Примеры подписи в электронных письмах: правила оформления, требования и рекомендации
Вы пробовали найти в Интернете примеры подписи в электронных письмах? Они достаточно разнообразны, не так ли? Пользовались ли вы предложенными вариантами?
Сейчас электронная почта превратилась в одно из основных средств и делового, и неофициального общения. Поэтому вопрос, как правильно оформить подпись в имейл-письме, становится как никогда актуальным.
Кому нужен «автограф»?
Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?
Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.
Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.
Зачем нужна подпись в деловом письме
Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.
В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.
Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.
Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.
Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.
Структура деловой подписи
В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:
Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.
1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,
Сергеев Иван Иванович,
Начальник отдела продаж
Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78
2). В ожидании Вашего скорого визита,
Ведущий стилист салона Bellena.
Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4
Группа «ВКонтакте»: «Прически» (ссылка).
3). С наилучшими пожеланиями,
Ваш персональный бизнес-консультант
Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию
«Управление личными и корпоративными финансами»
25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).
Мои электронные книги:
«Жизнь и кошелек» (ссылка)
«Дамы с приданым» (ссылка)
«Финансовый гений» (ссылка).
Приведем образец электронного письма с подписью:
«Владимир Иванович, добрый день.
Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.
К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.
Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?
С надеждой на понимание,
Отдела по работе с клиентами
Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.
Формула вежливости
В деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:
1. Добрые напутствия:
— «крупных продаж и благодарных клиентов»;
2. Фразы «из учебников по английскому языку»:
— «с наилучшими пожеланиями».
3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».
Фамилия, имя, …
Что касается ваших личных данных, важно определиться, стоит ли указывать отчество. Сотрудники крупных корпораций и государственных органов пишут свое ФИО полностью в обязательном порядке. В частном предпринимательстве и интернет-бизнесе авторы электронных сообщений чаще обращаются друг к другу просто по имени.
Партнеры по переписке будут называть вас именно так, как вы представитесь сами. Называя только имя, автор сообщения позволяет обращаться к себе без отчества.
Как правильно указать должность
В крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».
Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Заместитель старшего начальника
Сектора обслуживания розничных клиентов
Отдела продаж ключевых продуктов
Департамента тяжелого производства
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Заместитель начальника отдела выездных проверок
Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Зам. старшего начальника
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Зам. начальника отдела выездных проверок
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».
Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.
Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:
1) С уважением к Вам,
Васильев Сергей Иванович,
Генеральный директор ООО «Принтер».
Ведущий косметолог салона «Диваж».
Какие контактные сведения приводить в подписи?
В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.
Подпись может выглядеть при этом так:
С наилучшими пожеланиями,
Колоброд Вадим Сергеевич,
Сектора космического строительства
АО «Предприятие ИКС».
Тел. 999-00-456 (доб. 17-17), 999-00-457 (доб. 17-17).
Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.
Подпись как инструмент маркетинга
Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.
Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.
После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.
Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:
Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:
1) Иванцова Надежда,
Ваш личный бьюти-стилист.
Группа «ВКонтакте»: «Станем красивее»
Проекты, которыми горжусь:
Этот блог делала я.рф.
Приглашаю на бесплатный видеосеминар
«Классный сайт: какой он».
12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.
Нужна ли подпись в личных посланиях
С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.
Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.
И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.
В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.
Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?
Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.
— Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.
— Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.
Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:
— Всего доброго. Администрация.
— Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.
Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:
— «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».
— «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».
— «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»
— «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».
На языке Шекспира
Если вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.
Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:
— Best wishes – наилучшие пожелания;
— Your friend – ваш друг (товарищ);
— Much love (All my love) – с любовью;
— Yours always – вечно Ваш;
— Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);
— Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).
Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.
2) Yours faithfully,
Заключение
Обращая внимание на такие детали, как правильное оформление подписи, вы будете производить благоприятное впечатление на партнеров по общению. И в бизнесе, и в личных отношениях, тщательно обдумывая содержание и оформление писем, вы демонстрируете знакомым и незнакомым людям заботу о них, внимание к их потребностям.
Правила оформления подписи для E-mail
Подпись в письме — один из ключевых моментов формирования имиджа компании. Это, по сути, ваша электронная визитка, поэтому оформлять ее следует правильно, учитывая все нюансы деловой переписки и маркетинговых требований. Умение красиво завершить деловое письмо, мастерство не менее ценное, чем его виртуозно начать.
