Акт сверки с разногласиями: правила подготовки и образец
Акт сверки с разногласиями — это документ, который формируется в ответ на протокол сверки взаиморасчетов. Его оформляют при условии, что одна из сторон не согласна с предлагаемыми сведениями.
Для чего составляют документ о разногласиях
Он позволяет вести контроль и учет всех расчетов, производимых между двумя организациями, и избежать возможности появления просрочек платежей и задолженностей. В нем фиксируются все разногласия в сфере финансовых взаимоотношений, этот документ повышает значимость платежной дисциплины хозяйствующего субъекта. Юридическим лицам необходимо внимательно относиться к его содержанию и оформлению: в случае судебного разбирательства эта бумага послужит пострадавшей стороне доказательством ее позиции.
Кто и по какой форме его составляет
В крупных компаниях с большим штатом обязанность формирования справки по сопоставлению расхождений лежит на работнике бухгалтерии. Он формирует и визирует отчетность, затем свою подпись ставит директор организации.
Бухгалтеру как материально ответственному лицу большое внимание следует уделять следующей информации:
Используйте бесплатно инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс, чтобы составить сопроводительное письмо к акту взаиморасчетов.
Как составить документ
Унифицированной формы не предусмотрено. Организации внутренними распоряжениями закрепляют собственные формы и бланки с учетом отраслевой и организационной специфики.
Примерная структура такова:
Если у сторон не одна, а несколько претензий к полученной информации, зафиксируйте их в форме таблицы: у получателя появится возможность разъяснить расхождения по пунктам. Если же прикладываете для доказательства своей позиции копии договоров, протоколы и выписки, перечислите их как сопроводительную документацию.
Образец
Можете использовать в работе следующий шаблон.
сверки с разногласиями
№ ___ на Акт сверки № ____ от «___» __________ ____ г.
| г. ___________________ | «___»__________ ____ г. |
«___» __________ ____ г. ________________________ получен акт сверки № _____
(указать наименование или предмет акта)
направленный «___»__________ ____ г.
Рассмотрев указанный акт сверки, выражаем свое несогласие по следующим вопросам:
Номер пункта по акту сверки
Предложение об изменении условий
(наименование организации) (подпись) (Ф. И. О.)
Другой вариант для заполнения:
Как подписать и отправить документ
Одна из сторон составляет документ и отправляет его организации-контрагенту. Информационный блок аналогичен вводной части первоначального договора между сторонами. В дополнение подготовьте сопроводительное письмо, которое пояснит причины составления протокола и иные организационные вопросы.
Как и сколько хранить документацию
Законом не урегулированы порядок и сроки хранения. Определите период хранения внутренними нормативными актами. По правилам Росархива бухгалтерская документация хранится минимум 5 лет (приказ Росархива №236 от 20.12.2019). Ответственность за порчу или утерю документа лежит на бухгалтерии или сотруднике, назначенном ответственным за его хранение.
Акт сверки с разногласиями
Акта сверки с разногласиями всегда формируется в ответ на ранее сделанный акт сверки взаиморасчетов. Причина составления – одна из сторон не согласная с данными, предоставленными в первоначальном документе.
Акты сверки с разногласиями имеют хождение как между коммерческими структурами в период или после завершения договорных отношений, так и при взаимодействии предприятий с налоговой инспекцией и другими государственными учреждениями.
Наиболее частые причины разногласий
Причины разногласий в актах сверки могут быть самими различными. Они могут быть связаны с ошибками, допущенными бухгалтерами при расчетах, расхождениями в периодах отражения, неправильном указании основной документации и т.д.
При этом если в первоначальном акте сверки информация может быть достаточно общей, при выявлении в нем разногласий акт должен составляться уже в более детализированном виде.
Зачем нужен акт сверки с разногласиями
Акт сверки позволяет контролировать расчеты, произведенные между двумя организациями, избегать (умышленно или неумышленно допущенных) просрочек платежей и задолженностей.
Этот документ является крайне важным, поскольку он фиксирует все разногласия в плане финансовых взаимоотношений, которые существуют между двумя компаниями, а также способствует укреплению платежной дисциплины.
К содержанию и оформлению акта следует относиться очень внимательно, т.к. в некоторых случаях он обретает статус юридически значимого документа, например тогда, когда одна из сторон по каким-либо причинам надумает обратиться в суд.
Подписывать или не подписывать
У сотрудников некоторых предприятий, впервые столкнувшихся с расхождениями по акту сверки, часто возникает вопрос о том, нужно ли подписывать документ, с которым они не согласны.
