исковой давности и т.п. (не говоря уже о том, что добросовестной стороне договора придется доказывать в суде правильность указания даты именно в его экземпляре договора).
Какие правила учитывать при оформлении даты в документе?
Чтобы избежать неприятностей и обезопасить себя от возможных ошибок при оформлении документов в части указания в них даты, органам власти, юрлицам и ИП следует руководствоваться положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст. В нем, в частности, содержатся положения, согласно которым дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в нем. При этом уточнено, что документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Что касается конкретных правил оформления даты, то ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает вариативность способов. Так, дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из способов:
Напомним, эти правила применяются на добровольной основе для оформления любых организационно-распорядительных документов, в том числе включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000. Они распространяются на документы на бумажном и электронном носителях (п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Чем грозит указание в договоре даты его заключения, отличной от фактической (заключение договора «задним числом»)? Узнайте из материала «Дата и место заключения гражданско-правового договора» в «Энциклопедии решений. Договоры и иные сделки» системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
Стоит отметить, что указанные правила актуальны и при утверждении документа распорядительным документом. Так, гриф утверждения, состоящий из слова «Утвержден» («Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, и наименования распорядительного документа, должен содержать дату, проставляемую по установленному формату, а также номер. Можно привести следующие примеры:
(Регламент) Утвержден
приказом АО «Профи»
от 5 февраля 2020 г. № 82
(Правила) Утверждены
приказом АО «Профи»
от 5 февраля 2020 г. № 83
Аналогичные рекомендации по оформлению даты документа содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44. Помимо общей нормы, идентичной положению из ГОСТ Р 7.0.97-2016, в ней дополнительно содержатся примеры оформления даты в письмах зарубежным адресатам. В последнем случае дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (например: 5 февраля 2020 г.). А при составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2020, February 5).
Не следует забывать, что в инструкциях по делопроизводству при описании правил оформления даты документа может быть учтена специфика конкретных госорганов и организаций. Например, в Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 29 декабря 2011 г. № 450, конкретизировано, что датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии – это день его принятия; для протокола – дата заседания (принятия решения); для акта – дата события. При этом изданные органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями документы должны иметь одну (единую) дату – дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.
Работникам прокуратуры предписывается оформлять даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц записываются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой в обязательном порядке ставится ноль (например: 05.02.2020). Это правило имеет принципиальное значение, поскольку предотвращает возможность подстановки дополнительной цифры к той, что указывает на день месяца (например, вместо 5.02.2020 может получиться 15.02.2020 или 25.02.2020).
Также в числе нюансов оформления даты – место ее указания. Дата может быть указана не только в «шапке» документа как признак его индивидуализации (это актуально для случаев одновременного подписания документа сторонами), но и в конце документа по итогам подписания его последней из сторон. Причем ограничений в части проставления даты нет даже для выходных или праздничных дней, о чем свидетельствует судебная практика – постановление Тринадцатого ААС от 23 января 2018 г. № 13АП-30840/17.
Таким образом, в 2020 году лицам, ответственным за составление организационно-распорядительных документов, рекомендуется уделить особое внимание правильности оформления даты в них. Обращать внимание на формат даты следует и ответственным за подписание документа лицам. Ведь соответствующее правилам ГОСТ и инструкциям по делопроизводству оформление дат позволит обезопасить госорганы, организации и ИП от лишних неприятностей и будет препятствовать совершению контрагентами или должностными лицами недобросовестных действий.
Как пишется время в документах гост
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАТ И ВРЕМЕНИ
System of standards on information, librarianship and publishing.
Repressentation of dates and times. General requirements
МКС 01.140.20
ОКСТУ 0007
Дата введения 2002-07-01
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским институтом научной и технической информации и Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации МТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
ВНЕСЕН Госстандартом России
2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 20 от 2 ноября 2001 г.)
За принятие проголосовали:
Наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
3 Настоящий стандарт содержит полный аутентичный текст международного стандарта ИСО 8601-2000 «Элементы данных и форматы для обмена информацией. Обмен информацией. Представление дат и времени»
4 Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 30 января 2002 г. N 39-ст межгосударственный стандарт ГОСТ ИСО 8601-2001 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 2002 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к числовому представлению дат и времени дня в научно-технических документах в автоматизированных системах.
Требования, установленные настоящим стандартом, распространяются на автоматизированные системы научно-технической информации для представления дат в электронном виде.
