Служебная записка о необходимости нового сотрудника
Способность к решению сложных задач достигается за счет профессионализма персонала и количества сотрудников. Работа организации со временем может усложняться. В этом случае возникает потребность в расширении штата. Для реализации этой потребности нужна служебная записка о необходимости нового сотрудника.
Функции служебной записки
Служебная записка – это документ внутреннего характера. Составляется для донесения до высшего начальства какой-либо информации. Как правило, в записках содержатся просьбы. Если специалисты не справляются с нагрузкой, если объем работы увеличился, можно составить записку о необходимости принятия на работу нового сотрудника.
Записка оформляется в свободной форме. Но в ней должны присутствовать обязательные сведения. В частности, это ФИО и должность просителя, сформулированная просьба, основание для этой просьбы. Нужно также указать руководителя, которому адресуется записка.
Образец служебной записки
Руководителю отдела кадров Кольцову А.В.
От главбуха Ивановой Д.Д.
О потребности в приеме на работу нового сотрудника
За последние 3 месяца в отделе бухгалтерии наблюдается резкое увеличение объема работы. Связано это с расширением производства. В частности, был введен полиграфический цех. Это привело к перегруженности специалистов. Перегруженность негативно отражается на качестве учета.
В связи с этим прошу принять на работу нового бухгалтера. Полагаю, что это ускорит ведение учета, уменьшит количество ошибок.
Для чего составляется служебная записка?
Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:
Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.
Структура документа
В служебной записке приводятся:
В основном текстовом блоке записки фиксируются:
Где можно скачать пример служебной записки?
Вы можете загрузить образец служебной записки, подготовленный нашими экспертами:
Итоги
Служебная записка — универсальный документ, который может обращаться как между подразделениями фирмы, так и между сотрудниками, равными по статусу или находящимися в субординации относительно друг друга.
При оформлении записки важно корректное указание в ней Ф.И.О. и должностей составителя и адресата; фактов, их оценки и рекомендаций по ним (или просьб); заверение документа необходимыми подписями.
Ознакомиться со спецификой иных распространенных видов записок, используемых во внутрикорпоративном документообороте, вы можете в статьях:
Служебная записка: как написать, примеры и образцы
Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.
Что такое служебная записка
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Виды служебных записок
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.
Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.
Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.
Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.
На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».
Правила составления служебных записок
Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.
При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).
Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.
Как написать служебную записку
Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).
И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
Образец служебной записки
Когда составляется служебная записка об изменении штатного расписания и образец ее написания
Штатное расписание организации – важный документ (локальный акт), наличие которого необходимо и закреплено трудовым кодексом.
Оно служит для формирования организационной структуры в компании и отражает в себе все основные производственные моменты, касающиеся сотрудников (в нем указано их рабочее время, размер зарплаты и надбавок, причисление к тем или иным структурным подразделениям и т. д.).
Для того, чтобы при необходимости внести коррективы в этот документ, и составляется служебная записка. Как это правильно сделать и что указать при ее оформлении, будет рассмотрено ниже.
Почему нужен такой документ?
Во всех организациях штатное расписание составляется строго исходя из требуемого количества сотрудников и объема выполняемых ими работ, а также является локальным актом, определяющим организационную структуру, наличие в фирме отделов, подразделений, их взаимную подчиненность и отражает форму оплаты труда.
Подобное определение закреплено, в частности, в Трудовом Кодексе. В статье 15 ТК РФ указывается, что все трудовые отношения строятся вокруг такого рода локальных актов, включая и само штатное расписание. Его наличие необходимо для всех компаний и индивидуальных предпринимателей, что может быть проверено контролирующими органами.
Оно должно оформляться с точным указанием количества сотрудников в каждом отделе, объема их занятости, размера оклада и надбавок, а также некоторых других сведений. Оформляется этот документ в соответствии со стандартизованной формой Т-3. В случае возникновения необходимости штатное расписание может изменяться (например, при изменении объема работ, при изменениях, касающихся должностей, – оптимизации количества работников или же, наоборот, при увеличении штата и добавлении новой штатной единицы (образец можно скачать ниже), а также при изменении размера заработной платы).
Кто должен составлять?