Как правильно подписывать письма в электронной почте
Правильно подписанное письмо — это максимум информации о каналах взаимодействия с компанией. Важно вызвать доверие и избавить человека от необходимости искать недостающие данные о фирме в других источниках.
В идеале подпись в E-mail должна включать:
Всё нужно указывать с новой строчки. Если пишете номер телефона, то делайте это в формате +N (ххх) ххх-хх-хх. Адрес начинайте с почтового индекса.
Возможно, человеку нужно будет отправить вам какие-нибудь бумаги. Не забывайте указывать адрес вашей почты в подписи. Да, его можно посмотреть в шапке письма, но при пересылке такая возможность пропадает.
Пример правильной подписи к письму:
Сергеева Елена Викторовна,
Менеджер отдела продаж,
Несмотря на то, что письмо может быть личным или деловым, все равно важно его структурировать и не допускать ошибок правописания. Цените время читающего, тщательно подбирайте слова. Предложения должны быть короткими и простыми для “сканирования”, чтобы получатель мог сразу ухватить суть текста.
Маркетологи обращают внимание, что реклама в подписи часто отталкивает, поэтому акцент (если вы его делаете) должен быть ненавязчивым.
Как подписывать письма “с уважением”
В рабочей среде часто нужно писать деловые письма, но как сделать это грамотно, проявив достаточно уважения к человеку?
Во-первых, быть вежливым — это не значит извиняться за беспокойство. Тот, кто получает вашу корреспонденцию, априори настроен на изучение информации.
Не добавляйте в конце письма фразу : «Простите за потраченное на меня время». Низкая самооценка не красит даже спамера, а в деловой переписке тем более не уместна.
Во-вторых, подчеркивать важность человека, для которого подготовлено письмо, нужно аккуратно. Разработайте стандартно-тёплое, но не очень личное пожелание без элементов заискивания.
Правильно: «Хорошего Вам дня! С уважением, Елена Георгиевна»
Неправильно: «Будем сильно рады, если вы обратите внимание на наше предложение, ждем звонка, честь поработать с Вами, Елена Георгина»
Кстати, о том, когда нужно писать “Вы”, а когда “вы” – можно прочитать здесь.
Старайтесь минимизировать эмоджи-графику и не допускайте панибратства. Подпись должна быть несколько ниже, чем основной текст. Многие почтовые программы позволяют это легко настроить. А значит, ваш «автограф» будет появляться автоматически и сэкономит время.
Как оформлять деловые письма. Общие советы
Самое главное – заполняйте абсолютно все поля. Напишите название и тему, чтобы человек мог сразу узнать, о чём письмо. Хорошим тоном является содержание в электронном адресе настоящих имен и фамилий или названия организации.
Не забывайте начать с приветствия. Самая простая конструкция для этого:
Само же письмо разбивайте на абзацы каждые 4-5 предложений (в них, кстати, не больше 15 слов). Перед отправкой просмотрите на предмет орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок.
Как правильно подписывать письма от организации
Очевидно, что писать нужно «мы», а не «я». Обязательно оставлять данные организации, а в отдельных случаях контакты и имя менеджера.
Если требуется написать письмо от организации, то желательно в подпись включить логотип, контактные данные, телефон, сайт, адрес организации. Выигрышным маркетинговым ходом будет приглашение оценить в социальных сетях новинки каталога и подписаться на группу.
Подпись в письме не только его логическое завершение. Она может помочь заинтересовать клиента, покажет статус компании и ненавязчиво познакомит с новостями компании в социальных группах, если клиент пока еще мало знает о вас.
На этом короткий обзор правил подписи к письмам и общих норм деловой переписки закончен. Если у вас есть дополнения, возражения или вопросы, давайте пообщаемся в комментариях.
Подпись в электронном письме
Подпись в электронном письме
Похожие публикации
Подпись в электронном письме – неотъемлемый атрибут деловой переписки. От этого элемента часто зависит, будет послание прочитано или сразу отправлено в «корзину». Письма по содержанию могут быть рекламными, информационными или поздравительными. Во всех случаях подписант должен проявить уважение и идентифицировать себя. Рекомендуется указывать и свои контактные данные для обеспечения возможности оперативной связи. Оригинальность оформления и правильность подачи сведений способны существенно повлиять на отношение получателя рассылки к компании.
