Предлагаем партнёрство правильно: 9 важных составляющих хорошего письма
Если вы хотите провести прямой эфир с предпринимателем, чья целевая аудитория пересекается с аудиторией вашего проекта, нужно начинать с предложения партнёрства. Чек-лист от Майи Богдановой поможет вам написать потенциальному партнеру хорошее и понятное письмо. Примерное время на прочтение — 4 минуты.
Мы все хотим работать с классными партнёрами, хотим получить чужие возможности, поддержку и, в конце концов, пиар. Но когда мы обращаемся к партнёрам, то часто забываем рассказать, чем можем быть им полезны. Вместо этого пишем то, что придёт в голову, и быстро жмём «Отправить», как будто из под кнопки сейчас выползет тарантул и нас укусит. В этой статье я расскажу, почему письма с предложением о сотрудничестве часто остаются без ответа и что нужно учесть при составлении такого письма.
Почему потенциальный партнёр может проигнорировать письмо с предложением о сотрудничестве
Раз в пару дней в личные сообщения, на почту и в ватсап я получаю сообщения с примерно таким содержанием: «Давайте сделаем какой-нибудь проект». И никогда на них не отвечаю. Почему?
При этом само по себе партнёрство — прекрасный инструмент продвижения. Идеальный. Лучший. И я его с огромной любовью всем рекомендую.
Главное, что вы должны понимать, составляя письмо, — с чем и зачем вы приходите к потенциальному партнёру. Отсутствие этой информации — основная причина игнора.
Сейчас я поделюсь своим чек-листом хорошего письма партнёру. Вполне возможно, что он не исчерпывающий и есть более работающие модели. Но даже этих пунктов будет достаточно, чтобы написать хорошее партнёрское письмо.
Чек-лист хорошего письма
Этот чек-лист состоит из девяти пунктов. А каждый пункт — из короткого пояснения и примера, выделенного курсивом. Если вы объедините весь текст, написанный курсивом, получите пример партнёрского письма.
Поприветствуйте собеседника
Начните с правила хорошего тона — поздоровайтесь.
Например: Добрый день, Вася!
Представьтесь
Расскажите не только о том, как вас зовут, но и о том, кто вы и чем занимаетесь.
Например: Я Майя, и я занимаюсь продвижением с помощью текстов.
Объясните, почему потенциальный партнёр вас заинтересовал
Скажите ему комплименты и добрые слова — почему вы пишете ему, кто вам о нём рассказывал, где вы слышали его выступления и так далее.
Например: Я много слышала о вас от своих бизнес-партнёров Галины Иевлевой и Елены Литвиновой.
Сделайте конкретное предложение
Расскажите, какое сотрудничество вы хотите предложить — обмен анонсами, статьями, участие в эфирах и так далее.
Например: И я хотела бы предложить вам организовать эфир или интервью. Если всё получится, можно будет обсудить и другие форматы взаимного продвижения.
Объясните, почему человеку это может быть интересно и что ему это даст
Расскажите о своей аудитории и о том, как она пересекается с аудиторией партнёра. Объясните, с какими площадками работаете.
Например: Я специалист в области продвижения с помощью текстов, и у меня 23 000 подписчиков в соцсетях и ещё 10 000 человек в рассылке. Все это люди потенциально могут стать вашими клиентами.
Напишите, почему вам это важно и что вы с этим будете делать
Скорее всего, при выборе партнёра вы смотрите не только на объём его аудитории, но и на личные симпатии. Расскажите партнёру об этом.
Например: Я активно веду свой блог и публикую там интервью с интересными людьми. Мне хотелось бы увидеть там и интервью с вами.
Укажите регалии, достижения и какие вы молодцы
Эта информация поможет партнёру понять, что сотрудничество будет продуктивным и репутационно полезным.
Например: Подробнее с тем, что я делаю, можно познакомиться вот здесь (ссылки).
Пригласите задавать вопросы
Покажите партнеру, что вы открыты для диалога, и сориентируйте, как лучше с вами связаться.