Четких указаний насчет этого вопроса в российских законодательных актах не дается. Как правило, их составляют работники службы кадров, которым необходимо сообщить об изменениях в численном составе рабочего коллектива (как при сокращении, так и при приеме новых работников), которое повлечет за собой и изменение расписания.
Кроме этого, записки могут составляться и руководителями отделений (например, если по техническим причинам приходиться сократить общее рабочее время либо если при расширении рабочих мощностей выявилась нехватка рабочих кадров, и требуется набрать дополнительных сотрудников).
Требования
Жестких требований к составлению служебных записок, касающихся штатного расписания, не предусмотрено (равно как и к правилам оформления самого расписания – несмотря на наличие унифицированной формы, допускается ее изменение).
Основное, чего следует придерживаться – это общего правила по заполнению подобных документов:
Как правильно написать?
Cлужебная записка, сообщающая об изменении штатного расписания (с образцами можно ознакомиться ниже), пишется аналогично другим служебным запискам. Сначала следует указать сведения о составителе (к примеру – “от работника кадрового отдела Сидорова А.А. директору ООО “Циклон” Иванову Р. Р.“). Затем указывается наименование записки (об изменении расписания), после чего следует главная информация.
В документе указываются причины, повлекшие за собой необходимость внесения изменений: увеличение либо сокращение рабочего штата, изменения в базовом окладе работников, изменение размера различных надбавок, изменение рабочего времени и другие.
Далее следует указание мер, которые предполагается предпринять (в данном случае просьба внести настоящие корректировки в штатное расписание организации).
Как верно оформить?
После того, как служебная записка составлена, ее следует зарегистрировать в специальном журнале (предназначенном для внутреннего учета записок). С этой целью ей должен быть присвоен номер согласно с принятой в компании нумерацией такого документа. После этого документ передается начальству (либо лицу, уполномоченному производить корректировки в штатном расписании), которое и принимает решение о том, следует ли принимать обозначенные изменения.
Готовый вариант бумаги при добавлении сотрудников
Образец готовой служебной записки, сообщающей об увеличении штата сотрудников и необходимости увеличения штатной численности.
Генеральному директору ООО “П-Вест” Воробьеву Р. Л.
от менеджера отдела кадров Кузина Р. Д.
Служебная записка №418-848 28.07.17 г.
В связи с расширением производства прошу вас рассмотреть возможность внесения корректировок в штатное количество рабочих (увеличение) по следующим специальностям:
На основании этого прошу вас внести соответствующие изменения в штатное расписание.
Менеджер отдела кадров Кузин Р.Д. 28.07.17 г. (подпись)
Штатное расписание – это акт, в котором прописаны все основные моменты, касающиеся рабочего процесса в организации. Он содержит в себе сведения о количестве работников, их рабочем времени, окладах и другую важную информацию. Вносить какие-либо коррективы в эти данные (например, просто набрать необходимых работников или изменить размер оплаты труда) нельзя. Перед тем, как воплотить в жизнь эти коррективы, необходимо отразить их в измененном штатном расписании.
Именно с этой целью и составляются служебные записки, сообщающие уполномоченному лицу о необходимости внесения этих самых изменений.
Оформление служебных записок по кадровым вопросам
Внимание! Все служебные записки по кадровым вопросам должны быть запущены с учетом сроков, установленных графиком движения документов
При инициировании кадровых документов просим учесть, сроки приема документов в декабре:
В связи с нерабочими днями с 1 по 8 января 2022 года и выплатой заработной платы за декабрь 2021 года 24-28 декабря 2021 года,
прием служебных записок и заявлений по кадровым вопросам за декабрь 2021 года Управлением персонала производится до 15.12.2021.
Все документы, поступившие «на исполнение» после указанного срока, будут исполнены в январе 2022 года, соответственно дата кадрового мероприятия в этих документах должна быть не ранее 12 января 2022 года.