Правильная подпись в электронном письме – какой она должна быть
Электронное послание для контрагента или бизнес-партнера должно быть подписано отправителем. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета. На подпись возлагается ряд важных функций:
Как правильно оформить подпись в электронном письме:
Оригинальная подпись в электронном письме не всегда производит ожидаемый положительный эффект. Излишняя угловатость выбранного шрифта свидетельствует о непреклонности и безликости. Их рекомендуется применять для автоматических рассылок. Рукописный стиль оформления уместен для случаев, когда надо установить доверительные отношения с получателем информации при условии, что уже имелись личные контакты, произведшие на клиента положительное впечатление. Выбор декоративного стиля написания букв делается при желании подчеркнуть новизну, оригинальность, творческую жилку у отправителя.
Подпись в электронном письме: примеры
В посланиях делового характера стиль письма и подписи должны быть одинаковыми. Для сферы бизнеса неприемлемы фразы, свидетельствующие о фамильярности, личной привязанности (Например, «Чао», «Пока», «Всегда твой», «Искренне твой» и другие). Важно соблюдать органичную взаимосвязь между назначением послания и стилем его оформления.
Образец подписи электронного письма:
Менеджер по продажам ООО «Вектор»
Заменить фразу «С уважением» можно другими:
Должность в подписи рекомендуется указывать сокращенно, чтобы не перегружать заключительную часть письма. Дополнением может стать рекламный слоган компании или изображение логотипа фирмы.
Как оформить подпись в электронной почте
Автоматизировать процесс прикрепления шаблона подписи ко всем письмам можно в любой электронной почте. В Gmail для настройки подписи необходимо в пункте меню «Настройки» найти вкладку «Подпись». В этом блоке можно ввести нужный текст, отформатировать его и подобрать шрифт.
Оформление подписи в электронной почте Яндекса осуществляется в меню «Настройки» во вкладке «Личные данные, подпись, портрет». В этом блоке надо нажать кнопку «Добавить подпись» и создать подходящий шаблон. В Mail.ru схема действий похожая – через «Настройки» выбирается вкладка «Имя отправителя и подпись», в которой вводится нужный вариант текста и его оформления.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
С уважением Статьи редакции
Что можно написать в подписи к письму
В электронной почте подпись, чаще всего, содержит контактную информацию, но использовать это место можно и для маркетинговых целей. Обозреватель vc.ru разобрался в том, какой должна быть подпись, а также выбрал интересные идеи, которые можно применить на практике.
Зато на LinkedIn, в среднем, пользователи тратят те же 9 минут. И если к заполнению профиля на LinkedIn пользователи подходят со скрупулёзностью и точностью, то подписи в электронной почте уделяют гораздо меньше внимания. Фактически, подпись — это тот же профиль в социальной сети. Чаще всего, там находится контактная информация или вообще любая информация, которую отправитель сочтет полезной.
Помимо использования подписи для указания контактов, её можно использовать как маркетинговый инструмент, средство для дополнительных данных или место для шутки. И, чаще всего, не смешной.
Составить хорошо читаемую и лаконичную подпись не сложно. Сотрудник маркетингового сервиса Freshmail Артур Дабровски выделяет восемь правил хорошей подписи:
В последнее время я перестал менять подпись в почте. В личной у меня ее просто нет, а рабочая — короткая. Раньше добавлял ссылки на LinkedIn, Facebook и компанию. Потом поставил трекинг и понял, что те, кто кликает, и так найдут. Ненавижу в подписи все эти «зелёные темы» в духе «Не печатай письмо — дерево не вырастет», дисклеймеры и предупреждения.
Всегда «Отправлено с iPhone»
Подпись «Отправлено с iPhone» даёт возможность совершать ошибки. Если получатель видит, что письмо отправлено с мобильного устройства, он даёт фору отправителю, понимая, что тот, скорее всего, печатал его на маленьком экране и отправлял письмо на ходу или в неудобных условиях. Кроме того, подпись оправдает лаконичную длину сообщения.
В то же время, получателю приятно видеть, что отправитель решил ответить на письмо, находясь не за компьютером. В подписи можно не конкретизировать модель смартфона, достаточно написать «Отправлено со смартфона».
Рукописная подпись
Практически все почтовые сервисы поддерживают картинки в качестве подписи.
