Письмовник
Трудности пунктуации в письменной деловой речи
Правописание
Как расставить знаки препинания в первой фразе договора, содержащей обозначения договаривающихся сторон?
Правильным является такой вариант расстановки знаков препинания в этой фразе: Государственное предприятие «Общение», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице генерального директора Поповича Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин Российской Федерации Бабкин Иван Васильевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем.
Обратите внимание на то, что в этой фразе слова с одной стороны и с другой стороны выступают в функции обстоятельства и не являются вводными, а значит и не требуют выделения знаками препинания.
Нужна ли запятая после слов «С уважением» в конце делового письма?
После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай.
Например, корректно:
С уважением,
главный бухгалтер ООО «Морской пейзаж»
Д. О. Иванцева
Нужна ли точка после подписи в деловом письме?
Точка после подписи в деловом письме не ставится. В документах, в том числе в деловых письмах, подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), не составляющего законченного предложения.
Следует отметить, что в газетных и журнальных сохраняется традиция ставить точку после подписи автора, если подпись располагается после основного текста статьи.
Что ставить после обращения Уважаемый господин Иванов – восклицательный знак или запятую?
Первая фраза делового письма – обращение – может заканчиваться восклицательным знаком или запятой. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак – пишем первое предложение с прописной.
Какие слова нужно и какие слова не нужно обособлять?
Разобраться в этом поможет «Справочник по пунктуации», опубликованный на нашем портале. Он составлен на основе наиболее частых вопросов посетителей «Справочного бюро».
3 правила деловой переписки. Надо ли писать «с уважением»?
Как написать деловое письмо правильно
Максим Ильяхов главред
Людмила Сарычева редактор, журналист
Последние лет двадцать, а то и больше все мы ведем деловую переписку по электронной почте — а теперь и в многочисленных мессенджерах. При этом правилам составления писем нас чаще всего никто не учил — сами выработали кое-какие привычки. Их и разбирают авторы книги «Новые правила деловой переписки», приводя примеры писем — что приемлемо, что не очень. И одновременно учат нас заботиться об адресате.
Структура делового письма
Письма — довольно консервативная форма общения, у них есть устоявшаяся структура. Когда адресат получает письмо, он ожидает увидеть:
Эти кусочки обычно идут друг за другом в таком порядке, поэтому адресат знает, где искать важное в письме или номер телефона, чтобы позвонить отправителю. Если нарушить эти ожидания, письмо будет прочитать сложнее: адресату придется тратить время на поиск информации. Поэтому эти кусочки надо аккуратно оформить.
Имя отправителя. По имени отправителя в списке входящих адресат должен понять, личное это письмо или нет. Это помогает принять решение, стоит ли его читать и когда. Письмо выглядит личным, когда подписано конкретным человеком.
| Спам | Личное письмо |
| Тульская типография | Анна Николаева |
| Alex Rich | Александр Болдарев |
| Выиграй Миллион | Ирина Маркина |
Именем компании можно подписывать транзакционные письма — например, подтверждение заказа. Если письмо пишет человек, в отправителе должно быть его имя.
Приветствие. Приветствие пишется на отдельной строке с восклицательным знаком в конце. Так оно не смешивается с основной частью письма.
| Мешает быстро перейти к сути | Стоит отдельно, не мешает |
| Здравствуйте, Антон, у меня вопрос по поводу регистрации юридического лица. | Здравствуйте, Антон! У меня вопрос по поводу регистрации юридического лица. |
Англичане и американцы ставят после приветствия запятую: Dear John, — это их традиция. У нас — с восклицательным знаком. Стоять насмерть за этот знак мы, конечно, не будем: если собеседник-экспат обижается на такое обращение, лучше сделать так, как привычнее ему. Ведь этикет нужен для того, чтобы другому человеку было с нами удобно, а не чтобы почувствовать собственное культурное превосходство.