График движения документов между структурными подразделениями и Управлением персонала для своевременного расчета заработной платы и гражданско-правовых договоров (утвержден приказом НИУ ВШЭ от 13.09.2019 № 6.18.1-01/1309-13)
| Наименование операции | Наименование документа (код формы) | Кто представляет документ/копию документа | Срок представления в Управление персонала согласованного и подписанного работодателем заявления |
| Прием на работу | Заявление/служебная записка о приеме на работу | Руководитель подразделения, который принимает работника | Не позднее 5 рабочих дней до даты приема на работу |
| Перевод на другую работу, изменение условий труда | Заявление/служебная записка о переводе на другую работу, об изменении условий труда | Руководитель подразделения, в которое переводится работник | Не позднее 5 рабочих дней до даты перевода/изменения |
| Предоставление отпуска | Заявление о предоставлении/переносе отпуска | Работник, которому предоставляется отпуск | Не позднее 14 рабочих дней до начала отпуска |
| Увольнение работника | Заявление об увольнении | Работник, который увольняется | За 10 рабочих дней до даты увольнения |
| Направление в командировку | Служебная записка о командировании (утвержденная курирующим проректором) | Работник, который направляется в командировку (менеджер подразделения) | За 15 рабочих дней до даты командировки |
| Начисление пособия по временной нетрудоспособности | Листок временной нетрудоспособности | Работник, который находился на больничном | В течении 5 календарных дней с даты получения документов, но не позднее 6 месяцев с момента восстановления трудоспособности (установления инвалидности) или окончания периода освобождения от работы |
| Начисление пособия по беременности и родам | Листок временной нетрудоспособности, заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам | Работник, которому предоставляется отпуск по беременности и родам | Не позднее окончания периода нетрудоспособности по листку |
| Начисление пособия по уходу за ребенком до 1,5 года | Заявление на пособие с приложением подтверждающих документов (справка с места работы отца ребенка о том, что он не находится в отпуске по уходу за ребенком и не получает пособие по уходу, копии свидетельства о рождении всех детей) | Работник, которому начисляется пособие | За 15 рабочих дней до даты начала отпуска |
| Начисление пособия по уходу за ребенком до 3-х лет | Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком (справка с места работы отца ребенка о том, что он не находится в отпуске по уходу за ребенком и не получает пособие по уходу, копии свидетельства о рождении всех детей) | Работник, которому предоставляется отпуск | За 15 рабочих дней до даты начала отпуска |
| Начисление вознаграждения по договору ГПХ | Договор гражданско-правового характера (Форма НИУ ВШЭ) | Управление персонала | За 3 рабочих дня до даты заключения договора |
| Начисление вознаграждения по договору ГПХ | Акт к договору гражданско-правового характера (Форма НИУ ВШЭ) | Управление персонала | За 5 рабочих дней до даты окончания работ (для оплаты в текущем месяце не позднее 15 числа текущего месяца) |
| Начисление заработной платы | Табель учета рабочего времени по утвержденной форме | Руководитель подразделения или ответственный от подразделения | Не позднее 12 числа текущего месяца за 1-ую половину месяца, за три рабочих дня до окончания месяца за вторую половину месяца |
Шаг 1: Зайти во Внутренние документы
Шаг 2: Создать Служебную записку
В окне выбора шаблона выбрать:
Вид документа: по кадровым вопросам
Подвид документа: оставить пустым
Заполнить поля в регистрационной карточке служебной записки
Шаг 3: Заполнить закладку Реквизиты документа
Автор: ответственное лицо от подразделения (инициатор)
Адресат: заместитель начальника отдела по кадровому администрированию Батова Г.В.
Шаг 4: Загрузить заявление и другие документы
Выбрать заявление (прием, перевод, отпуск, и т.д.), распечатать его, заполнить, подписать, сделать сканированную копию в формате pdf или jpeg.
Загрузить в файл документа в СЭД Служебную записку или сканированную копию заявления.
Загрузить приложения к документу в карточке СЭД (при наличии).
Шаг 5: Заполнить закладку Лист согласования
Выбрать «Заполнить по шаблону». Первыми согласующими всегда должна быть группа: согласующий по кадровым вопросам (не удалять!).
Добавить непосредственного руководителя
Добавить курирующего проректора и иных лиц в случае необходимости.
При запуске служебной записки о переводе работника в другое подразделение, в лист согласования обязательно должны быть включены: руководитель подразделения, из которого работник переводится и руководитель подразделения, в которое работник переводится.