Для получения одинаковых форматов дат и времени и исключения неоднозначности представления необходимо использовать, помимо цифровых символов, отдельные буквенные, другие графические символы и их комбинации.
Требования настоящего стандарта предназначены для представления любой даты григорианского календаря и времени дня.
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
2.1 полное представление: Представление, включающее все элементы даты и времени дня.
2.2 дата: Календарный день, определенный некоторой комбинацией элементов даты; календарный год, календарный месяц, календарная неделя, календарный день или день года.
2.3 всемирное время: Временная шкала, утвержденная Международным бюро весов и измерений и Международной службой вращения Земли, которая является основой координированного подразделения на стандартные частоты и временные сигналы.
2.4 дата календарная: День календарного года, определенный порядковым номером в пределах календарного месяца текущего года.
2.5 порядковая дата: День календарного года, определенный порядковым номером в пределах текущего года.
2.6 день: Период времени, составляющий 24 ч.
2.7 повторяющийся период времени: Последовательность периодов времени с равной продолжительностью.
2.8 полное представление: Представление, включающее все элементы даты и времени, где календарный год представлен четырьмя цифрами.
2.9 представление десятичное: Расширение и представление путем добавления десятичной доли к компоненту выражения с самым низким порядком.
2.10 представление расширенное: Расширенное представление с целью идентификации дат в календарных годах за пределами 0000 до 9999.
2.11 представление сокращенное: Представление даты с опущенными элементами с левой стороны.
2.12 представление с уменьшенной точностью: Представление даты с сокращенными элементами с правой стороны.
2.13 секунда: Основная единица измерения времени по Международной системе единиц.
Отрицательная дополнительная секунда достигается путем опущения от 23:59:59 час. Решение о вставке или опущении принимается Международной службой вращения Земли. Обычно, если это необходимо, применяют к датам 30 июня или 31 декабря, или 31 марта, или 30 сентября.
2.15 временная точка: Мгновение в кругах времени считают безмерным. Временные точки определяют определением их позиций (их «расстояния» во времени от нулевой точки) во время ориентированной системы ссылок.
2.16 неделя: Период времени, состоящий из семи дней.
2.18 период: Продолжительность времени.
2.19 основной формат: Формат представления, заключающий в себе минимальное число компонент, необходимых для требуемой точности.
2.20 расширенный формат: Расширение основного формата, включающее дополнительные разделители.
2.21 григорианский календарь: Календарь общего пользования, введенный в 1582 г.
2.22 час: Период времени, состоящий из 60 мин.
2.23 местное время: Значение времени в системе отсчета времени в данном регионе.
2.24 минута: Период времени, состоящий из 60 с.
2.25 месяц: Период времени, состоящий из 28, 29, 30 или 31 дня.
2.26 календарный месяц: Период времени, получивший в результате деления календарного года на 12 последовательных периодов, каждый из которых имеет определенное название и включает строго определенное количество дней.
2.27 период времени (временной интервал): Последовательность времени между двумя временными точками. Эти временные точки называют соответственно «начало» и «конец». Период времени может быть определен между временными точками, одной временной точкой и временным расстоянием между точками или временным расстоянием только между этими точками.
2.28 год: Период времени, продолжительность которого равна календарному году.
2.29 календарный год: Циклический период времени по календарю, который требуется для одного обращения Земли вокруг Солнца, начиная с 1 января 0 часов 00 минут 00 секунд.
2.31 обычный год: По Григорианскому календарю это год, который состоит из 365 дней.
2.32 високосный год: По Григорианскому календарю это год, который состоит из 366 дней.
2.33 повторяющийся период времени: Серия последовательных периодов времени с равной продолжительностью. Повторяющиеся периоды времени могут быть определены путем указания одного периода времени и количества повторений.
3 Общие представления дат и времени, их комбинации
Уменьшение порядка компонентов представления дат и времени слева направо применяется в следующих выражениях:
повторяющихся периодов времени;
любых сокращений выше перечисленного.
3.1 Единицы времени
Продолжительность времени может быть выражена секундой, минутой, часом, днем, неделей, месяцем, годом:
Как пишется время в документах гост
ГОСТ Р 7.0.64-2018
(ИСО 8601:2004)
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАТ И ВРЕМЕНИ
System of standards on information, librarianship and publishing. Representation of dates and times. General requirements
Дата введения 2019-01-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным государственным унитарным предприятием «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ») и Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук» (ВИНИТИ РАН) на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии указанного в пункте 4 стандарта
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
В настоящий стандарт не включены предисловие и приложение А примененного международного стандарта, которое нецелесообразно применять в связи с тем, что оно носит справочный характер. Оригинальный текст невключенного приложения А приведен в дополнительном приложении ДА.