Суть разговора. Обычно суть разговора следует изложить сразу после приветствия. Здесь не нужны долгие подводки:
Исключение — когда тема для читателя новая и сложная. Тогда придется сделать введение длиной в один абзац.
Вопрос или призыв. На письмо трудно ответить, если в нем нет конкретного вопроса или просьбы. Хорошо, если они будут стоять в отдельном абзаце, чтобы быстро найти их глазами.
| Без вопроса | С вопросом |
| Это мои предложения по процессу работы над проектом. | Антон, это мои предложения. Я не знаю, подходят ли они, давайте обсудим? |
| Такие договоренности с клиентом мы зафиксировали в плане. | Договоренности мы записали в плане. Пожалуйста, проверьте, всё ли там верно. |
Подпись. В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка «с уважением» не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, «с уважением» можно не писать.
Как связаться. В подписи можно добавить другой канал связи, например, телефон или «Телеграм». Так читатель сможет задать быстрый вопрос или позвонить в случае пожара. Если мы не знакомы, можно добавить адрес сайта или страницы в соцсетях.
Что можно убрать из делового письма
Убирать всё лишнее из писем — еще один способ позаботиться о получателе. Что обычно можно смело убрать?
Уведомление о конфиденциальности — формальная отписка из юр. отдела. Если вы можете ее убрать, уберите. Если юристы запрещают — что ж.
Обвес пересылаемого сообщения — при переотправке сообщения адресат получает целый блок информации: «Начало переадресованного сообщения. Дата. Отправитель. Тема. Получатель». Обычно эта информация неудобно подана и не нужна получателю. Вместо нее лучше просто ввести в курс дела: «Леша, клиент вчера написал вот такое письмо. «
Это сообщение проверено на вирусы антивирусом «Кусь» — получателю неважно, как проверено письмо на вирусы. Зато антивирусная компания получает бесплатную рекламу.
Адрес офиса в подписи. Если собеседник собирается приехать к нам в офис, адрес нужно сообщить в теме письма. Дополнительно хорошо бы рассказать, как добраться: в какие ворота заходить, где направо, в какую арку, где там железная дверь. Если человек не собирается к вам в гости, адрес не нужен.
Отправлено с моего iPhone X Pro 3000 — получателю неважно, с какого устройства ему пришло письмо, и часто подпись выглядит как рисовка. Если это написано, чтобы оправдать опечатки и сокращения, то лучше в начале письма извиниться по-человечески: «Прости, пишу с телефона». Но обычно дополнительно предупреждать не нужно.
Забота о получателе — это не только снабжать его нужной информацией, но и не загружать лишней. Поэтому повторять в точности формальную структуру письма тоже часто не нужно. Например, здороваться в каждом письме — лишнее, достаточно поздороваться с человеком один раз в день. Необязательно каждый раз задавать вопрос в конце, если по сути он не нужен. Посмотрите на пример: если слишком формально следовать правилам, переписка выглядит нелепо.
История переписки: сохранять или нет?
Если ваш вопрос в письме требует долгого обсуждения, появляется история переписки — текст всех старых писем подтягивается в новые. И здесь возникает вопрос: нужно ли сохранять историю переписки или лучше удалить?
Если удалить историю, письмо будет опрятным: останутся только важные цитаты из старой переписки. Это нормально, если все участники переписки в курсе договоренностей: информация из старых писем не нужна. С другой стороны, когда история есть, новые люди быстро войдут в курс дела.
Оба варианта подходят. Главное — соблюдать принцип: сделать удобно получателю.
В приведенном примере в переписке сначала участвуют Наталья и Сергей. Наталья дает задание, в нём есть все подробности. Потом они добавляют в переписку Марию. Если удалить историю, Марии придется переспрашивать.
Можно еще так: удалить историю переписки и сохранить только ключевые цитаты, чтобы Марии было удобно выполнить поручение. Получится так:
Маша, подготовь заявку.
