Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Законодательные основы
Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.
Номер докладной записки по ОКУД – 0286041
Специфика докладной
Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.
Отличие от служебной записки
Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.
Отличие от объяснительной записки
Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
Классификация докладных записок
Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.
К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.
Автор докладной
Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.
Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.
Как грамотно составить докладную
Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.
Рекомендации к оформлению
ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Оформляем внутреннюю докладную
Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:
Особенности оформления внешней докладной
Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:
Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.
Реакция адресата
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.
Конкретные образцы докладных записок
Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.
Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
Настоящим докладываю что. Настоящим докладываю вам, что мною. Учимся правильно писать рапорт
Начальнику ОП-9 УМВД России
Докладываю Вам, что14.04.2014 года в 12 час. 40 мин. мною при содействии полицейского 3 роты ОбППСП УМВД по г. Ижевску сержантом полиции Ивановым И.Л. доставлен в дежурную часть ОП № 3 гражданин Стаканов Максим Петрович 02.03.1979 года рождения, проживает г. Ижевск ул. Союзная 30 кв.47 (личность установлена со слов). Был одет: красная куртка из плащёвки, черные джинсы, белые кроссовки, без головного убора.
Ничего не изымалось. Видимых телесных повреждений не обнаружено. Физическая сила, спец. средства не применялись.
1. Попов Петр Николаевич 12.05.1999 г.р., прож. г. Ижевск, ул. Петрова 49 кв.23
2. Сидорова Ирина Ивановна 25.06.1988 г.р., прож. г. Ижевск, ул. Удмуртская 47-46
Полицейский 3 роты ОбППСП УМВД по г. Ижевску
сержант полиции Степанов Р.О.
Начальнику ОП-9 УМВД России
В 17 час. 52 мин. прибыв по указанному адресу нами был обнаружен граждан: на вид 25-30 лет, рост 170-175 см, волосы черные короткие, был одет в матерчатую, черную куртку, синюю рубашку, синие джинсы на ногах черные ботинки, который имел ножевое ранение в область правой руки. Данный гражданин представился Васиным Андреем Васильевичем., 1973 г.р., прож.: д. 67, ул. 40 лет Победы. При этом он сообщил, что на него напали трое неизвестных мужчин. Под угрозой ножа они отобрали у него дипломат черного цвета с кодовым замком, в котором находились деньги в сумме 20 тыс. рублей и документы. Нанесли ему ранение ввиду оказанного им сопротивления. Нападавшие скрылись в строну ул. Молодежной 5 мин. назад.
Полученная информация передана дежурному ОП № 6 и одновременно вызвана «скорая помощь» для гр. Васина А.В. До прибытия «скорой помощи» с потерпевшему ряд. полиции Шустовым Р.А. была оказана ПП по остановке кровотечения. В 18 час. 20 мин. прибыла «скорая помощь» бригада № 7 врач Иванов А.В., которому был передан потерпевший.
Наружный досмотр проводился в присутствии понятых:
Орлова Семена Семеновича, 1972 г.р,. прож.: г. Ижевск, ул. Петрова, д.56 кв.90;
Федорова Михаила Викторовича, 1967 г.р., прож.: г. Ижевск, ул. Молодежная, д. 32 кв.98.
По подозрению в совершении преступления гр. Антонов М.П., гр. Ерохин О.А. в 18 часов 25 минут 24.03.13 г. были доставлены в дежурную часть ОП № 6 УМВД по г. Ижевску и переданы начальнику смены майору полиции Лаврову А.Е. Видимых телесных повреждений у гр. Антонов М.П., гр. Ерохин О.А. не обнаружено.
сержант полиции Катаев А.Р.
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ ПО УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ
ст. УУП ОП № 5 УМВД г. Ижевска капитан полиции Елелесеев С.Б. отобрал объяснение от:
3. Место рождения _г. Ижевск _______________________________________________________
4. Национальность русская ___________________________ 5. Гражданство РФ
6. Образование высшее ______________________________________________________________
7. Место работы и должность пенсионерка _____________________________________________
8. Семейное положение вдова ________________________________________________________
9. Судимость __нет (со слов) _________________________________________________________
когда, каким судом, по какой статье УК и мера наказания
Мне разъяснено, что в соответствии со ст. 51 Конституции РФ я не обязан свидетельствовать против себя самого, своего (ей) супруга (и) и близких родственников.
