Как сообщить в ИФНС о невозможности представить документы
Налоговая вправе потребовать у компании документы или информацию, а компания может отказать или попросить отсрочку. С июня 2019 года для этого есть единая форма уведомления. Отправить ее можно из Экстерна.
В каких случаях можно отправить такой ответ
Единая форма уведомления утверждена приказом ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@. Документ начал действовать 9 июня 2019 года.
Компания может использовать эту форму в следующих случаях:
Форму можно представить н бумаге или в электронном виде. Сделать это надо в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения требования о представлении документов (п. 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 93 НК РФ). Так вы предупредите проверяющего и избежите штрафов. Ведь за каждый документ, который не представить в срок в ответ на требование, грозит штраф в размере 200 руб.(п. 1 ст. 126 НК РФ).
Как отправить форму через Экстерн
На странице требования нажмите «Ответить на требование» и выберите «Уведомить о невозможности предоставить документы».
Заполните форму уведомления. Выберите причину, почему документы невозможно представить, и укажите необходимую информацию.
Как действовать, если не можете представить документы
| Почему документов нет | Что надо сделать |
|---|---|
| Утрачены | Поясните обстоятельства утраты документов |
| Не поступали (не составлялись) | Опишите в свободной форме, какие документы не поступали (не составлялись) |
| Были переданы аудиторской организации (индивидуальному аудитору) | Укажите сведения об аудиторской организации (индивидуальном аудиторе) |
| Были переданы правоохранительным органам (изъяты правоохранительным органом) | Укажите наименование и адрес правоохранительного органа |
| Ранее были представлены в налоговый орган | Укажите имя файла требования ФНС, налоговой декларации или другой документ, вместе с которым вы отправляли запрашиваемые документы. Также нужно указать имя файла описи документов, ранее отправленных в ответ на требование или приложением к другому документу; дату приема документа ( из квитанции) и имя файла документа, переданного в виде xml-файла или скан-образа. |
| Вы просите отсрочку | Укажите обоснование и срок отсрочки |
Прикрепите сканы документов, которые подтверждают, что истребуемые документы невозможно представить в срок. Составьте и прикрепите перечень запрашиваемых в требовании документов, которые невозможно представить, и обязательное текстовое описание каждого из документов.
Новая форма уведомления о невозможности представить документы в налоговую
Если проверяемое лицо не может своевременно представить истребуемые налоговиками документы, то оно обязано уведомить об этом проверяющих, указать причины и сроки, когда документы будут представлены. ФНС обновила форму и электронный формат уведомления.
Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого необходимые для проверки документы (п. 1 ст. 93 НК РФ).
Случается, что инспекция запрашивает документы, которых у налогоплательщика нет. Бывает также, что запрашивают документы повторно. А очень часто бывает так, что инспектор требует такое количество документов, что собрать их в отведенный срок просто невозможно. В любом случае отмалчиваться нельзя. Непредставление бумаг в установленные сроки является налоговым правонарушением (п. 4 ст. 93 НК РФ). ФНС России приказом от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@ утвердила новую форму и формат представления уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в налоговую инспекцию (далее – Уведомление). Новую форму нужно применять с 9 июня 2019 года. Приказ ФНС России от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@, которым была утверждена старая форма уведомления, утратил силу.
Форма уведомления изменена из-за поправок, которые были внесены Федеральным законом от 03.08.2018 № 302-ФЗ в пункт 5 статьи 93 НК РФ: ранее представленные документы разрешено не направлять повторно, но при условии уведомления об этом налогового органа.
Когда нужно посылать Уведомление
Уведомление нужно направлять в инспекцию, когда налогоплательщику требуется отсрочка предоставления документов (информации).
Для предоставления документов по разным основаниям установлены разные сроки.
Если документы истребованы в рамках камеральной или выездной проверки, то налогоплательщик должен представить их в течение 10 рабочих дней с даты получения требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Если ИФНС затребовала документы в рамках “встречной” проверки, то на подачу бумаг отводится 5 рабочих дней с даты получения требования. Сведения же по конкретной сделке нужно представить в течение 10 рабочих дней с даты получения требования (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Срок начинает течь со дня, следующего за днем получения требования, и истекает в последний день срока. Датой получения требования считается:
Уведомление необходимо передать в ИФНС в течение дня, следующего за днем получения требования. Сделать это можно лично, через представителя либо в электронной форме. Тот, кто не обязан отчитываться в электронном виде, может направить уведомление по почте.