> Да, я готов: в эту пятницу, в 14:00, принято.
> Это пос. Инфостильный, 22-й км Киевского ш.
> Клиент: Людмила С., +7 903 123-45-67
Общий принцип: каждый раз думаем, что из письма понадобится человеку, а что будет лишним. Лишнее удаляем, важное оставляем. Для этого потребуются дополнительные усилия, но именно в них проявляется забота о получателе.
Другой сценарий — переписка, в которой участвует больше двух человек. Таких писем большинство: взять в работу замечания от клиента, согласовать сроки задачи, проверить и подписать договор, отработать жалобу.
Чаще всего в такую переписку подключаются новые люди, для которых важно сохранить контекст. Если оставить в письмах отдельные цитаты, новый участник не поймет суть, придется переспрашивать. Будет похоже на службу поддержки крупного банка, когда ваш вопрос решает то один, то другой специалист и каждому приходится рассказывать всё заново.
В нашем примере клиент заказывает сувенирку. В переписку подключаются всё новые и новые люди. Заказ приняла Светлана, выясняла основное, подключила технолога Дмитрия. Потом подключили менеджера по закупкам Софию.
До Софии они уже обсудили способы нанесения, цены и ожидания клиента. Если удалить историю, придется повторять детали заново. Если оставить ее целиком, Софии будет сложно найти нужное среди всей переписки.
Лучший вариант — оставить только то, что Софии нужно знать для своей задачи.
В следующий раз — о том, как написать действительно вежливое письмо.
«С уважением». Знаки препинания
Словосочетание «с уважением» может выступать в роли члена предложения или вежливой формулы в конце делового или личного письма. Оно не требует обособления запятыми, но в зависимости от контекста рядом с ним могут присутствовать знаки препинания.
Член предложения
Сочетание существительного в форме творительного падежа «уважением» с предлогом «с» может выполнять функцию обстоятельства или дополнения.
Словосочетание «с уважением» выступает в роли обстоятельства образа действия, обозначающего состояние субъекта.
Словосочетание «с уважением» выполняет функцию дополнения.
Запятые
Сочетание «с уважением» является второстепенным членом предложения, поэтому не требует обособления запятыми.
Запятые могут присутствовать рядом с сочетанием «с уважением» по другим причинам.
Если сочетание «с уважением» входит в перечисление однородных членов предложения, то выделяется запятыми по общему правилу.
Знаки препинания могут присутствовать рядом со словосочетанием «с уважением» при разделении частей сложного предложения, обособлении различных оборотов, вводных слов, обращений.
Формула вежливости
Словосочетание «с уважением» используется при оформлении деловых или личных писем в качестве заключительной формулы вежливости. Оно носит нейтральный характер и помогает поддерживать позитивный настрой между участниками переписки.
Фраза «с уважением» располагается перед фамилией или именем автора письма, иногда при этом указывается его должность.
По поводу обособления запятой этикетного выражения «с уважением» («с любовью», «с наилучшими пожеланиями», «искренне ваш», «с почтением») однозначного ответа нет.
В русском языке причин для выделения вежливой заключительной формулы запятой нет. Выражение «с уважением» не является вводным оборотом. Находящееся после него имя является собственным именем автора письма, а не обращением к адресату.
Это неполное простое предложение, которое можно развернуть.
Судить о грамотном оформлении заключительной формулы вежливости можно по письмам классиков. Перед именем автора запятая ни в одном из них не стоит. Возможно лишь использование точки или тире, например, как у А. Блока.
Привычка ставить запятую после заключительной формулы вежливости вошла в русский язык из правил оформления иностранной переписки. В конце письма на английском языке фраза «с уважением» всегда отделяется запятой. Имя автора переносится на следующую строку.
Согласно правилам русского языка запятая после «с уважением» не ставится, вместо нее можно поставить точку или тире. В современных же стандартах оформления деловых писем запятая после выражения «с уважением» стала считаться нормой. Поэтому оба варианта пунктуации допустимы.
