Как написать служебную записку: примеры и образцы
Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.
Для чего составляют
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.
Виды писем
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:
Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Как оформить (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.
Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Законодательные основы
Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.
Номер докладной записки по ОКУД – 0286041
Специфика докладной
Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.
Отличие от служебной записки
Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.
Отличие от объяснительной записки
Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
Классификация докладных записок
Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.
К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.
Автор докладной
Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.
Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.
Как грамотно составить докладную
Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.
Рекомендации к оформлению
ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Оформляем внутреннюю докладную
Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:
Особенности оформления внешней докладной
Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:
Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.
Реакция адресата
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.
Конкретные образцы докладных записок
Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.
Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 5
Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях
Служебная и докладная записки
Рассмотрим возможные ошибки, которые допускают в служебной (см. пример 1) и докладной записках (см. пример 2).
Служба ДОУ Финансовому директору
ООО «Флагман» А.В. Королеву
6 марта 2006 г. N 37
О выдаче денежных средств
В связи с проведением празднования международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей, которые пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда.
Секретарь Семенова И.П. Семенова
В примере 1 обращают на себя внимание две ошибки.
Продолжение 1 примера 1. Деньги будут использованы на приобретение подарков и на организацию обеда.
Продолжение 2 примера 1. Деньги будут использованы для приобретения подарков и для организации обеда.
Продолжение 3 примера 1. В связи с проведением празднования Международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей для приобретения подарков и проведения праздничного обеда.
Служба главного инженера Директору ЗАО «ВИКСАН»
21 марта 2006 г. N 39
О нарушении трудовой дисциплины
Сообщаю, что 20 марта 2006 г. сварщик А.С. Петрунин вышел на работу в нетрезвом состоянии. Во время перекура он сидел рядом с механиком В.П. Руденко, куртка которого была пропитана бензином. Когда А.С. Петрунин закурил, вследствие его неосторожных движений искры от папиросы попали на куртку В.П. Руденко, в результате чего она загорелась. Большая половина ее сгорела, в результате чего В.П. Руденко получил ожоги и был доставлен в больницу.
Инженер по технике безопасности Краснов И.П. Краснов
Проанализируем ошибки, допущенные в примере 2. В данной докладной записке имеют место две ошибки. Замена слова «куртка» на местоимение «она» в последнем предложении приводит к неясности, кто или что сгорело. Кроме того, «половина» не может быть «большей» или «меньшей», т.к. половины всегда равны, поэтому в данном случае оправданным является употребление слова «часть».
Особое внимание хотелось бы обратить на правильность составления заявлений, поскольку ошибки в данном документе встречаются наиболее часто. Рассмотрим образец заявления (пример 3).
Директору автобазы N 2
от водителя I класса
Прошу Вас освободить меня на время от работы на дальних рейсах в связи с необходимостью лечения в поликлинике. Медицинская справка прилагается.
20 марта 2006 г. Никифоров Л.Н. Никифоров
В данном случае имеют место и ошибки в оформлении заявления, и ошибки в его содержании. В заголовке заявления, а также разного рода записок и других документов не пишется предлог «от», т.е. заявление не от водителя, а водителя.
Продолжение 1 примера 3.
Директору автобазы N 2
Прошу Вас временно освободить меня от работы на дальних рейсах в связи с лечением в поликлинике. Медицинская справка прилагается.
20 марта 2006 г. Никифоров Л.Н. Никифоров
Множество ошибок встречается и в склонении фамилий. В качестве образца рассмотрим фрагмент одной из доверенностей (см. пример 4).
Я, Лидия Анатольевна Шевчук, доверяю моему мужу Ивану Сергеевичу Шевчук получить мою зарплату за первую половину апреля 2006 г.
В данном случае фамилия «Шевчук», если она указывает на лицо мужского пола, склоняется, поэтому следует писать «Ивану Сергеевичу Шевчуку». То же касается и всех иноязычных фамилий (см. пример 5).
Елене Гринберг, но Анатолию Гринбергу
Если же фамилия заканчивается на «о» или «ич», то независимо от того, носит эту фамилию мужчина или женщина, она не склоняется (см. пример 6).
