10 советов по составлению графика отпусков. Шпаргалка для работодателя
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право на ежегодный отпуск в удобное для них время
Зачем нужен график отпусков
В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным для работодателя и для работника (ст. 123 ТК РФ).
Подготовить график отпусков надо к декабрю, утвердить — не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Пример: график отпусков на 2021 год надо было утвердить не позднее 17 декабря 2020 года. Срок на 2022 год — не позднее 17 декабря 2021 года. Утверждают график приказом руководителя организации. Если в организации есть профсоюз, то график утверждают с учетом его мнения.
В чем польза графика
В конце статьи есть шпаргалка
Что учитывать при составлении графика отпусков
В графике отпусков отражают не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.
Изменение графика отпусков
На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.
Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.
Отсутствие графика отпусков: ответственность
За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:
При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
18 советов про график отпусков 606.4 КБ
5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ 646 КБ
Кто вправе просить внеочередной отпуск (в законах нет единого перечня, эксперты Контур.Школы подготовили для вас этот список) 560 КБ
Горячая линия
Наши Рассылки
Обучающие мероприятия
(347) 291 20 70
Составляем график отпусков правильно и учитываем все нюансы
График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2022 год необходимо утвердить не позднее 17.12.2021.
График отпусков: как правильно составить
Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
К таким категориям работников, в частности, относятся:
С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника. Отказать в предоставлении отпуска, если он не совпадает с графиком, вы не имеете права (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17786).
Что отразить в графике отпусков
Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:
| Что отразить в графике | Комментарий |
|---|---|
| Список сотрудников | В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор |
| Количество дней отпуска | Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ). |
| Предполагаемая дата начала отпуска | Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ). |
| Возможность разделения отпуска на части | График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ) |
График отпусков: форма
Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
График отпусков утверждается руководителем организации (ИП). Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).
После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
Внесение изменений в график отпусков
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Где в графике отпусков отражаются изменения
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Внесение дополнений в график отпусков
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
Отпуск в табеле учета рабочего времени
Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:
| Вид отпуска | Буквенный код | Числовой код |
|---|---|---|
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) | ДБ | 18 |
| Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста | ОЖ | 15 |
| Оплачиваемый учебный отпуск | У | 11 |
| Неоплачиваемый учебный отпуск | УД | 13 |
В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.
Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени
Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:
Нет КонсультантПлюс?
Оформите заявку на доставку полной версии документа
или самостоятельно подберите комплект, с учетом особенностей именно Вашей организации
Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен
График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.
График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.
Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.
Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.
Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1 000 до 5 000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.
Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.
Кто, как и когда оформляет график
График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.
Важно! Практическая ситуация от КонсультантПлюс
Нужно ли утверждать график отпусков вновь созданным организациям в первый год их работы?
Законом это вопрос прямо не урегулирован. Но если создание вашей организации приходится на начало года, то лучше составить график отпусков. Поясним подробнее.
Больше информации по вопросу смотрите в К+. Пробный доступ к системе бесплатен.
До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7, бланк которой можно бесплатно скачать, кликнув по картинке ниже:
10 колонок формы Т–7 заполнялись следующей информацией:
Если в вашей организации есть внешние совместители, то может возникнуть вопрос: вносить ли в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя? Подробные разъяснения на этот счет дали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к рекомендациям и возможным рискам.
Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.
Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2022 год следует утвердить график не позднее 17.12.2021.
После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.
С 18.02.2020 срок хранения графиков отпусков в архиве увеличен с года до 3 лет (ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
ВАЖНО! Не забудьте письменно (под расписку) предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (п. 3 ст. 123 ТК РФ). Как правильно это сделать подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
«Детские» нюансы графика
Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:
К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.
Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования двух и более отпусков по разным основаниям.
Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.
«Льготные» регуляторы отпускного расписания
Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.
Среди таких сотрудников:
Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).
Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте здесь.
Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).
График отпусков и новички
При составлении графика отпусков на 2022 год, утвержденного в декабре 2021 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.
В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:
Образцы заполнения записки-расчета, в т.ч. для бюджетной организации, а также личной карточки работника, подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к образцам.
Влияние переноса дней отдыха на график отпусков
Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.
Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.
Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом. Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.
В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.
