Заявка на ремонт оборудования
На предприятиях с большим количеством оборудования нередко происходит его поломка. Тогда требуется произвести ремонт своими силами (специальный отдел в организации) или пригласить сотрудника сервисного центра или подобной компании для ремонта. Первым делом нужно заполнить заявку.
Общая информация
Чтобы сдать оборудование в ремонт или пригласить специалиста, необходимо сначала заполнить заявку. Как правило, это делается в двух экземплярах: один — для заказчика, другой — для исполнителя.
Необходимо описать как можно подробнее, в чем проявляется неисправность оборудования. Это поможет существенно сэкономить на диагностике.
Если на предприятии есть свой отдел, который занимается ремонтом какого-либо оборудования, и не нужно прибегать к помощи сторонних организаций, то для ремонта также понадобится заполнить заявку. Форма ее может быть и электронная.
Такая заявка важна для организаций, где каждое действие нужно подтверждать документами: она удостоверит, что специалист для ремонта приглашен. После ремонта оборудования всю документацию по этому процессу нужно хранить вместе: заявку, заключение эксперта, акты, чеки.
Как составить заявку на ремонт оборудования
Законодательством не утверждена какая-то определенная форма такой заявки. Сервисные центры или другие организации разрабатывают ее самостоятельно. Как правило, она представляет собой таблицу с данными о приборе или оборудовании. Оформляют на листе А4, рекомендуется также оформление на бланке организации, оказывающей услуги ремонта.
Что может быть указано в таблице бланка заявки на ремонт:
На бланке должны стоять подписи заказчика услуги и исполнителя.
К сведению! Наш бланк можно при необходимости изменить под свои нужды.
Образец заявки на ремонт оборудования
Заявка на ремонт оборудования
| Дата | 19 февраля 2021 года |
| Заказчик | ИП Миронов А.В. |
| Адрес заказчика | г. Сарапул, ул. Мельничная, д. 45, пекарня «Сдоба» |
| Телефон | 89091231212 |
| Что нужно выполнить (ремонт, техническое обслуживание, диагностика) | Ремонт |
| Наименование оборудования | Печь конвекционная электрическая |
| Марка, модель, год выпуска, серийный номер | Danler BQ-10E, 2019 год, № RT1234567 |
| Дата покупки, дата введения в эксплуатацию | Введена в эксплуатацию 12.05.2019 |
| Описание неисправности | Включается не с первого раза, при готовке снизу подгорает выпечка. Печь шумит. |
Заказчик: Миронов / А.В. Миронов
Исполнитель: Романов / Г.П. Романов
Заявка на ремонт оборудования, что необходимо учитывать при заполнении
Предприятия и фирмы, использующие в своей трудовой деятельности различное оборудование, нередко сталкиваются с его поломками. Чтобы исправить ситуацию, вернуть технику в работоспособное состояние, необходимо произвести ремонт. Для этого на предприятии составляется заявка.
Порядок проведения ремонта оборудования на предприятии
На крупных заводах или в компаниях, работающих на оборудовании, есть специализированные отделы, которые отвечают за техническое состояние аппаратов, станков. Но в маленькие фирмы чаще всего приходится приглашать специалистов.
Независимо от способа проведения ремонта необходимо составить заявку, на основании которой будет приглашаться мастер. Документ должен быть заполнен в двух экземплярах. Один отдается исполнителю, например, приходящему мастеру или в отдел технического обслуживания, а второй остается у заказчика.
Важно! В заявке необходимо подробно описать, в чем именно проявляется неисправность.
В случае, когда в компании есть специализированные отделы для проведения ремонта оборудования, заявку можно составить в электронном виде, письменная форма не требуется.
Заявка должна составляться в обязательном порядке и храниться в бухгалтерии предприятия. Она будет служить основанием для приглашения мастера. После завершения ремонтных работ компания-заказчик проверяет работоспособность техники, подписывает акт, производит оплату за выполненные услуги. Вся документация, включая заявку, чеки об оплате и акт приемки работ должны храниться вместе.
Правила подготовки заявки на ремонт оборудования
Форма заявки может быть произвольной, так как определенного утвержденного законодательно бланка не существует. Организация может самостоятельно разработать для себя бланк, который будет использоваться во всех случаях.
Заявка на проведение ремонта оборудования должна содержать в себе следующую информацию:
Заполненный бланк в двух экземплярах подписывается руководителем. В дальнейшем на нем должен будет расписаться исполнитель работ.
Акт замены оборудования
Формирование акта замены оборудования – необходимая часть процедуры по замене технических аппаратов и различного рода приборов, числящихся на балансе организации.
Роль акта
Акт является подтверждающим документом, в котором фиксируется факт замены неисправного, вышедшего из строя, устаревшего или по каким-то иным причинам непригодного к дальнейшему использованию оборудования.