С моих слов записано верно, мной прочитано.
Ст. УУП ОП № 5 УМВД России по г. Ижевску
капитан полиции Елелесеев Елелесеев С.Б.
Начальнику ОП № 5 УМВД
зарегистрированной по адресу:
г. Ижевск, ул. Дзержинского,77-78
проживающей по адресу:
г. Ижевск, ул. Дзержинского, 77-78
Со ст. 306 УК РФ «Заведомо ложный донос», ознакомлена.
Свидетелем хулиганских действий была моя соседка Харитонова Инина Николаевна, 1975 г.р., проживающая по адресу г. Ижевск, ул. Дзержинского, д.77-77
Начальнику УМВД России по г. Орлу
Докладываю Вам о том, что 12 декабря 2014 года в 17 часов 30 минут при несении службы по охране общественного порядка на территории улицы Ленина города Орла в районе дома № 8 мною, совместно со старшим сержантом полиции Петровым С.Н., был установлен факт совершения административного правонарушения гражданином Сидоровым Е.А., который, находясь в общественном месте в состоянии алкогольного опьянения, приставал к окружающим гражданам с просьбой выпить с ним, при получении отказа громко выражался в их адрес нецензурной бранью.
С целью прекращения совершения административного правонарушения и для составления протокола об административном правонарушении гражданин Сидоров Е.А. был доставлен в УМВД России по г. Орлу. При доставлении физическая сила и специальные средства не применялись. В отношении Сидорова Е.А. составлен протокол об административном правонарушении, ответственность за которое предусмотрена частью 1 статьи 20.1 КоАП РФ. После составления протокола Сидоров Е.А. отпущен домой.
В случае, когда данные, указывающие на наличие события административного правонарушения, сообщены физическими или юридическими лицами, то полученная информация, как правило, оформляется заявлением.
Заявление об административном правонарушении принимается и регистрируется сотрудниками полиции в соответствии с требованиями приказа МВД России № 736 от 29.08.2014 года «Об утверждении инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в территориальных органах Министерства внутренних дел Российской Федерации заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях». В соответствии с данной инструкцией заявления и сообщения об административных правонарушениях подлежат обязательному приему во всех территориальных органах МВД России вне зависимости от места и времени совершения административного правонарушения, а также полноты содержащихся в них сведений и формы представления.
Обычно прием заявлений и сообщений об административных правонарушениях осуществляется оперативным дежурным (помощником оперативного дежурного) дежурной части территориального органа МВД России (отдела, отделения, пункта полиции, линейного отдела, линейного отделения, линейного пункта полиции). Однако вне пределов административных зданий территориальных органов МВД России или в административных зданиях территориальных органов МВД России, в которых дежурные части не предусмотрены, заявления и сообщения об административных правонарушениях принимаются уполномоченными сотрудниками органов внутренних дел. В этом случае на принятом заявлении об административном правонарушении сотрудник органов внутренних дел в обязательном порядке указывает дату и время его получения, свои должность, инициалы, фамилию и заверяет эти сведения своей подписью.
Хотя, как было указано ранее, заявления и сообщения об административных правонарушениях подлежат обязательному приему вне зависимости от полноты содержащихся в них сведений и формы представления , желательно, чтобы заявление среди прочего содержало в себе следующие данные:
· Фамилия, имя и отчество заявителя;
· Адрес места жительства (пребывания), номер телефона заявителя.
· Дата и время подачи заявления (сообщения).
Это связано с тем, что указанные данные подлежат занесению в КУСП и могут понадобиться для направления ответа о результатах рассмотрения заявления.
Доклады, отчеты и рапорты..
Пояснения. Тут, на днях, оформляя
служебные документы по работе я обнаружил, что можно составить документы и
на всю свою Жизнь..
Попытался, представить её в докладах, в отчетах, и рапортах.
И вот что у меня получилось в итоге..
1. Служебный стандартный отчет по работе..
Начальнику дежурной части
ООО ОА «Свобода чести»
Тов. Куролесову А. А.
От охранника Иванова С. С.
Докладываю, что с 9-00, 09.05. 2013 г. До 9-00 10.05.2013 г. мною были
проведены обходы и
визуальные наблюдения территории.
За время моего дежурства происшествий не случилось. Документация, имущество
поста в сохранности, согласно описи.
Сдал смену: такой-то, допустим (Сидоров И. А.)