Как внести изменения в график отпусков, см. здесь.
Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.
К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.
В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.
Бесплатно скачать образец графика отпусков вы можете на нашем сайте по ссылке ниже:
Итоги
График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.
Как составить график отпусков на 2022 год. 10 ситуаций
координатор кадрового и hr-направления в Контур.Школе
Декабрь – время, когда необходимо составить график отпусков на будущий рабочий год. Предлагаем вам подборку самых интересных вопросов по этой теме от слушателей Контур.Школы. Отвечает эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству Мария Финатова.
В статье использованы вопросы, которые задавали слушатели программ повышения квалификации и профессиональной переподготовки в Контур.Школе:
1. Отказ от унифицированной формы графика отпусков
Вопрос: Решили отказаться от унифицированной формы графика отпусков. Необходимо ли утверждать отдельным приказом эту форму или достаточно того, что она будет приложением к приказу об утверждении графика отпусков?
Ответ: Необходимо утвердить форму графика отпусков отдельным приказом по основной деятельности об утверждении формы графика отпусков и сделать ее (форму графика) приложением к данному приказу. Такой приказ издается единожды, потом график отпусков ежегодно утверждается в общем порядке.
2. Вносить ли в график отпусков отпуск, отгулянный авансом
Вопрос: сколько дней отпуска включать в график отпусков, если работник полностью отгулял отпуск в 2021 году и взял авансом отпуск из 2022 года.
Ответ: в график отпусков на 2022 год необходимо включить положенные по закону работнику за этот год дни отпуска. Минимально это 28 календарных дней, согласно статье 115 Трудового кодекса РФ, если у работника ежегодно не установлено большее количество.
Учитывая, что работнику уже предоставили отпуск авансом, необходимо вести учет дней отпуска, которые использует работник, чтобы у него не было еще большей задолженности по отпуску перед вами.
Так как работник уже перегулял отпуск, то пока он не отработает необходимый рабочий период, у него всегда будет «перегул» по дням отпуска. В этом нет ничего страшного за исключением того, что если работник вдруг захочет уволиться, то дни отпуска, которые он использовал авансом (если они еще будут), придется удержать из его заработной платы, конечно, если вы захотите производить удержания. Это ваше право, а не обязанность.
3. Сколько дней отпуска отражать в графике отпусков, если есть задолженность за предыдущие периоды
Вопрос: если у сотрудника на 31.12.2021 года накоплено 20 дней неиспользованного отпуска за предыдущие периоды, нужно ли эти дни включать в график отпусков на 2022 год? Или в графике указываются только 28 календарных дней?
Ответ: эти дни желательно включить в график отпусков при планировании отпуска на 2022 год, так как работник их заработал. Однако необходимо понимать, что за 2022 год у работника есть право и на 28 календарных дней по закону в соответствии со статьей 115 ТК РФ.
Если вы готовы отпустить работника на 48 дней в 2022 году, то в графике отпусков можно указать это количество дней отпуска. Если нет, то лучше указать реальное количество дней отпуска, которое работник отгуляет, но оно должно быть не менее 28 календарных дней и в их количество должна входить хотя бы часть остатков дней отпуска за предыдущие периоды.
4. Можно ли включить в график отпусков только 28 дней, если работник отработал больше года?
Вопрос: будет ли являться нарушением, если работник отработал 1 год и 4 месяца и его отправили в отпуск на 28 дней, а не на 37 дней с учетом остатков отпуска за уже истекший период?
Ответ: не будет, если работник за рабочий год использовал 28 календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска, положенных ему по закону в соответствии со статьей 115 ТК РФ. Если работнику полагается большее количество дней отпуска, например, еще 3 дня за ненормированный рабочий день, то это будет нарушением порядка предоставления отпуска.
Отпуск планируется работодателем в графике отпусков, согласно которому работник должен его использовать. Если на момент утверждения графика отпусков у работника был отработан период 1 год и 4 месяца и ему было положено 37 дней отпуска, то они должны были быть запланированы в графике. Но это не означает, что работник их отгуляет полностью, так как сложно спрогнозировать это изначально (работник может взять не все дни, у работодателя могут возникнуть обстоятельства, которые не позволят уйти работнику в отпуск, и т.д.). Главное, чтобы был использован минимум дней отпуска за год по закону — 28 календарных дней.