Поэтому рукописную подпись нужно сфотографировать и вставить в виде фотографии. В Gmail это делается через «Настройки». На iOS-устройствах: «Настройки» — «Почта, контакты, календари» — «Подпись» и вставить заранее скопированную картинку в поле ввода.
Однако необходимо учитывать, что рукописная подпись в электронной почте может угрожать безопасности данных.
Упоминание об отпуске
Редактор Harvard Business Review Сара Грин дописывает даты своего будущего отпуска в подписи. Чаще всего, она делает это за несколько недель до ухода. Таким образом, её коллеги, с которыми она часто общается, заранее видят, когда она будет отсутствовать.
Информация о предстоящих релизах
Подпись можно использовать и как маркетинговый инструмент. Чаще всего, электронные письма имеют небольшую длину, поэтому получатель в любом случае её увидит.
Внизу можно вставить рекламу будущего продукта, добавив к подписи название, дату выхода, его особенности или другую информацию.
Игорь Маннинтернет-маркетолог, автор, сооснователь издательства «Манн, Иванов и Фербер»
Чаще всего, использую подпись для того, чтобы продать или привлечь к чему-то интерес. Пользу и эффективность этого не отслеживаю, но советую менять подпись ежеквартально, стараться заинтриговать и быть полезным.
Контактная информация в подробностях
По мнению руководителя портала товаров и услуг Tiu.ru Евгения Иванова, отсутствие контактной информации в подписи — одна из ключевых ошибок в email-маркетинге. Он советует указать в подписи номер телефона, должность, компанию, почтовый адрес и сайт.
Указать номер телефона и другие контактные данные особенно важно, если рассылка рассчитана на продвижение услуг или товаров в сегменте B2B, а также если в письме есть конкретные товары. Наличие телефона в подписи может подтолкнуть получателя к звонку для уточнения деталей и заказа.
Евгений Иванов
Использование оригинального дизайна
В сети можно обнаружить сервисы, которые помогают создать необычную подпись. Например, один из популярных — WiseStamp. В нём нужно указать контактную информацию, выбрать фотографию и нужный шаблон. Если созданная подпись устраивает, пользователь скачивает файл и устанавливает его в используемый им браузер в качестве расширения. После установки подпись будет автоматически добавляться к письмам.
Созданную подпись можно экспортировать в мобильные устройства или сделать отдельную мобильную подпись в аналогичном сервисе.
Только имя и сайт
Илья Бирман, арт-директор бюро Артёма Горбунова, считает, что подпись должна быть максимально лаконичной. По его мнению, «гамбургеры» — длинные подписи из нескольких строк — нужны лишь в исключительных случаях. В большинстве ситуаций, можно ограничиться именем и сайтом, где можно найти дополнительную контактную информацию о вас.
Подпись — неотъемлемая часть письма, а не бессмысленный набор одинаковых байтов, пересылаемых тысячи раз. Её пишут не для того, чтобы указать, от кого письмо (это и так видно в почтовике), а чтобы поставить смысловую точку в тексте. При быстрой переписке, подписи в отдельных письмах не ставят вообще, точно так же, как не повторяют приветствия.
Илья Бирман
Не использовать подпись вообще
Пользователь Quora Том Кук считает, что от подписи в почте можно без вреда избавиться:
В большинстве случаев, подпись не нужна. В интерфейсе почтового клиента я уже вижу от кого пришло письмо и какова его цель. Когда переписка растёт, подпись лишь засоряет экран.
Если подпись всё-таки необходима, Кук советует не использовать в ней цитаты, считая, что этот тренд устарел еще в 2010 году. Он также не видит смысла добавлять изображения и советует ограничиваться обычным текстом.
Следовать правилам хорошего тона
Вариант, который уместен во всех случаях — стандартная корпоративная подпись. Четыре строки не больше 80 символов в длину. Перед подписью должен стоять разделитель — горизонтальная линия, которая отделяет подпись от тела письма. Пожалуй, это самый надёжный вариант, если вы не хотите рисковать и придумывать что-то необычное.
Сооснователь издания The Next Web Борис ван Зантен приводит свою подпись в качестве идеального варианта:
Sincerely,
Boris Veldhuijzen van Zanten
—
Co-founder The Next Web, Twitter Counter and some other stuff.
Follow me on Twitter
Follow me on Facebook
Follow me on Linkedin