Образец уведомления контрагентов о смене адреса
Для чего нужно уведомление контрагента о смене адреса?
Сообщение контрагентам о смене адреса — общераспространенная процедура, выражающая намерение хозсубъекта выстраивать с партнерами доверительные отношения и не усложнять им работу в части выяснения своих корректных контактов.
Однако отправка контрагентам уведомлений о смене адреса может быть обусловлена и положениями заключаемых с ними договоров. Как правило, такие положения включаются в договоры с банками, поскольку в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 7 закона «О противодействии отмыванию доходов» от 07.08.2001 № 115-ФЗ банк в целях идентификации клиента обязан знать его корректный адрес.
О порядке идентификации клиента по 115-ФЗ читайте здесь.
О некоторых видах договоров читайте в наших статьях:
Если обнаружится, что клиент не находится по известному банку адресу, то кредитно-финансовая организация может на законных основаниях прекратить обслуживание его счета (постановление Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 1307/10).
Правила составления письма контрагенту о смене адреса
Рассмотрим практические нюансы информирования партнеров об изменении контактов фирмы и ознакомимся с образцом уведомления контрагентов о смене юридического адреса.
Каков порядок действий по извещению госорганов об изменении адреса юридического лица, рассказал советник государственной гражданской службы РФ 2 класса С.В. Гладилин. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и сможете ознакомиться с рекомендациями эксперта.
В письмо контрагенту следует включить:
1. При наличии договора, предписывающего сообщать контрагенту о смене адреса, — ссылку на такой договор с указанием его номера и даты подписания.
2. Пояснения по поводу использования адреса. Так, фактически он может использоваться в качестве:
Загрузить образец письма контрагенту о смене юридического адреса вы можете на нашем сайте.
Итоги
Сообщение контрагенту о смене адреса — общераспространенная процедура. При этом она может быть предписанной договором. Неисполнение обязанности, установленной договором, может повлечь неприятности для стороны-нарушителя.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
Заполнение тела письма о смене реквизитов
Далее следует информационный раздел.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Порядок изменения юридического адреса ООО в 2021 году
Для смены юридического адреса ООО нужно оформить решение единственного участника/протокол общего собрания, подготовить заявление по форме № Р13014, заверить его у нотариуса и уведомить налоговую. В некоторых случаях также нужно внести изменения в устав компании.
После того, как ООО получит лист записи Единого госреестра юр. лиц с внесенными изменениями, необходимо проинформировать об этом банк, где открыт расчетный счет ООО, и контрагентов (поставщиков, покупателей), если такой порядок предусмотрен вашим с ними договорами и будет полезен для бизнеса.
1. Нужно ли менять устав при смене адреса ООО
Вы обязаны внести корректировки в устав, если при переезде новый адрес не будет соответствовать тому, который написан в уставе. Так происходит в следующих случаях:
Образец листа изменений в устав при смене адреса ООО
Пример первого листа новой редакции устава ООО с одним участником
Пример первого листа новой редакции устава ООО с несколькими учредителями
Смену адреса в учредительном документе можно оформить листом изменений к уставу или принятием новой редакции устава. Если помимо смены адреса организации никаких изменений больше нет, проще выбрать первый вариант и подготовить только лист изменений.
Если же указан только город, и адрес менятся в его пределах, или компания, в адресе которой не фигурирует номер офиса, переезжает внутри одного здания, вносить изменения в устав не нужно.
2. Список документов для подачи в ФНС
При смене юридического адреса ООО в 2021 году требуется:
3. Способы подачи документов в налоговую
Документы в 2021 году могут быть поданы:
МФЦ (многофункциональные центры), как правило, подают документы в ФНС на следующий рабочий день после их получения от вас.
При любом виде подачи ответ из ФНС вы получите в виде электронных документов на email, указанный в заявлении. Ответ на бумажном носителе вы можете получить, сделав соответствующую отметку на последней странице формы Р13014.
