Как пишется слово регистрационный лист
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Форма по ОКУД 0211151
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
«Зарегистрирована» или «зарегистрированна»: как правильно?
В одном простом слове «зарегистрирована» часто делается сразу несколько ошибок. Как писать правильно: «зарегистрирована» или «зарегистрированна»? Какие правила русского языка действуют в данном случае? Рассмотрим их, разберем слово на морфемы и определим круг синонимов, которыми можно воспользоваться для замены рассматриваемого слова.
Как пишется правильно: «зарегистрирована» или «зарегистрированна»?
В письменной речи часто встречаются два варианта рассматриваемого слова:
Правильным вариантом является первый.
Чтобы проверить безударный второй слог, в котором при произношении слышится гласная буква «е», а не «и», можно подобрать однокоренное слово − «регистр». В нем ударение падает на нужный второй слог.
Что касается буквы «н», то анализируемое слово представляет собой краткое причастие. Поэтому в нем в суффиксе пишется только одна согласная буква «н». В полной форме причастия указывается двойная «н», а само слово выглядит следующим образом: «зарегистрированная».
Значение слова «регистрировать»
Глагол «регистрировать» означает внесение чего-либо или кого-либо в реестр, книгу, журнал, отметку в целях систематизации, учета.
Морфемный разбор слова «зарегистрирована»
Причастие «зарегистрирована» состоит из приставки «за-», корня «-регистр-», двух суффиксов «-ирова-», «-н-», окончания «-а».
Примеры предложений
Разберём примеры предложений с анализируемым словом:
В каждом предложении причастие «зарегистрирована» использовано в краткой форме, поэтому в суффиксе написана только одна согласная буква «н».
Синонимы слова «регистрировать»
Среди синонимов слова «регистрировать» можно отметить следующие:
Ими можно пользоваться для замены рассматриваемого причастия, если при его написании возникают затруднения.
Неправильное написание слова «зарегистрирована»
Неправильные варианты написания анализируемого краткого причастия:
Все указанные формы слова «зарегистрирована» являются неверными.
Заключение
Слово «зарегистрирована» представляет собой краткую форму причастия «зарегистрированная». Поэтому в суффиксе пишется только одна согласная буква «н».
Второй слог рассматриваемого причастия является безударным. В нем также допускается ошибка. Проверочным словом является существительное «регистр». Таким образом, в причастии «зарегистрирована» пишется буква «и», а не «е».
Как пишется слово регистрационный лист
Комитет по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай
Комитет по делам ЗАГС и архивов РА
Электронное правительство
Статистика
Государственная гражданская служба
Планы, программы, отчеты
Деловая корреспонденция или служебная переписка. Правила составления делового письма.
Деловая корреспонденция или служебная переписка.
Правила составления делового письма
Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).
На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.
Самым распространенным является служебное или деловое письмо.
Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.
Особенности оформления писем:
Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.
При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов.
В реквизиты служебного письма входят:
Оформление реквизита «Адресат»:
Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
В качестве адресата могут быть:
В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю (это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения).
Руководитель организации (и.о., заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение.
При адресовании письма указывают:
— Ф.и.о. должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Садовая ул., д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.
Например, дату 5 июня 2015 г. следует оформлять 05.06.2015.
Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Заголовок к тексту
В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: о чем (о ком)?
Структура текста делового письма
Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения.
Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.
В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины.
Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».
Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.
Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея организации.
При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – «уважаемый товарищ военком», «уважаемый товарищ полковник» и т. п.
Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д.
Далее следует основной текст письма, где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.
Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Параметры шрифта – от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial.
Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке.
Текст письма не должен начинаться с фразы «В ответ на ваше обращение, письмо, просьбу….. от … № …», номер и дата в этом случае ничего не скажут руководителю.
Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы).
Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.
В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного.
Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу».
Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе.
Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Приложения подразделяются на:
Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:
1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается только количество листов и экземпляров документа.
2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров.
3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту.
4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.
5. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается.
Подпись
Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров».
Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма.
Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека.
ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Принято выделять следующие виды деловых писем (условное деление, можно встретить и другие деления) .
По тематическому признаку деловые письма разделяют на:
— письмо-запрос составляется для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса, либо с целью получить какой-либо документ. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование о необходимости разъяснения вопроса, получения документа.
Прошу предоставить информацию.
Направляю в Ваш адрес запрос о……
По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации….
Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее.
Информируем Вас о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)
Доводим до Вашего сведения……
Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…..
Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт……
Шаблонными фразами письма-напоминания являются:
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание…
Считаем необходимым уведомить Вас…
— письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
ключевую фразу о приглашении
точную и полную информацию о времени, месте и содержании мероприятия
может содержать просьбу ответить, ссылку на дополнительный источник информации о мероприятии.
— письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
Шаблонные фразы письма-просьбы
Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить
/проинформировать/направить/ выслать …
Обращаемся к Вам с просьбой…
Просим Вашего содействия в…
Просим Вашего согласия на…
— сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких- либо документов, материальных ценностей и т.п.
Сопроводительное письмо обычно начинается со слов:
Просим подтвердить получение…
Просим руководствоваться… и т.п.
Логическая схема такая:
обоснование причины отказа
Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает.
В ответ на ваше обращение…
Рассмотрев вашу просьбу о…..
— благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу.
Выражаем глубокую признательность…
— письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования
Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам…..
Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …
Для нас было огромным потрясением известие о …
Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …
Мы были глубоко огорчены, узнав о …
Нам трудно поверить печальному известию о …
По функциональному признаку деловые письма делятся на:
По признаку получателя деловые письма делят на:
По композиционному признаку деловые письма бывают:
По структуре выделяют следующие деловые письма:
Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь.
При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.
Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.
Чего делать не нужно
Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.
Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату.
Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить».
И проверьте ваше письмо на наличие орфографических и стилистических ошибок.
Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель.
Об электронном документообороте
Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.
Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Любой электронный документ должен быть заверен соответствующим образом лицензированной электронной подписью.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
О проблемах использования «факсимильной подписи»
В настоящее время понятие «факсимильной подписи» законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает «сделай подобное» и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.
Гражданским кодексом РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).
Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.
Если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это нужно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.