Перефразируем, переработаем доклад рапорт.
И представим его в следующем виде..
***
Начальнику
небесной канцелярии
господину Всевышнему
Иисусу Христосу.
От человека Сидорова И. А.
Довожу до вашего сведения, что за время моего дежурства были проведены обходы
земных дорог с 10-00, 19. 08. 1953 года (дата рождения), пока по сегодняшнее
число 09. 05. 2013 г. За время моего пребывания на Земле происшествий не случилось. Нарушений общественного порядка, человеческих законов бытия, порочных связей, и
порочных увлечений, а также прелюбодеяний мной не совершалось.
Имущество (кое какое), документация (кое какая) в сохранности, согласно описи и мемуаров..
Докладываю, дом построен, дерево посажено, детей воспитал, вырастил..
Нареканий и особых замечаний нет. Совесть чиста..
Смену сдал: такой –то, допустим
(Сидоров И. А.)
***
3. Отчет о брачных отношениях..
Начальнику
Небесной Канцелярии
ООО ОА «Свобода
совести и чести»
господину Всевышнему
Иисусу Христосу.
От человека Сидорова И. А.
Довожу до вашего сведения, что за время моего существования и пребывания на Земле
был заключен гражданский брак с дамой моего сердца
(допустим) с гражданкой Васильковой Ларисой Ивановной..
Обязуюсь любить её по мере своих сил и возможностей, беречь и лелеять..
Обязуюсь уважать её интересы и соблюдать с нею человеческие дружелюбные
семейные отношения, то есть кормить её, одевать, и отдавать ей зарплату.
Имущество и сохранность её женских достоинств
и прелестей в целости и сохранности, согласно описи..
Смену сдал.. : такой –то, допустим
(Сидоров И.А.)
А, вот следующий вариант.
***
4. Отчет о любовных романах..
Начальнику
Небесной канцелярии
ООО ОА «Свобода чести»
Господину Всевышнему
Иисусу Христосу.
От человека Сидорова И. А.
Нареканий и замечаний по поводу последней попытки пока, нет..
С благодарностью к вам, человек такой-то, допустим (Сидоров И. А.)
Такой документ, как рапорт, относится к служебной документации. Поэтому знать, как его правильно писать, нужно практически каждому. В данной статье пойдет речь именно об этом. Что собой представляет рапорт? Существуют ли особенности составления подобных документов? Для более понятного разъяснения наши эксперты подготовили образец рапорта с пояснительными комментариями.
Что такое «рапорт»
Само слово «рапорт» имеет французские корни, в дословном переводе означает «докладывать». И действительно, такой документ является в первую очередь донесением или докладом, который предоставляется вышестоящему руководящему работнику в устном или письменном варианте. Чаще всего такие доклады используются в военном деле (например, командир принимать рапорт от военнослужащего, имеющего звание ниже).
Рапорт стоит писать, в зависимости от цели просьбы или изложения фактов:
Помимо перечисленных видов рапорта, на каждом производстве существуют свои индивидуально установленные документы подобного типа. Поэтому чтобы научиться правильно писать рапорт, нужно знать его особенности, относящиеся конкретно к определенной сфере, в которой он используется (это может быть и военная сфера деятельности, и хозяйственная, и производственная, и экономическая). Так, в гражданском делопроизводстве рапорт принято называть «заявлением». Но смысл документа от этого не меняется, только название.
Учимся правильно писать рапорт
Как уже говорилось, рапорт представляет собой устное или письменное донесение о чем-либо, которое составляется по специальной форме. Что же нужно знать для того, чтобы правильно составить подобный документ? Дело в том, что устная форма не очень отличается от письменной. Но специалисты рекомендуют сначала подготовить письменный вариант документа, который позже использовать при устном докладе.
Его особенности написания заключаются в следующем:
Основные условия написания рапорта:
Придерживаясь данных правил, вы сможете правильно писать рапорт на различные темы.
Обычно образцы оформления служебной документации находятся в кадровых органах управления, например, в отделе кадров или в бухгалтерии. Наши специалисты подготовили несколько образцов, как писать подобные документы на различную тематику.
№ 1: образец — прием дел и должности
Рапорт
Докладываю, что дела и должность начальника отдела кадров принял.