Запятая после заключительного сочетания может ставиться, если автор делает самопрезентацию, то есть называет себя адресату лишь в конце письма.
При использовании выражения «с уважением» запятая нужна или нет? Данный вопрос возникает при написании делового или личного послания.
Это вежливое выражение бывает в виде однородного члена предложения. А также это словосочетание может быть частью подписи в деловом письме. Рассмотрим на примерах.
С обеих сторон ставятся знаки препинания, если словосочетание расположено в центре перечня однородных членов предложения:
«Наш директор Владимир Сергеевич к сотрудникам компании относился с пониманием, с уважением, с проявлением особой заботы».
«Родительский комитет, а также команда поздравляли тренера с гордостью, с уважением, с искренними пожеланиями успеха».
«Администрация района и Иван Анатольевич лично поздравили коллектив с радостью, с уважением».
«Имя Елена звучало с особым восторгом, с уважением к маленькой дочери».
После словосочетания. Вежливая подпись в конце письма современного и делового:
«С уважением, руководитель компании Наталья Викторовна».
«С уважением, ваш друг Александр».
Когда запятая не нужна?
В том случае, когда обращение «с уважением» пишется как член предложения:
«Образец для подражания должен искренне и с уважением относится к своим подчиненным».
«Мы с уважением и благодарностью говорим слово «спасибо» нашим учителям».
Ставится ли запятая после: «с уважением» перед именем в конце письма?
Написание этого словосочетания и обособление его запятыми – вопрос, который в последнее время волнует многих филологов. Невероятно, но один знак препинания может вызвать серьезный спор. Как же правильно писать «с уважением»: запятая нужна перед или после выражения? А может быть она вовсе будет лишней? Давайте разберемся в вопросе вместе и рассмотрим разные примеры пунктуации.
Роль в предложении сочетания «с уважением»
Словосочетание, встречаемое в тексте, может играть роль члена предложения или вежливой формулы обращения, употребляемой в конце делового или личного письма.
В зависимости от контекста выражение может быть окружено знаками препинания или не требовать обособления.
Рассмотрим оба случая.
Член предложения
Конструкционная пара: существительное в Творительном падеже + предлог «с» выполняет функцию дополнения, отвечающего на вопрос «с чем?» или обстоятельства, к которому можно задать вопрос «как?». Приведем несколько примеров:
Формула вежливости
Данное выражение довольно часто используется в деловой или частной переписке в качестве заключительной фразы, прощания, несущего нейтральный характер. Словосочетание помогает поддержать благожелательную атмосферу общения между участниками переписки. Фраза пишется перед фамилией, именем автора письма, в некоторых случаях указывается его должность.
Наряду с анализируемым изречением на письме употребляются и другие вежливые заключительные слова:
«С уважением» выделяется запятыми
В соответствии с правилами русского языка знаки пунктуации в анализируемой формуле вежливости нужны в следующих случаях.
Перед словосочетанием
После словосочетания
Рассмотрим следующие случаи:
Отметим, что до недавних пор постановка запятой после словосочетания считалась ошибкой. В русском языке нет ни единого правила, регламентирующего обособление этого оборота в письменной речи. Причина, по которой возникла запятая – влияние английского языка и заимствование иностранных правил оформления деловой переписки.
Действительно, не только в английском, но и в других языках романо-германской группы после подобной конструкции ставится запятая.
Сегодня в русскую речь проникает множество иностранных слов. Мы употребляем их довольно часто и уже не задумываемся, что они пришли из чужого языка. Они становятся привычными для слуха. Такое же заимствование и закрепление формы написания произошло в отношении исследуемого изречения. Привычка ставить запятую вошла в русский язык из правил оформления деловых писем на английском языке. В современных стандартах после заключительного сочетания может ставиться как запятая, так точка или тире. Все варианты пунктуации допустимы.