В свою очередь, инспекторы в течение двух дней должны принять решение: продлить срок представления затребованных документов или отказать в этом.
Какие бумаги могут запросить налоговики
В рамках камеральной проверки ИФНС может включить в требование только те документы, о которых речь идет в статье 88 НК РФ. Это, в частности:
В рамках выездной проверки инспекция может запросить любые документы. Главное, чтобы они относились к проверяемому налогу и к проверяемому периоду (п. 12 ст. 89 НК РФ). При “встречной” проверке налоговики также вправе запросить любые бумаги. Главное, чтобы они относились к деятельности проверяемого налогоплательщика (ст. 93.1 НК РФ).
Новое Уведомление
Как и прежде, в Уведомлении нужно указать:
Однако в новой форме придется более подробно раскрывать причину непредставления запрашиваемых документов. В старой форме все было довольно просто. Если было нужно продлить срок представления документов, проставляли код 10 (документы находятся в архиве). Если объем истребованных документов слишком велик, указывали код 20 (документы отсутствуют (утрачены, не составлялись)).
В новой же форме нужно заполнить один из трех разделов. Так, второй раздел заполняется, если затребованных документов нет по следующим причинам:
Если документы были утрачены, то указывается причина утраты. В случае их передачи необходимо указать сведения об аудиторской организации или индивидуальном аудиторе (наименование или Ф. И. О. аудитора и регистрационный номер) или наименование правоохранительного органа и его адрес.
Если документы уже ранее предоставлялись в инспекцию, заполняют третий раздел Уведомления. Здесь нужно указать наименование и реквизиты документа, которым запрашиваемые сведения или документы предоставлялись в инспекцию.
Напомним, что этот порядок не касается подлинников документов, которые налогоплательщик представлял в инспекцию, но получил обратно, и документов, потерянных налоговиками “вследствие обстоятельств непреодолимой силы”. Их нужно сдавать повторно.
Ну, а первый раздел предусмотрен для прочих причин, по которым бумаги не представляются. Например, бухгалтер находится в очередном оплачиваемом отпуске (или болен), а другие сотрудники не могут представить в срок запрашиваемые документы.
НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала
Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.
Что нужно знать о представлении документов по требованию инспекции
Некоторое время назад были скорректированы правила подачи документов по требованию налоговых инспекторов, а в июне – и формат уведомления о невозможности их представления. Кроме того, последние сообщения Минфина, ФНС и примеры судебной практики раскрывают новые нюансы удовлетворения профессионального любопытства ИФНС. О том, от какой налоговой может прийти запрос, куда представлять документы, если проверка проводится не в стенах инспекции, и какие бумаги вправе истребовать фискалы, читайте в нашем материале.
Сообщать инспекции о невозможности представить запрошенные документы нужно по новой форме
Налоговая служба с 09.06.2019 обновила бланк уведомления о невозможности представления в установленный срок документов (бумажную форму плюс электронный формат).
Изменение бланка потребовалось из-за введенной Законом от 03.08.2018 № 302-ФЗ нормы, позволяющей не отправлять документы в ИФНС повторно.
О невыполнимости требования проверяющих компания обязана предупредить ИФНС не позднее:
В бланке предусмотрены три блока для отдельных случаев заполнения:
Примечание редакции:
Подача данного уведомления не может гарантировать продление срока для подачи документации.
Тем не менее в случае отказа проверяющих и наложения штрафа факт его отправки поможет снизить или вовсе отменить санкции.
Обновлены правила предоставления документов
Налоговики обновили формы документов, используемых в контрольных мероприятиях, в том числе бланк требования о представлении пояснений и документов.
Кроме того, скорректированы требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе. Весь объем бумаг для инспекторов должен быть разделен на части размером не более 150 листов каждая. Каждый такой том отдельно прошивается, нумеруется и заверяется личной подписью лица, подтверждающего подлинность бумаг. Печать компании для их заверения по новым правилам не нужна. Документы более чем на 150 страницах на части не разделяются.