Практика говорит о том, что лучше документы, с которыми не согласны, не визировать, поскольку личная подпись свидетельствует о согласии и оспорить это не удастся.
Если проблема возникла, то её следует обсудить по телефону, прийти к какому-то компромиссу, зафиксировать всё на бумаге и только в случае полного совпадения мнений, подписывать акт.
Кто составляет акт сверки с разногласиями
Как правило, обязанность по формированию акта сверки с разногласиями возлагается на работника бухгалтерского отдела, который ответственен за контроль платежей по договорам или налоговые расчеты. Он и ставит свою подпись под документом, а директор удостоверяет акт только тогда, когда все разногласия окончательно утрясутся.
Являясь материально-ответственным лицом, бухгалтер при формировании акта сверки должен досконально проверять все строки, имеющие ключевое значение:
Образец акта сверки с разногласиями
На сегодня нет единого унифицированного бланка акта сверки с разногласиями, так что работники предприятий могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Важно только, чтобы по своему составу документ отвечал определенным нормам составления подобного рода документации, а по содержанию – включал в себя ряд определенных сведений.
В начало документа вписываются:
Затем в основную часть вносятся:
Информацию о конкретных пунктах, с которыми одна из сторон выражает свое несогласие, удобнее оформить в виде таблицы. В неё вносятся номер пункта по акту сверки, предмет разногласия и своя версия. Затем подводится итог и документ подписывается.
Если к акту прикладываются какие-то дополнительные бумаги (копии договоров, протоколы, выписки и т.п.) их наличие нужно отразить в самом акте в виде отдельного пункта.
Тонкости, на которые надо обратить внимание при оформлении акта
Как и текст акта, так и его оформление, полностью отдаются на откуп представителям предприятий и организации. Иными словами, акт можно печатать на компьютере или писать от руки, делать на фирменном бланка компании или на обыкновенном листе А4 формата.
Важно, чтобы акт был заверен подписями представителей обеих сторон (при этом нужно, чтобы подписи были оригинальными – использование факсимильных автографов недопустимо).
Если в нормативно-правовых актах фирмы закреплено требование использовать для удостоверения документации штемпельные изделия (штампы или печати), значит, бланк акта нужно ими завизировать.
Акт составляется в двух экземплярах, но при необходимости можно сделать его заверенные копии. Сведения об акте надо внести в журнал учета документации.
Правила хранения акта
Должным образом подписанный и заверенный акт необходимо держать в числе прочих бухгалтерских документов, в отдельной папке. Длительность хранения определяется законом или внутренними нормативными бумагами организации.
Несмотря на тот факт, что акт взаиморасчетов на практике применяется достаточно часто, никакими законодательными актами обязанность по его использованию не закреплена. Кроме того, нет и стандартизированной формы этого документа. Как разъяснено Минфином России в письме от 18.02.2005 № 07-05-04/2, хозсубъекты имеют право самостоятельно разработать форму акта сверки, отвечающую требованиям конкретной ситуации при произведении расчетов между сторонами.
Обычно акт сверки включает следующие данные (по аналогии с требованиями ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
Такой документ составляется одной из сторон по взаимной договоренности (закон не регулирует, какая из сторон оформляет такой акт) и направляется второй стороне на согласование и подписание.
Если вторая сторона не согласна с актом сверки, оформляется протокол разногласий. Об этом мы более подробно поговорим далее.
Как получить акт сверки по налогам, рассказывает типовая ситуация КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.
Зачем нужен акт сверки с разногласиями
Акт сверки с разногласиями, или протокол разногласий к акту сверки по взаиморасчетам, позволяют сторонам заявить о несогласии с отдельными положениями первичного акта или со всем содержанием документа.
Причины возникновения разногласий варьируются от технических ошибок, допущенных в первичном акте сверки, до несогласия одной из сторон с поступлением/отправкой оплаты.
Отметка о наличии разногласий в акте сверки позволит впоследствии доказать, что сторона не приняла и не согласилась с частью расчетов, указанных в акте. Факт несогласия пригодится в судебном споре по взысканию задолженности, для налоговой проверки.
Как подписать акт сверки с разногласиями (образец) и составить сопроводительное письмо
Унифицированной/типовой формы протокола разногласий к акту сверки расчетов между хозсубъектами, равно как и требований к содержанию сопроводительного письма к такому протоколу, нет.
Соответственно, при составлении данных документов хозсубъекты должны руководствоваться общими правилами оформления первичной бухгалтерской документации и практическим предназначением документа.