На основе акта происходит списание старого оборудования с баланса предприятия и постановка на учет нового.
В отношении какого оборудования может быть составлен документ
Акт о замене может быть сформирован при замене любого оборудования, стоящего на балансе компании. Это может быть:
Кто делает акт
Просто взять и заменить оборудование в организации нельзя. Предварительно необходимо удостовериться в том, что оно действительно не подлежит ремонту и нуждается в замене. Для этого есть два пути:
Если по результатам проверки выявлены неисправимые поломки и объект подлежит замене, об этом составляется специальный акт.
Порядок замены особо ценного оборудования
К оборудованию, имеющему значительную ценность, относится такое, стоимость которого превышает 40 тысяч рублей.
Если поломка случилась именно с техникой из категории «особо ценное», то для того, чтобы произвести ее замену нужно не только составить акт, но и оформить возврат товара продавцу (в случае, если гарантийный срок еще не истек). Также нужно будет составить письмо-претензию, акт приема-передачи основных средств (ценное имущество относится к этой строке бухгалтерского учета) и сделать акт о списании.
Прием нового оборудования, пришедшего взамен прежнего, нужно также оформить актом приема-передачи и завести на него новую инвентарную карточку.
Неукоснительное соблюдение этой процедуры позволит избежать возможных претензий со стороны контролирующих структур и контрагентов – поставщиков оборудования.
Общие сведения об акте, особенности составления
Если на вас возложена функция по формированию акта замены оборудования, а вы не очень хорошо представляете, как именно это сделать, мы дадим вам несколько полезных рекомендаций. Также советуем изучить образец документа — на его основе можно легко составить собственный акт.
Прежде чем перейти к детальному рассмотрению акта, ознакомьтесь с некоторыми общими сведениями, свойственными для всех таких документов.
Главное, чтобы его текст был заверен «живыми» подписями лиц, участвующих в замене.
Удостоверять акт замены оборудования печатью следует только в том случае, если это требование указано в учетной политике организации.
Акт составляется как минимум в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон замены), при необходимости можно сделать и дополнительные копии, заверив их надлежащим образом.
Данные о готовом акте обязательно должны быть внесены в журнал учета, который должен быть в наличии в каждой крупной организации – обычно он хранится либо в отделе бухгалтерии, либо у секретаря.
Образец акта замены оборудования
Первым делом в документе пишется:
Затем в основной части документа указывается:
Затем в таблицу вносятся мероприятия, проведенные для выявления неисправности (визуальный осмотр, глубокая экспертиза и т.д.), указывается характер повреждений и пишется результат осмотра.
После этого устанавливается заключение о необходимости замены оборудования. Тут нужно отметить, на какую именно технику будет произведена замена.
В заключение документ подписывается обеими сторонами.
После составления документа
После того, как акт будет оформлен и надлежащим образом заверен, его следует вложить в папку с прочей документацией подобного рода. Доступ к данной папке должен быть ограничен. Период хранения акта прописывается либо в локальных бумагах предприятия либо, если в учетной политике эта норма не установлена – в законодательстве РФ.
Заявка на оказание услуг
Заявка на оказание услуг – документ, который необходим тогда, когда заказчик планирует воспользоваться услугами предприятия-исполнителя (как частного, так и государственного сектора) в какой-то определенный период.
Заявка может носить как единовременный, так и регулярный характер, она может исходить как от физического лица, так и от какой-либо компании. Иногда заявка является самостоятельным документом, но нередко служит и приложением к какому-либо договору, который регулирует условия и сроки ее подачи.
На какие услуги можно формировать заявку
Заявка обычно составляется на те услуги и работы, которые требуют предварительной подготовки, каких-то специфических условий выполнения или крайне востребованы заказчиками, но при этом не относятся к срочным.
Довольно часто, например, заявки на оказание услуг применяются в различного рода обслуживающих или ремонтных организациях, на предприятиях, занимающихся изготовлением рекламной и полиграфической продукции, а также услугами по их размещению и т.д.
Порядок получения услуги по заявке
Получить услуги или работы через предоставление исполнителю заявки достаточно просто, учитывая, что сам формат документа подразумевает то, что клиент ознакомлен с методами работы, правилами предоставления услуг и прочими параметрами сделки.
Тонкости документа
Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный вид услуг в определенный период. При этом, если заявка составляется без договора, то она не устанавливает никаких взаимоотношений между сторонами.
Исключения составляют лишь те случаи, когда исполнитель, не подписавший заранее договоры или соглашения с заказчиком, несет затраты на предварительную подготовку к осуществлению услуг (закупку необходимого инвентаря, оборудования, предоплату рабочим и т.п.) – здесь клиенту необходимо выставлять требование о возмещении понесенных расходов.