К собранному пакету должно быть приложено сопроводительное письмо с указанием реквизитов требования инспекторов или изложено иное основание для представления бумаг. Письмо должно содержать опись всех документов, либо эта информация должна идти в качестве приложения к нему.
Примечание редакции:
В случае представления документов в электронном виде через ТКС или личный кабинет опись данных, переданных в инспекцию, формируется автоматически. Кроме того, исходя из текста регламента, сопроводительное письмо необходимо составлять только при направлении бумаг по требованию ИФНС.
Добровольное их представление под новое требование не подпадает.
Когда инспекторы вправе требовать документы, и чем грозит неподчинение
Налоговый орган вправе требовать документы:
Ответственность за отказ от представления запрошенных документов в отношении собственной деятельности или их непредставление в установленные сроки предусмотрена ст. 126 НК РФ. Мера ответственности – штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Иные лица за непредставление документов о налогоплательщике, отказ подать имеющиеся у них документы либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями могут быть привлечены к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ. Сумма штрафа для организаций и ИП – 10 тыс. рублей.
За неправомерное несообщение либо несвоевременное сообщение истребуемой информации (не документов) ответственность наступает в соответствии со ст. 129.1 НК РФ. При первом правонарушении это влечет наложение штрафа в размере 5 тыс. рублей. Повторное деяние в течение календарного года карается штрафом в сумме 20 тыс. рублей.
КоАП РФ также предусмотрены санкции для должностных лиц налогоплательщика, непредставивших инспекторам или исказивших документы и сведения, необходимые для осуществления налогового контроля. Наказание в виде штрафа назначается в соответствии с п.1 ст. 15.6 кодекса и может составить от 300 до 500 рублей.
Кроме того, если налогоплательщик не представил в срок документы, запрашиваемые при проведении налоговой проверки, инспекция может их изъять (п. 4 ст. 93 НК РФ).
Причем фискалы вправе не обращать внимание даже на отказ проверяемого открыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы. Инспектор может сделать это самостоятельно, стараясь без необходимости не повреждать запоры, двери и другие предметы (п. 4 ст. 94 НК РФ).
Еще одно возможное последствие неисполнения требования инспекторов – налоговый орган может определить суммы к уплате в бюджет расчетным путем на основании имеющейся у него информации о предприятии, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). В этом случае налог будет исчислен примерно, и аргументы о недостоверности расчета приниматься не будут (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.06.2010 № 5/10). Спор о законности решения ИФНС, по которому инспекторы доначислили компании 21 млн рублей НДС, завершился в пользу проверяющих (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 13.03.2019 № Ф08-12102/2018).
Судьи указали, что общество без каких-либо объективных причин не представило первичные документы по требованию инспекции, умышленно противодействуя проведению налогового контроля. При таких обстоятельствах последующая попытка компании представить опровержения доначислений в суде является злоупотребление правом и не может повлечь отмены решения ИФНС, вынесенного по результатам проверки.
Сроки предоставления документов в ИФНС
ТАБЛИЦА: «Сроки предоставления документов в ИФНС»
Что предоставляется в ИФНС
Квитанция о получении сообщения от ИФНС по ТКС
Запрос на предоставление документов
Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:
Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:
Кто обычно готовит обращение:
Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:
| Заголовок | Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации». |
|---|---|
| Обращение | |
| Вводная часть | Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений. |
| Содержание просьбы | Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить. |
| Срок | Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором. |
| Подпись | Документ заверяется ответственным лицом или гражданином. |
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
| Шаг | Что следует указать и написать | |||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина. | |||||||||||||||||
| 2 | Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). | |||||||||||||||||
| 3 |
| Заголовок | Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации». |
|---|---|
| Обращение | |
| Вводная часть | Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений. |
| Содержание просьбы | Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить. |
| Срок | Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором. |
| Подпись | Документ заверяется ответственным лицом или гражданином. |
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
| Шаг | Что следует указать и написать |
|---|---|
| 1 | Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина. |
| 2 | Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). |
| 3 |