Обычно в протоколе разногласий содержатся:
После составления протокол направляется на ознакомление и подписание второй стороне.
Зачастую хозяйствующие субъекты вместе с протоколом разногласий направляют контрагенту сопроводительное письмо, поясняющее причины составления протокола и иные организационные вопросы.
Образец протокола разногласий к акту сверки с сопроводительным письмом
Предлагаем скачать актуальный образец протокола разногласий к акту сверки. Там же вы найдете и шаблон сопроводительного письма к протоколу:
Итак, акт сверки взаиморасчетов между хозсубъектами, так же как и протокол разногласий к нему, составляются в произвольной форме, которую стороны расчетов могут согласовать между собой.
Написание сопроводительного письма к таким документам необязательно и также оставлено на усмотрение сторон.
Инструкция: готовим акт сверки с разногласиями
Акт сверки с разногласиями — документ, в котором стороны фиксируют состояние взаиморасчетов и выявленные расхождения. Его составляют за весь период действия договора или за конкретный промежуток времени.
Для чего оформляют акт разногласий
Стороны сверяют учетные данные, чтобы подтвердить фактическое состояние расчетов за определенный период — месяц, год, весь срок действия договора. Это не обязательно, но если в условиях договора есть требование о поверке, взаиморасчеты необходимо актировать. Если расхождений нет, заказчик и поставщик соглашаются с содержанием и подписывают документ. Если одна из сторон обнаружила расхождения, составляется протокол разногласий или акт расхождений.
В протоколе фиксируют любые расхождения — неучтенную оплату, технические или арифметические ошибки. Если разбирательства по задолженности дойдут до суда, то у несогласной стороны будут документальные доказательства собственной позиции. Кроме того, протокол разногласий пригодится и для налоговой проверки — если суммы по налогооблагаемым операциям у контрагентов не совпадают.
Кто и на основании чего его составляет
Актирование является обязательным, только если это закреплено договором. Во всех остальных случаях стороны проводят проверку учетных сведений по согласованию. Акт составляют по факту взаиморасчетов — на основании оплаты, проведенной в бухучете.
Принцип сверки таков: любая из сторон отражает учетные данные в одной таблице, а контрагент заполняет таблицу рядом собственными показателями. По правилам, актовые регистры составляют бухгалтеры. Подписывает документ либо ответственный бухгалтер, либо руководитель организации.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы оформить акт сверки расчетов с контрагентом.
Обычно таблица поверки делится на четыре части — дебет и кредит по каждому контрагенту. Кроме того, обязательно отражаются:
Конечное сальдо поверки — это разница между дебетом и кредитом. Если за установленный период есть и начальное сальдо, то конечный остаток рассчитывается так:
Плюс или минус зависит от того, где образовалось начальное сальдо. Если оно дебетовое, в формуле ставим плюс, если кредитовое — минус.
Как правильно составить акт
Унифицированной формы актового документа или протокола не предусмотрено. Это не обязательный бланк: стороны самостоятельно устанавливают необходимость его использования и форму, по которой его заполняют (письмо Минфина № 07-05-04/2 от 18.02.2005).
И еще один нюанс: акты сверок и разногласий не относятся к первичным документам по 402-ФЗ. Но чтобы присвоить им статус официальной бумаги, которую используют для доказательств в суде или налоговой, в эти документы необходимо включить все реквизиты, обязательные для первички (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011).
Когда расхождений в поверке нет, то обе стороны подписывают актовый документ. Если контрагент согласен с учетными данными партнера (все сведения совпадают), он вправе не заполнять свою часть сверки. Но подпись поставить обязан, причем оригинальную и с расшифровкой, а не факсимильную. Оригинал подписи и является подтверждением полного согласия с взаиморасчетами на отчетную дату.
Если контрагент выявил расхождения, он их актирует. Инструкция, как заполнить протокол разногласий:
Разногласия приводят как в отдельном документе, так и в первичном акте. В документе сначала вносят информацию о расчетах, указав все операции за отчетный период. А ниже фиксируют расхождения. Подписывают актовый документ только после того, как уладят все спорные вопросы.
Вот шаблон — образец, как правильно оформить акт сверки взаимных расчетов с расхождениями, используйте его в работе:
к Акту сверки №_____ от «____» ______ ____г. (реквизиты акта сверки)
по договору ____________ №______от «___» _____ ____г.