Отдельное место занимает договор-заявка на транспортировку каких-либо грузов. Он является самостоятельным документом и имеет соответствующие последствия.
Основные моменты при составлении заявки
Сейчас не существует унифицированного бланка заявки на оказание услуг, так что компании или физические лица имеют возможность писать ее в произвольной форме, исходя из собственного видения данного документа, или заполнять шаблон, разработанный и утвержденный внутри фирмы-исполнителя.
Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно:
При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.
Формируя заявку, следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.
На что обратить внимание при оформлении
Оформление заявки, так же как и ее содержание, полностью отдается на усмотрение составителя: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе А4, А5 формата, напечатав на компьютере или в рукописном виде. Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись заказчика.
Заверять бланк печатью компании (если заказчиком является юридическое лицо) особой необходимости сейчас нет: с 2016 года организации и предприятия освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах фирмы).
Заявку допустимо составлять как в одном, так и в двух экземплярах. Если их два, то один отправляется исполнителю, второй остается у заказчика.
Инструкция по заполнению заявки на проведение гарантийного обслуживания
Внимание! Приборы принимаются в сервисный центр только в упаковочной таре.
Уважаемые партнеры! Правильное заполнение бланка «Заявка на проведение гарантийного обслуживания» значительно ускорит гарантийный ремонт купленного вами оборудования.
Инструкция по заполнению
Общие правила
ВНИМАНИЕ! Неправильное заполнение реквизитов Заявки, отсутствие печати или доверенности от организации, является основанием для отказа в приеме оборудования на гарантийное обслуживание.
Правила заполнения граф бланка
Графа «Название (Ф.И.О) заявителя согласно документу продажи»
Графа «Номер документа, по которому было приобретено оборудование»
Указывается номер документа покупки (Накладная ТОРГ-12, Счет фактура или Товарный чек).
Графа «Дата документа, по которому было приобретено оборудование»
Указывается дата документа покупки (Накладная ТОРГ-12, Счет фактура или Товарный чек).
Графа «Ф.И.О. контактного лица заявителя»
Указывается Ф.И.О. ответственного лица заявителя, с которым сотрудники сервисного склада ТД ТИНКО могут связаться в случае возникновения дополнительных вопросов по ремонту, замене и отправке оборудования.
Графа «Контактный телефон заявителя»
Телефон ответственного лица заявителя, Ф.И.О. которого Вы указали в графе «Ф.И.О. контактного лица заявителя»
Графа «Электронная почта заявителя»
E-mail адрес ответственного лица заявителя, Ф.И.О. которого Вы указали в графе «Ф.И.О. контактного лица заявителя»
Графа «Почтовый адрес заявителя для отправки отремонтированного товара»
Указывается адрес, по которому подлежит отправке отремонтированное оборудование. ВНИМАНИЕ! В этот же адрес будет отправлено невостребованное отремонтированное оборудование по истечении предельного срока хранения (30 дней) на сервисном складе ТД ТИНКО.
Для минимизации риска потери оборудования при транспортировке, просим внимательно и четко заполнить эту графу.
Графа «Дата сдачи (отправки) оборудования на сервисный склад»
Графа «Способ возврата отремонтированного оборудования»
В этой графе Вы можете выбрать способ возврата отремонтированного оборудования из трех возможных вариантов:
Графа «Наименование оборудования»
Указывается наименование оборудования так, как оно указано в графе «Наименование товара» в документе продажи (Накладная ТОРГ-12, Счет фактура или Товарный чек).
Графа «Серийный номер»
Указывается серийный номер оборудования, если он нанесен на оборудование производителем. Если серийный номер отсутствует или не обнаружен Вами, оставьте графу незаполненной.
Графа «Комплектация, внешний вид оборудования»
Указывается комплектация сданного (отправленного) на сервисный склад оборудования. Могут быть указаны сведения по внешнему виду сданного (отправленного оборудования), если сдающая или принимающая сторона считает это необходимым.
Графа «Подробное описание неисправности и условия возникновения неисправности»
Как можно подробнее опишите выявленную неисправность оборудования и условия, при которых неисправность была выявлена. Помните, эта информация можете значительно сократить время гарантийного ремонта оборудования.
Графа «Подпись, печать заявителя»
Подпись лица, Ф.И.О. которое указано в доверенности на сдачи оборудования на сервисный склад ТД ТИНКО или частного лица сдающего оборудование. Если оборудование отправляете на сервисный склад ТД ТИНКО транспортной компанией, или иным обезличенным способом (почта, экспресс-Почта), то подпись заявителя заверяется печатью организации-заявителя.
Благодарим вас за внимательное заполнение «Заявки на проведение гарантийного обслуживания оборудования».