Например: Если что-то осталось неясным и если вы готовы пообщаться, пожалуйста, напишите мне или позвоните по тел. **********.
Напишите заключительные формулы вежливости
Завершите письмо ещё одним правилом хорошего тона.:)
Такое письмо занимает у меня максимум 10 минут, но оно помогает человеку понять, зачем я к нему пришла и чего хочу. А значит, повышает мои шансы на результат.
Письмо с предложением о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя. Такие письма часто служат отправной точкой для заключения договоров, сделок и долговременных контрактов.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению. Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании.
На чьё имя писать
Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.
Общие правила написания предложения
В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.
Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.
В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).
Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.
Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.
Содержание основной части письма о сотрудничестве
Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.
Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.
В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.
Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.
Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.
Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).
Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.
Что в письме должно быть обязательно
Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:
Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.
Правила оформления письма о сотрудничестве
Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).
Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.
Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.
Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.
Как отправлять письмо
Отправлять письмо можно несколькими способами.
Инструкция: составляем письмо о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве — это деловое послание, в котором организация предлагает потенциальным партнерам заключить выгодную сделку, контракт или участвовать в совместных проектах. Правильно оформленное деловое письмо становится первым шагом к долгосрочному партнерству.
Кто и кому может предложить сотрудничество
В мире бизнеса сегодня ни одна серьезная сделка не обходится без официального письма о сотрудничестве, которое одно предприятие адресует другому. Чаще всего это послание сочетает в себе коммерческое предложение и оферту для поставок товаров или услуг. Его цель — заинтересовать делового партнера в долгосрочном взаимодействии. Чтобы привлечь контрагентов к совместной деятельности, в письме перечисляют преимущества предлагаемых товаров и выгоды от совместной работы.
Деловая корреспонденция используется для текущих контрагентов и для потенциальных партнеров. Чаще всего это делается для освоения новых рынков сбыта и привлечения новых заказчиков продукции или услуг. Но нередко и для организации совместного бизнеса или расширения мощностей. В этом случае аккуратно составленное послание повлияет на решение потенциального партнера.
Обычно составлением письма о партнерстве занимаются маркетологи или PR-менеджеры. Чаще всего директор возлагает эту обязанность на специалиста, который непосредственно работает с определенными компаниями или областями. Зная их специфику, ему проще заинтересовать клиентов совместными проектами и найти подход к каждому из них.
Как написать и оформить письмо
Единых стандартов нет, поскольку корреспонденция предполагает индивидуальный подход к коллегам. В нем необходимо продемонстрировать серьезность и надежность компании как партнера. Начинайте с простого оформления. Для солидности напишите текст на официальном бланке фирмы, в котором размещены стандартные реквизиты и контактные сведения. Если оформить послание на листе А4, ошибки не произойдет, но деловой имидж несколько ухудшится в глазах клиентов.
Составляют деловую корреспонденцию по следующей схеме:
Есть определенные требования и для текста. Главное — лаконичность и информативность. Длинные письма в бизнесе не приняты. У предпринимателей нет времени читать послания более 15–30 минут. Уместите информацию в нескольких небольших абзацах, пишите крупным шрифтом. Если есть важные данные или показатели, покажите их в виде таблицы или списка.
Вот пошаговая инструкция, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве по правилам:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое оферта, как ее сделать или отозвать. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец
Чтобы не тратить время на написание, возьмите за основу наш шаблон, пример письма о сотрудничестве, и добавьте вашу специфику.
Директору (Ф.И.О.) ________
Предложение о сотрудничестве
Уважаемый Александр Александрович!
Предлагаем вам взаимовыгодное партнерство в сфере _____, наше предприятие_________ занимается поставкой оборудования с ______года.
Мы заинтересованы в долгосрочном взаимодействии на взаимовыгодных условиях (суть предложения) _____________________________.
Выгоды совместного проекта _____________________________________.
Надеемся на плодотворное сотрудничество. По вопросам обращайтесь к специалисту по маркетингу (Ф.И.О.). Телефон _____________, e-mail ______.
Директор ______________ | _______________ |