(наименование и реквизиты договора)
г._____________________ (место составления протокола разногласий) «___» _______ ___г. (дата составления протокола разногласий)
Протоколы разногласий и урегулирования разногласий: как составить
Протокол разногласий позволяет изменить «неудобные» условия сделки. В документе нужно зафиксировать отличия и предложить свой вариант условий. Разногласия можно выставить относительно срока исполнения договора, порядка оплаты, оснований для расторжения и т.д. Заключённым договор будет считаться в том случае, если стороны достигли соглашения по всем существенным вопросам. Порядок составления и рассмотрения протокола разногласий регламентируется 445 ГК РФ.
На практике нередко возникает вопрос: «Как составить протокол разногласий?» Разберём на примере.
Как и в какой форме составлять протокол разногласий
Подготовкой протокола разногласий занимается сторона, несогласная с предложенными условиями. Законом не установлена какая-то конкретная форма, поэтому составить протокол разногласий можно в свободной форме. Например, перечислить условия текстом или составить таблицу (рисунок 1).
Главное, чтобы требования были понятны второй стороне сделки.
В каких случаях рекомендуется составлять протокол разногласий по договору
Протокол разногласий необходимо подготовить в двух случаях (таблица 1).
Когда нужно составлять протокол разногласий
В силу прямого требования к данному типу соглашений
В силу нормы пункта 1 статьи 445 ГК РФ
Например, для договоров поставки такое требование присутствует в статье 507 ГК РФ. Если одна сторона сделки направила протокол разногласий, вторая обязана или согласиться на изменения, или предложить еще один вариант согласования спорных условий.
Например, компания обязана заключить договор. Если она получила оферту, но не акцептовала ее и не отказалось от сделки, необходимо подготовить протокол разногласий.
Часто причинами для составления протокола разногласий являются:
Оформить протокол можно и в иных случаях — для наилучшего согласования условий сделки и во избежание проблем и споров.
В какой срок направляется протокол разногласий
Протокол разногласий нужно отправить в течение 30 дней с момента получения проекта договора. Аналогичный срок установлен для обращения в суд, если в досудебном порядке разрешить спор не удалось (п. 1 ст. 445 ГК РФ).
Верховный Суд РФ в постановлении № 49 уточняет, что суд обязан принять иск даже если 30-дневный срок на подачу иска о протоколе разногласий пропущен. Отказ может последовать, только если контрагент прямо заявит о пропуске срока (абз. 1 п. 41 постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49).
Если контрагент является доминирующим (монополистом) и навязывает невыгодные и даже дискриминационные условия, суд может признать такое поведение злоупотреблением, даже если ваша компания протокол разногласий не направляла (абз. 2 п. 15 постановления Пленума ВС РФ от 04.03.2021 № 2).
Каков порядок подписания договора с протоколом урегулирования разногласий
Процедуру подписания типового договора и протокола разногласия к нему можно разделить на три этапа.
И протокол разногласий, и протокол урегулирования разногласий являются неотъемлемыми приложениями к основному договору и вступают в законную силу вместе с ним.
Как быть, если вторая сторона не подписывает протокол урегулирования разногласий
Обычно стороны договора урегулируют разногласия до тех пор, пока не придут к компромиссу.
Но случаются и саботажные ситуации, когда одна из компаний цепляется то к первому, то ко второму, то к третьему пункту. В этом случае втора сторона может подать в суд иск о понуждении к заключению договора. В суд потребуется представить основной договор, протокол разногласий (желательно ранее подписанный) и протокол урегулирования разногласий.
Как составить договор урегулирования разногласий
Составить протокол урегулирования разногласий, может наделённый необходимыми полномочиями и обладающий достаточными знаниями сотрудник компании. Если компания крупная, эту задачу целесообразно получить специалистам договорного отдела. Форма протокола урегулирования разногласий аналогична форма протокола разногласий (рисунок 2).
Договор урегулирования разногласий должен удостоверить директор.
Обратите внимание на ряд значений, которые нужно указывать в документе для того, чтобы его признали законным:
Также нужно подробно прописать пункты, которые подверглись редактированию (их начальный вариант, вариант предложенный второй стороной и тот, который согласован и является действительным).
Протокол составляется в двух экземплярах и подписывается представителями обеих сторон.
Как долго нужно хранить протокол урегулирования разногласий
На протяжении всего периода действия протокол урегулирования разногласий нужно держать совместно с протоколом разногласий и основным договором.
После утрата актуальности весь пакет бумаг следует отправить в архив и хранить в соответствии с локальными актами организации и действующим законодательством РФ.
Узнайте больше о нюансах оформления документов, составления протоколов согласования условий договора и других тонкостях договорной работы на курсе повышения квалификации «Специалист договорного отдела» в Учебном центре «Финконт».