В настоящем стандарте исключены ссылки на международные стандарты, которые не являются приемлемыми для применения.
Порядковое обозначение дней года приведено в дополнительном приложении ДБ.
Сопоставление структуры настоящего стандарта со структурой примененного в нем международного стандарта приведено в дополнительном приложении ДВ.
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5)
Введение
Настоящий стандарт содержит указания по числовому представлению информации, относящейся к датам и времени дня. Кроме того, настоящий стандарт включает указания по обозначению форматов такого представления.
Чтобы получить согласованные форматы для представления календарных дат, дат в днях года и недель, временных интервалов, периодических временных интервалов, комбинированных дат со временем дня, а различий между местным временем и универсальным скоординированным временем суток, а также чтобы избежать двусмысленности этих представлений, было необходимо использовать в некоторых обозначениях помимо цифр либо одиночные буквы и другие графические элементы, либо сочетание буквенных и других символов.
Вышеуказанные действия способствовали повышению универсальности и общей применимости предыдущих стандартов в этой области и обеспечили однозначность обозначений для выражения любой даты или времени, или их сочетания. Каждое обозначение несложно распознать, и это является существенным преимуществом, когда требуется толкование обозначений человеком.
Настоящий стандарт включает наиболее распространенные выражения для дат и времени дня, установленные предшествующими международными стандартами, а также дает единообразное представление для некоторых новых выражений, используемых на практике. Внедрение этого стандарта в информационный обмен между системами обработки данных устранит погрешности, возникающие в результате неправильного толкования обозначений, а также сэкономит затраты на устранение несоответствий. Внедрение настоящего стандарта не только будет способствовать трансграничным связям, но также улучшит совместимость программного обеспечения и упростит коммуникацию как в пределах одной организации, так и между организациями.
Некоторые буквенные и графические обозначения, используемые в тексте настоящего стандарта, являются общими для дат и времени и для нормального типографского текста. Следует помнить, что для единиц времени в обычном тексте должны использоваться обозначения, представленные в ISO 31-1.
Чтобы избежать путаницы между формами представления дат и времени и реальным текстом, его знаками препинания и связанными графическими символами, все формы представления приведены в стандарте в скобках [ ]. Скобки не являются частью обозначения и должны быть опущены при практической реализации представлений. Все содержание стандарта вне скобок представляет собой обычный текст, а не часть обозначений. В приводимых примерах эти скобки не применяются.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает требования к числовому представлению дат и времени в автоматизированных системах и метаданных электронных научно-технических документов.
Настоящий стандарт применяется в случаях, когда в обмен информацией включены обозначения или форматы обозначений дат по григорианскому календарю, времени по 24-часовой системе определения времени, периодов времени или повторяющихся периодов времени.
Настоящий стандарт не распространяется на даты и время, выраженные словами без использования символьных обозначений.
Настоящий стандарт не присваивает каких-либо особых смысловых значений или толкований никаким элементам данных, использующим обозначения в соответствии с настоящим стандартом. Их смысловое значение определяется контекстом применения.
2 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
2.1 Основные понятия
2.1.1 временная ось (time axis): Математическое представление временной последовательности мгновенных событий вдоль единой оси.
2.1.2 момент времени (instant): Точка на временной оси.
2.1.3 период времени (временной интервал) (time interval): Часть временной оси, ограниченная двумя моментами времени.
2.1.4 шкала времени (time scale): Система упорядоченных меток, которые могут быть присвоены моментам времени на временной оси, а один момент времени выбран в качестве начального (нулевого).
1 Шкала времени может быть выбрана в том числе как:
a) непрерывная, например международное атомное время (TAI);
b) непрерывная с разрывами, например Всемирное координированное время (UTC) с учетом дополнительных секунд, стандартное время с учетом перехода с летнего времени на зимнее и обратно;
c) состоящая из последовательных шагов, например обычные календари, когда шкала времени разбита на последовательные временные интервалы и все моменты времени каждого временного интервала обозначает одна и та же метка;
d) дискретная, например в цифровых технологиях.
2 Для физических или технических приложений предпочтительной является шкала времени с количественными метками, основанными на выборе начального момента времени и единицы измерения.