5. Можно ли в графике отпусков разделять отпуск на части
Вопрос: можно ли в графике отпусков разбить 28 дней на части: одну часть 14 дней и две по 7.
Или все-таки в графике отпусков ставить 28 дней, а потом составлять заявления и приказы о переносе? Если у сотрудника по графику отпуск во второй половине года, а ему понадобился отпуск весной, как быть?
Ответ: график отпусков является документом, согласно которому работник обязан использовать свой отпуск. Документ обязательный для исполнения работником в соответствии со статьей 123 ТК РФ. Деление отпуска на части изначально в графике отпусков при его утверждении является нарушением, так как не соблюдается целевое планирование отпуска работника на следующий год.
Деление отпуска на части и его предоставление возможно, но только по соглашению сторон и только после утверждения графика отпусков.
Для соблюдения требований законодательства необходимо в графике отпусков указывать (планировать) полное количество запланированных дней отпуска работнику (например, 28 календарных дней), а их деление уже осуществлять после утверждения графика отпусков.
Оптимально делить отпуск на основании заявления работника: работник в заявлении указывает, как он хочет разделить отпуск на части с указанием дат (в течение года (как в начале, так и в конце), а работодатель согласовывает это деление.
Обратите внимание: деление отпуска должно осуществляться в соответствии со статьей 125 ТК РФ – одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.
Приказ на предоставление отпуска не является обязательным по закону документом, поэтому его можно не издавать, но при желании его можно оформлять.
6. Как распределять отпуска в графике отпусков и нужно ли учитывать пожелания работников
Вопрос: в организации 85 человек и невозможно спросить каждого, когда ему удобно пойти в отпуск, летние месяцы перегружены. Правильно ли, что если сотрудник отработал 11 месяцев с даты устройства, то он идет в отпуск? А те, кто работают уже не первый год, им можно отпуск поставить в любое время?
Ответ: в соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается работодателем, при этом закон не предполагает учитывать мнение работников о том, кто и когда хочет пойти в отпуск. Работодатель составляет график отпусков таким образом, чтобы это не сказалось негативно на работе организации в целом (нужные работники в нужное рабочее время должны быть на работе, а не в отпуске).
Право на отпуск у каждого работника возникает после того, как он отработал в организации 6 месяцев с даты приема на работу в соответствии со ст. 122 ТК РФ. Но есть исключения, установленные нормами ТК РФ и других законодательных актов, в отношении работников, которые могут пойти в отпуск удобное для них время.
Например, по желанию могут уйти в отпуск: муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам в соответствии со ст. 123 ТК РФ; женщина перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком, в соответствии со ст. 122 и 260 ТК РФ, и т.д.
Таким образом, при составлении графика отпусков необходимо включить всех работников в график в нужные вам как работодателю даты и периоды. Но следует иметь в виду, что категории работников, предусмотренных законом, могут пойти в отпуск в любое для них время, вне зависимости от дат, указанных в графике отпусков, и вы обязаны будете им этот отпуск предоставить.
7. Ознакомление с графиком отпусков на микропредприятии
Вопрос: на микропредприятии в штате семь человек. В целях упрощения учета и минимизации оформляемых документов не будет ли являться нарушением издание единого приказа на отпуска всех работников в начале года (в январе, в соответствии с графиком отпусков, в котором работники ставят свои подписи в декабре предыдущего года) с ознакомлением под подпись сотрудников в январе?
Ответ: в соответствии со статьей 309.2 ТК РФ работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со статьей 312.9 ТК РФ.
График отпусков не является локальным нормативным актом – он является графиком в соответствии со статьей 123 ТК РФ.
В отношении микропредприятий отсутствует четкое правового регулирования законодательством данного вопроса (можно ли график отпусков не утверждать в организации, которая является микропредприятием) и наличия одного документа в качестве исключения (локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со статьей 312.9 ТК РФ) лучше все-таки утвердить график отпусков, так как перечень, содержащийся в статье 312.9 ТК РФ полностью не конкретизирован.