Если в регистрации отказано, то у вас будет три месяца со дня принятия решения об отказе, чтобы откорректировать ошибки. В данном случае уплачивать госпошлину еще раз не придется. Документы, оставшиеся в ФНС после отказа, подавать повторно не трубуется, только скорректированные.
Постраничные правила заполнения формы № Р13014 для смены адреса ООО
1. Как заполнить форму № Р13014, если ООО переезжает в другой населенный пункт
При смене местонахождения организации (не на домашний адрес директора/учредителя с долей более 50%) форма Р13014 подается два раза: в прежнюю ИФНС в течение 3 дней с момента принятия решения о переезде (уведомительный этап) и в новую налоговую инспекцию через 20 дней (регистрационный этап). В каждом случае заявление заполняется по-разному. Вносятся изменения в устав.
1.1 На уведомительном этапе
Форма Р13014 при переезде ООО в другой населенный пункт. Уведомительный этап
Пример формы Р13014 при переезде ООО в другой населенный пункт. Этап 1
Для уведомительного этапа заявление по форме № Р13014 нужно заполнить следующим образом:
Титульный лист. Страница 001
Титульный лист. Страница 002
Укажите только новое место нахождения компании на стр. 1 листа Б в пункте 1:
На лист Н вносятся сведения о заявителе и его контактные данные.
Заявителем при смене адреса общества с ограниченной ответственностью будет руководитель — код «1» в пункте 1 стр. 1 листа Н. В пункте 2 необходимо указать ФИО директора, сведения о рождении и данные документа, удостоверяющего личность.
В пункт 3 впишите контактный номер и адрес электронной почты, на который ФНС пришлет документы о внесении изменений. Также теперь рядом можно проставить значение «1», тогда можно будет получить документы и в бумажном виде в месте их подачи.
Пункт 4 не заполняйте, он для нотариуса. Руководитель ставит подпись в его присутствии, а нотариус ее заверит. Это не потребуется, если заявитель направляет в ФНС форму № Р13014 в электронном виде с помощью своей ЭЦП.
1.2 На регистрационном этапе
Форма Р13014 при переезде ООО в другой населенный пункт со сменой устава. Регистрационный этап
Пример заявления Р13014 при смене населенного пункта со сменой устава. Этап 2
Так как на регистрационном этапе смены адреса ООО форма будет подаваться в регистрирующую налоговую по новому месту нахождения, нужно вписать точный адрес ООО и указать на смену устава.
Титульный лист. Страница 001
На стр. 1 и стр. 2 листа Б заполните пункты 1 и 2. Даже если в пункте 1 вы указали лишь код субъекта РФ (если город федерального значения), то в пункте 2 и для этих городов указывается полный адрес, в том числе, заполняются все графы о местонахождении компании.
Данные о местонахождении организации вносятся так же, как рассмотрено выше.
Далее нужно заполнить графы, чтобы указать элементы:
Лист Н на заявителя заполняется так же, как мы изучили ранее.
2. Как заполнить заявление при переезде ООО на домашний адрес участника/директора в другой населенный пункт
Форма Р13014 при переезде ООО в другой населенный пункт на домашний адрес участника/директора
Пример заявления Р13014 при переезде ООО в другой населенный пункт на домашний адрес участника/директора
ООО может также переехать в другой населенный пункт, зарегистрировав юридический адрес по домашнему адресу директора или учредителя с долей в уставном капитале не менее 50%.
Не смотря на то, что меняется место нахождения общества, гос. регистрация переезда в этом случае проходит только в один этап.
Титульный лист. Страница 001
Титульный лист. Страница 002
На стр. 002 титульного листа в пункте 6 впишите значение «1», что значит принятие ООО решения о смене места нахождения.
На стр. 1 и стр. 2 листа Б заполните пункты 1 и 2. Даже если в пункте 1 вы указали лишь код субъекта РФ (если город федерального значения), то в пункте 2 и для этих городов указывается полный адрес, то есть заполняются все графы о местонахождении ООО.
Информация о месте нахождения организации вносится так же, как рассмотрено выше.
Как правильно указать адресные элементы, мы также уже разобрали.