Оксане Короленко и Максиму Короленко
Светлане Вашкевич и Виктору Вашкевич
Обратите внимание на написание таких фамилий во множественном числе. Правильное написание продемонстрировано в примере 7, неправильное в примере 8.
Написание докладной записки
1. К докладной применимы те же требования, что и к большинству формальных документов. В ней должна быть информация, кому (руководителю подразделения или организации) и от кого она адресована.
Все эти данные размещаются в правом верхнем углу документа, а сам раздел именуется «шапкой».
Еще ниже в том же порядке, исключая название организации: должность и фамилия с инициалами автора докладной. Если должность длинная, она может занимать больше одной строки.
3. Ниже кратко излагается суть инцидента, послужившего поводом для написания докладной: кто именно из коллег, подчиненных или старших по должности, когда и при каких обстоятельствах, что именно совершил и почему эти действия автор докладной считает недопустимыми.
Ссылаться, аргументируя недопустимость поступка, можно не только на нормы действующего законодательства, но и на внутрикорпоративные правила, где уместно, апеллировать к вредным последствиям проступка для предприятия (например, срыв производственного графика из-за того, что сотрудник без уважительных причин не выполнил или несвоевременно завершил свою часть работы).
Самое читаемое за неделю
Введение ковидных паспортов в 2021 году
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно.
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Если действиями, ставшими поводом для докладной, был нанесен ущерб фирме, это также нужно указать.
4. Завершив изложение инцидента, нужно переходить к тому, о чем автор докладной просит адресата. Как правило, предполагается принятие тех или иных мер, способствующих наведению порядка.
Под текстом докладной ставится дата. Затем готовый документ распечатывается и заверяется подписью.
Авторов может быть и несколько. В этом случае все перечисляются в «шапке» и расписываются под докладной.
Затем документ передается адресату лично, через секретаря или по корпоративной почте.
По факту отсутствия работника на рабочем месте, опоздания или другого дисциплинарного проступка следует объявить ему выговор и издать соответствующий приказ. Основанием для этого служит докладная записка руководителя структурного подразделения и объяснительная записка сотрудника, в которой указана неуважительная причина проступка.
Очень многим людям по долгу службы постоянно приходится составлять какие-либо документы, а такие их виды, как докладные и служебные записки – порой и вовсе каждый день. Несмотря на это, далеко не каждый работник способен грамотно и по всем правилам составить такую записку, а ведь это всё-таки документ, который имеет свои обязательнее требования. Ниже вы сможете найти инструкцию по составлению докладных записок, внутренних и внешних.
1. Внутренняя докладная записка – это такая записка, которая предназначается для руководителя структурного подразделения либо учреждения. Внутренняя записка составляется на обычном листе бумаги с указанием всех реквизитов, предписанных ГОСТ. Перечень этих реквизитов:
— Наименование подразделения
— Дата
— Вид документа
— Заголовок
— Регистрационный номер записки
— Непосредственно текст записки
— Адресат
— Подпись составителя документа
Внешняя докладная записка – такая записка, которая предназначается руководителю высшей инстанции.
2. Набирайте текст докладной записки в программе Microsoft Word шрифтом Times New Roman, размер шрифта – 14, интервал – 1,5. В верхнем левом углу записки укажите название структурного подразделения, то есть, автора документа.
3. Заголовок «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» наберите заглавными буквами. Расположите его либо по центру, либо слева.
4. В одной строке укажите дату и индекс. Дату оформляйте обязательно арабскими цифрами, месяц можете написать буквами. У внутренней докладной записки дата – это дата создания и подачи документа.
5. В одной строке укажите дату и индекс. Дату оформляйте обязательно арабскими цифрами, месяц можете написать буквами. У внутренней докладной записки дата – это дата создания и подачи документа.
6. Вы можете снабдить внутреннюю служебную записку заголовком, который будет раскрывать суть содержания записки. Например: «о переводе Иванова И.И. в отдел такой-то».