При утверждении графика отпусков издание вами приказа не потребуется. Вы можете всех работников ознакомить с графиком отпусков.
8. Можно ли по желанию работника включить в график отпусков меньшее количество дней отпуска, нежели работник заработал в рабочем периоде
Вопрос: государственное казенное учреждение начало деятельность в январе 2021 года.
Сотрудник принят 01.04.2021 и желает пойти в отпуск не до 01.04.2022, а в июле 2022 года за период 2021-2022. А за период 2022-2023 он планирует пойти в 2023 году. В график включили ему только отпуск за 2021-2022 год. Не нарушит ли работодатель ТК РФ в предоставлении первого отпуска после истечения рабочего года, и не включив в график на следующий год отпуск за период 2022-2023?
Ответ: если работодатель в данной ситуации пойдет навстречу работнику, он нарушит порядок предоставления отпуска.
Право на отпуск у работника согласно статье 122 ТК РФ возникает после 6 месяцев непрерывной работы у работодателя. Воспользоваться данным правом работник может сразу после 6 месяцев работы. Если же работник хочет использовать отпуск в июле 2022 года, т.е. уже после того, как пройдет больше года с даты его приема на работу, то работодатель нарушает порядок предоставления работнику отпуска.
Отпуск планирует работодатель. График отпусков является обязательным документом в соответствии со статьей 123 ТК РФ как для работника, так и для работодателя. Работодатель не обязан (может, но не обязан) учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков.
В данной ситуации работнику необходимо предоставить отпуск, как только у него закончится первый рабочий год, т.е. после 01.04.2022, а не тогда, когда он хочет.
В график отпусков необходимо включать то количество дней, которое работник заработал за период работы, но не менее 28 календарных дней, так как это минимальная продолжительность по закону и меньше ее указывать нельзя.
9. Отражать ли в графике отпусков перерасход дней за прошлые периоды
Вопрос: если включить в график отпусков все положенные работнику дни, то он может тогда претендовать и в 2022 году на все положенные ему 80 дней отпуска (педагог в РКС). И тогда все время будет перерасход отпуска? По графику 2021 года остаток отпуска 4 дня, авансом работник брал в 2020 году 6 дней. Если ему не предоставлять сейчас отпуск, так как он его уже взял ранее, то у него останется перерасхода 2 дня отпуска. И в 2022 году можно ли вместо заложенных по графику отпусков на 2022 год предоставить 78 дней?
Ответ: график отпусков в соответствии со статьей 123 ТК РФ как для работника, так и для работодателя является обязательным документом для исполнения. Те дни, которые работодатель планирует в графике отпусков для работника, должны быть использованы работником в том году, на который составляется график отпусков. Соответственно, работник может претендовать на все 80 дней отпуска, если они запланированы для него в графике отпусков на 2022 год.
Остатки отпуска тоже желательно включать в график на следующий год, так как этот отпуск уже «заработан» работником, просто не полностью использован.
То, что у работника есть перерасход отпуска, не влияет на количество дней отпуска, которое ему положено в год по закону. И если это 80 дней в год, то, в графике отпусков должно быть указано не менее 80 дней в год, несмотря на перерасход.
Для того чтобы избежать нарушений в графике отпусков, необходимо предусмотреть то количество дней отпуска, которые положены ему по закону ежегодно с включением дней отпуска, оставшихся за предыдущий период, т.е. 80 дней + 4 дня, итого 84 дня.
10. Нужно ли в график отпусков вносить остатки отпуска с предыдущего года
Вопрос: сотрудник работает с 25.03.2020, отпуск 28 дней. Всего отпускных дней использовано 31, т.е. остаток 18 дней. Правильно ли, что в график отпусков нужно внести и остатки 18 дней, и запланировать отпуск 28 дней?
Ответ: в данной ситуации вы можете поступить так: за период с 25.03.2020 по, например, 15.12.2021 (на текущую дату), работник заработал 48,72 дня (28+2,33*8+0,08*26) дня отпуска, из которых 31 он уже использовал, у него осталось 17,72 дня отпуска.
Таким образом, в графике отпусков вы можете предусмотреть 28+18 = итого 46 дней отпуска.