На листе Н укажите информацию о заявителе и его контактные данные. Эту информацию внесите так, как рассмотрено выше.
3. Заполнение формы № Р13014 при смене адреса ООО внутри местонахождения
ООО вправе переехать и внутри одного населенного пункта (муниципального образования). Тогда порядок заполнения формы № Р13014 зависит от того, что написано в уставе.
3.1 Если в уставе указано лишь место нахождения компании
Если в уставе написано только наименование населенного пункта, например, «местонахождение ООО — город Самара», а ООО переезжает, например, в соседнее здание в этом же городе, менять устав нет необходимости. Смена адреса проходит по форме Р13014 бесплатно и в один этап, изменения вносятся только в ЕГРЮЛ.
Образец заполненной формы Р13014 при переезде ООО внутри населенного пункта без смены устава
Пример заявления Р13014 при переезде ООО внутри населенного пункта без смены устава
Титульный лист. Страница 001
На стр. 1 и стр. 2 листа Б заполните только пункт 2. Пункт 1 не заполняйте, ведь местонахождение ООО не меняется.
На листе Н указываем данные заявителя и контактную информацию. Заполните этот лист так, как мы разобрали выше.
3.2 Если в уставе написан полный адрес организации
Если в уставе содержится полный адрес ООО, а не только место нахождения, и общество с ограниченной ответственностью переезжает в пределах населенного пункта, то устав следует поменять. При внесении изменений в учредительный документ нужно оплатить пошлину в размере 800 рублей.
Образец заполненной формы Р13014 при переезде ООО внутри населенного пункта со сменой устава
Пример заявления Р13014 при переезде ООО внутри населенного пункта со сменой устава
Титульный лист. Страница 001
Листы Б и Н заполняются так же, как было рассмотрено пунктом выше.
4. Обновленные требования к оформлению заявления на внесение изменений
Чтобы налоговая не отказала в регистрации изменений сведений об ООО, нужно, оформляя форму Р13014, учитывать такие требования:
Даже при подаче формы руководителем общества с ограниченной ответственностью, его подпись на форме нужно предварительно заверить у нотариуса. Исключение — подача формы в электронном виде с помощью ЭЦП заявителя.
Подпись директора не нужно проставлять заранее, это делается в присутствии нотариуса.
Для заверения нотариусу понадобятся следующие документы:
Полный перечень необходимых документов лучше уточнить заранее у нотариуса.
Стоимость нотариального заверения подлинности подписи в 2021 году составит примерно 1-3 тыс. руб.
ФНС России указала, как заполнить заявление о смене места нахождения организации
 |
| AllaSerebrina / Depositphotos.com |
По общему правилу организация, при смене адреса места нахождения, указанного в ЕГРЮЛ, должна представить в регистрирующий орган соответствующие сведения и документы (ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, далее – Закон № 129-ФЗ). В частности, сначала подается заявление по форме № Р13014 о внесении в ЕГРЮЛ сведений о том, что организацией принято решение об изменении ее места нахождения, к которому прилагается такое решение. Как указывает налоговая служба, в заявлении заполняется пункт 6 путем проставления значения «1» (принято решение об изменении места нахождения) (приказ ФНС России от 31 августа 2020 г. № ЕД-7-14/617@).
Форма
Заявление о государственной регистрации изменений, внесенных в учредительный документ юридического лица, и (или) о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (форма № Р13014)
При этом стоит учесть, что вышеуказанный порядок не распространяется на случаи, когда новым адресом компании становится адрес места жительства ее участника, владеющего не менее чем 50% голосов от общего количества голосов участников ООО, либо лица, имеющего право без доверенности действовать от имени организации (п. 6 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Но и в этом случае компании в представляемом заявлении по форме № Р13014 в пункте 6 также нужно проставить значение «1» (принято решение об изменении места нахождения).
Документы для государственной регистрации нового адреса места нахождения компании подаются в регистрирующий орган только по истечении 20 дней с момента внесения в ЕГРЮЛ сведений о том, что организацией принято решение об изменении ее места нахождения.