3 Обычные шкалы времени используют сочетание различных единиц измерения, таких, как секунда, минута, час или различные временные интервалы календаря, такие как календарный день, календарный месяц и календарный год.
4 Шкала времени имеет точку отсчета, которая соотносит одну из меток шкалы времени одному из моментов времени, таким образом определяя отнесение меток к моментам времени на шкале времени.
2.1.5 метка времени (time point, date, time): Метка, присвоенная моменту времени посредством установленной шкалы времени.
1 На шкале времени, состоящей из последовательных шагов, два различных момента времени могут быть выражены одной и той же меткой времени (см. примечание 1 термина «шкала времени»).
2 Для многих шкал времени с количественными метками числовое значение метки времени момента времени можно считать равным продолжительности периода времени от начала шкалы времени до рассматриваемого момента времени.
3 Термин «время» часто используется в естественном языке. Тем не менее он должен использоваться лишь тогда, когда смысловое значение четко понятно из контекста, поскольку термин «время» также используется в других значениях.
2.1.6 продолжительность (duration): Неотрицательная величина, приписываемая периоду времени, значение которой равно разности между метками времени конечного момента и начального момента периода времени (если метки времени являются числовыми).
1 В случае разрывов на шкале времени, таких как добавляемая секунда или переход от зимнего к летнему времени и обратно, для вычисления продолжительности нужно вычесть или добавить продолжительность разрыва.
2 Продолжительность является одной из основных величин в Международной системе величин (ISQ), на которой основывается Международная система единиц (СИ). В этом контексте часто используется термин «время» вместо «продолжительность».
3 Для термина «продолжительность» часто используются такие выражения, как «время» или «период времени». Термин «время» не рекомендуется использовать в этом значении, а термин «период времени» недопустимо использовать в таком значении, чтобы избежать путаницы с понятием «период времени», установленным 2.1.3.
4 Единицей продолжительности в системе СИ является секунда.
2.1.7 номинальная продолжительность (nominal duration): Продолжительность, выраженная в годах, месяцах, неделях, днях или других единицах.
2.1.8 дата (date): Метка времени, представляющая календарный день на шкале времени, состоящей из начала и последовательности календарных дней.
2.1.9 календарная дата (calendar date): Дата, представляющая отдельный календарный день посредством номера календарного года, номера календарного месяца и порядкового номера дня в календарном месяце.
2.1.10 порядковая дата (ordinal date): Дата, представляющая отдельный календарный день посредством номера календарного года и его порядкового номера в его календарном году.
2.1.11 недельная дата (week date): Дата, представляющая отдельный календарный день посредством календарного года, к которому относится его календарная неделя, порядкового номера его календарной недели в рамках этого календарного года и порядкового номера дня в этой календарной неделе.
2.1.12 Всемирное координированное время (UTC): Шкала времени, образующая основу координированной передачи по радио стандартных частот и сигналов точного времени. Она точно соответствует ходу международного атомного времени, но отличается от него на целое число секунд.
1 Всемирное координированное время устанавливается Международным бюро мер и весов (BIPM, т.е. Bureau International des Poids et Mesures) и Международной службой наблюдения за вращением Земли (IERS). Всемирное координированное время обеспечивает основу стандартного времени, использование которого юридически закреплено во многих странах. В резолюции 5 15-й Генеральной конференции по мерам и весам (CGPM) (1975 г.) записано, что такое использование настоятельно рекомендуется.
2 Всемирное координированное время регулируется по UT1 путем добавления или исключения секунд, которые известны под названием «дополнительные секунды» (2.2.2).
3 Среднее время по Гринвичу (GMT) в глобальном масштабе заменено Всемирным координированным временем. Всемирное координированное время часто (неправильно) называют GMT. Авиацией и службами морской навигации обычно используется Всемирное координированное время, но для астронавигации они также используют истинное местное время и среднее местное время.
4 Дополнительную информацию можно найти по следующим адресам:
— URL для Международного бюро мер и весов http://www.bipm.fr
— URL для Международной службы наблюдения за вращением Земли http://hpiers.obspm.fr.
2.1.13 Всемирное координированное время (UTC) дня (UTC of day): Числовое выражение момента времени в рамках календарного дня в соответствии с Всемирным координированным временем.
2.1.14 стандартное время (standard time): Шкала времени, полученная на основе Всемирного координированного времени путем сдвига по времени, который установлен для данного места уполномоченным органом.