С двух сторон
В каких случаях запятая не ставится?
Перечислим основные моменты:
Отметим, что во многих письмах великих писателей, завершающихся искомым изречением, запятая по соседству со словосочетанием тоже отсутствует.
В большинстве случаев в подобных ситуациях употребляется точка, тире или вариант пунктуации без запятой.
Интонационная пауза после сочетания «с уважением»
Еще одна причина, по которой лингвистами было принято решение о постановке знака препинания – это характерная пауза, которая при прочтении подписи соблюдается интуитивно. Дело в том, что в официальном письме после фразы «с уважением» следует новый абзац. Между ней и именем отправителя письма присутствует интонационная пауза. Однако согласно принципам русской пунктуации наличие паузы не может объяснить постановку запятой. Именно поэтому последующие за запятой слова приобрели новый смысл: это самопрезентация, которая употребляется по аналогии с произношением своего имени при знакомстве.
Правила оформления деловой переписки
Главное место среди всех официальных документов предприятия занимает деловая переписка. Это «лицо» компании и визитная карточка, которая многое может рассказать о серьезности и надежности делового партнера. Грамотно составленное письмо произведет хорошее впечатление на адресата, создаст благотворную атмосферу для дальнейшего сотрудничества, поэтому при написании послания важно учесть некоторые нюансы. Рассмотрим их последовательно.
Уважение – на деле, а не на словах
Уважение к адресату начинается с аккуратности: небрежность, грамматические и пунктуационные ошибки воспринимаются как знак непочтительности. Имя и фамилию человека следует писать без погрешностей и так, как он представился. Не нужно называть Марию Марьей или Лизавету Елизаветой.
Соблюдаем баланс вежливости и искренности
Кому бы ни было адресовано письмо: начальнику, коллеге, партнеру, клиенту или возможному работодателю, главное – показать в письме свое уважение, заботу об удобстве, бережное отношение ко времени и силам адресата. Не приветствуются манипуляции, хитрости, лицемерие. Заключительная фраза «с уважением» не исправит ситуацию, если письмо пропитано неискренностью и пренебрежением.
Не нужна излишняя уважительность или фамильярность
Если первая фраза, например, началась со слов «Уважаемый Иван Федорович…», тогда в заключении не уместно писать «С уважением…». Желательно применить другие формы вежливого окончания письма в зависимости от дистанции с получателем. Рассмотрим некоторые словосочетания, которые употребляются в английском языке: «искренне ваш», «с почтительностью», «с благодарностью», «с наилучшими пожеланиями» и многие другие.
Расставляем знаки пунктуации в соответствии с содержанием письма
В этом смысле следует запомнить, что отсутствие запятой после заключительной формулы вежливости «с уважением» и перед именем, фамилией не является ошибкой. В русских письмах этот знак препинания отсутствовал всегда и появился только в современной деловой переписке. Восклицательный знак после обращения используется тогда, когда автор призывает отнестись к изложенному тексту с особым вниманием. Ну а запятая придает письму формальный или будничный характер. Она пишется тогда, когда нужно провести самопрезентацию, сократить дистанцию между адресатом и адресантом. После подписи обычно точка не ставится, она используется только при сокращении имени и отчества.
Соблюдаем композиционную структуру
Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, основной или информативной, заключительной. В первой части обычно указываются мотивы, побудившие к написанию текста. Во второй – желаемые события. В третьей части резюмируются представленные данные и содержатся пожелания дальнейшего сотрудничества. Вся информация излагается лаконично и оформляется в виде небольших абзацев.
Мнения лингвистов о постановке запятой после выражения «с уважением» разнятся: одни считают, что знак препинания не нужен, другие же рекомендуют его ставить для соблюдения характерной паузы. Запятая однозначно пишется, если существительное с предлогом является однородным членом предложения и употребляется при перечислении.
Обособление же запятыми заключительного выражения в деловой или личной переписке зависит от контекста.