№ 2: образец на получение отпуска
Рапорт
Прошу Вас предоставить мне, Михайлову Леониду Васильевичу, отпуск основного типа за 2015 год сроком на 28 дней с 12 октября 2016 года с учетом времени на дорогу.
Отпуск собираюсь проводить (указать точное место).
Также прошу выдать ВПД на проезд к месту проведения отпуска и обратного возвращения (расчет производится на трех человек – членов моей семьи). Проезд совершается двумя видами транспортных средств: от станции Санкт-Петербург до станции Белгород – на поезде, от станции Белгород до станции Керчь – на автобусе.
Прошу о выплате денежной компенсационной суммы, рассчитанной на санаторно-курортное лечение, а также материальную помощь за прошлый 2015 год на трех человек – на меня и членов моей семьи.
Исполнение обязанностей начальника отдела кадров прошу временно передать бухгалтеру Киселевой Валентине Семеновне.
10.08.16 Начальник отдела кадров /Подпись/ Михайлов.
№ 3: образец предоставление служебного жилья
Рапорт
Прошу предоставить мне, а также проживающим совместно со мной членам семьи (жене и сыну) служебное жилое помещение по месту назначения прохождения контрактной воинской службы согласно с ФЗ – закон «О статусе военнослужащих» (статья № 15, часть 1). По месту назначения прохождения контрактной службы жилого помещения для проживания не имею.
№ 4: образец по накопительно-ипотечной системе
Рапорт
Прошу Вас представить на меня, капитана Васильева Павла Геннадьевича, 1975 г. р. (паспортные данные), участника накопительно-ипотечной системы жилищного обеспечения военнослужащих с 5 января 2014 г (регистрационный номер), информацию для получения целевого займа на жилье с целью заключения в установленном законодательством порядком договора на приобретение жилья.
Этим документом я подтверждаю свое согласие на истребование уполномоченным органом федерального значения из доверительного управления накоплений для обеспечения жильем, которые учтены на накопительном счете на мое имя сроком до трех месяцев с момента подписания свидетельства о праве участника накопительно-ипотечной системы по обеспечению жильем военнослужащих для получения целевого займа на покупку жилья.
С правами и обязанностями участника накопительно-ипотечной системы, установленными Федеральным законом «О накопительно-ипотечной системе жилищного обеспечения военнослужащих» и постановлением Правительства Российской Федерации от 15 мая 2008 г. № 370 «О предоставлении участникам накопительно-ипотечной системы жилищного обеспечения военнослужащих целевых жилищных займов, а также погашения целевых жилищных займов», ознакомлен.
Жилье буду приобретать в г. Воронеже.
Рапорт относится к служебной документации. Уполномоченные лица должны четко знать, как правильно его заполнять. Дословный перевод слова с французского означает «докладывать». Данный документ действительно несет в себе именно такой смысл. В основном, доклады используются в военном деле.
В зависимости от цели он пишется по-разному. Одним из видов является рапорт на осуществление принятия дел и должности. Для его правильного написания нужно знать особенности в конкретных случаях. Заполнение перекликается с документом, который в гражданском документообороте принято называть «заявлением». Основное отличие состоит лишь в наименовании.
В целом, процесс о принятии (так же, как и о сдаче) дел и должности осуществляется следующим образом:
Образец рапорта о приеме, сдаче дел и должности
Рапорт заполняется следующим образом:
Главными принципами написания рапорта являются:
Если придерживаться этих правил, то можно без особых проблем написать рапорт на разные темы. Образец оформления любого рапорта так же как и иного документа, в основном, находится в кадровом или бухгалтерском отделе, поэтому при возникновении вопросов всегда можно обратиться туда, чтобы правильно написать документ. В отличие от рапортов по другим основаниям в данном случае он является предельно кратким и простым, может выглядеть следующим образом:
Настоящим докладываю, что дела и должность командира ___ принял.
Число Воинское звание, подпись, инициалы
Чтобы быстрее освоить новые обязанности, все офицеры должны составить планы вступления в должность. Желательно составить самый широкий список вопросов, которые следует изучить теоретически, решить или научиться практическим навыкам, тогда обязанности по службе получится выполнять на самом высоком уровне.
Офицер самостоятельно определяет срок, в течение которого план должен быть реализован. К наиболее частым аспектам относят следующие:
Правильная подача рапорта, так же как и знание всего процесса принятия новой должности является важной и обязательной составляющей деятельности каждого должностного лица.