7. Текст записки разделите на две части. В первой части сообщите о тех событиях, которые толкнули вас на написание записки, а во второй – уже какие-то пожелания, рекомендации и просьбы.
8. В записке может быть и три части, в этом случае первая часть будет сообщением событий, вторая – анализом ситуации, а третья – рекомендациями и пожеланиями. Вы можете представить служебную записку в текстовом варианте, в табличном или в их сочетании.
9. Перед отправлением такой записки заверьте её подписью руководителя организации. Ниже укажите наименование организации-автора.
Дисциплинарное взыскание
Товарно транспортная накладная
План счетов
Чистые активы
Оборотные средства
Основные средства
Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!
| Не забываем поделиться: |
Назад | 
| 
Вверх  Все меня топчут, а я все лучше.
Докладная. Образец написания запискиВнутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку. Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам. Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей. На выбор три образца бланков здесь Отображение в законеВ законодательных актах вы не найдёте термин «докладная записка». Виды служебной информации не содержит в себе даже Трудовой кодекс. Однако докладная записка имеет номер в классификаторе ОКУД – 0286041. Этот вид обмена информацией между работниками одной организации стоит на одном уровне со служебными и объяснительными записками. Особенности докладных записокДокладная направляется только в адрес вышестоящего руководства. Это и отличает её от других видов записок внутри одной фирмы. То есть в адрес тех, кто наделён полномочиями принимать важные решения для правильного функционирования деятельности компании. В документе должны присутствовать сведения, которые в зависимости от цели и предложений повлекут за собой определённые действия. Разница между докладной запиской и служебнойДокладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе. Разница между докладной запиской и объяснительнойОбъяснительная тоже направляется в адрес вышестоящего руководства, но главным отличием здесь является цель. То есть дать разъяснения сложившейся ситуации, чтобы сделать вывод о наличии (отсутствии) противоправных действий со стороны работника. Как и в случае с докладной, генеральный директор будет принимать решение, но это относится лишь к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Объяснительная записка отражена в ОКУД и пишется по просьбе начальства.
Функции докладной запискиГлавная цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными: Классификация докладных записокПри анализе документации любой из организаций, можно обнаружить несколько наиболее часто составляемых докладных. По содержанию: По адресату:
По фактам: Как правильно составить докладнуюИнициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации. На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником. А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию. Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется. Структура запискиСтруктура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению: ОформлениеТребования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы. Оформление внутренней докладнойВнутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено: Оформление внешней докладнойВнешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов: Реакция адресатаАдресат внимательно изучают всю информацию, содержащуюся в докладной записке, и принимает решение. Дальнейшие указания он пишет на том же листе докладной. Это решение называется резолюцией, которая обязывает выполнять требования руководства. Виды докладных записок. Скачать готовые бланкиНа практике существует несколько видов докладных, которые чаще всего встречаются в деятельности организаций. Например, сообщение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка, о неисполнении работников своих прямых обязанностей и о недобросовестном поведении. Докладная записка о нарушении рабочих правилНаиболее часто встречающий вид докладной записки. Только через неё фиксируется факт дисциплинарного нарушения. Этот документ является официальным его подтверждением, и поможет применить соответствующие дисциплинарные взыскания по отношению к виновному. В ней отражаются данные о проступке и о мерах, которые нужно применить. Например, об опоздании или несоблюдения требований администрации. Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностейТакая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными. Докладная записка о некорректном поведенииУведомить начальство о недопустимом или некорректном поведении сотрудника на своём рабочем месте тоже можно при помощи докладной. Требования к наказанию виновника составляются таким образом, чтобы в будущем подобные ситуации не повторялись.
Теперь вы знаете какие однокоренные слова подходят к слову Как пишется слово докладная с большой или маленькой буквы, а так же какой у него корень, приставка, суффикс и окончание. Вы можете дополнить список однокоренных слов к слову "Как пишется слово докладная с большой или маленькой буквы", предложив свой вариант в комментариях ниже, а также выразить свое несогласие проведенным с морфемным разбором. |
Бесплатная консультация 
