Составляем запрос на предоставление документов
Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения.
В каких ситуациях пишут запрос для получения информации
Нередко предприятиям недостаточно информации, чтобы принять решения для обеспечения конструктивной деятельности. Иногда допустимо запросить ее по телефону. Но устная просьба не имеет юридической силы. Чаще всего организации практикуют официальные письменные запросы, на которые адресат обязан ответить в предусмотренные сроки. В такой бумаге содержится просьба о получении сведений, а иногда и директива.
Обратиться компания вправе к следующим адресатам:
В деловой переписке с коммерческими компаниями обмен сведениями происходит ежедневно. Одна сторона от другой запрашивает самую разную информацию:
В госорганы предприятие вправе отправить корреспонденцию с запросом:
Кто и в какой форме составляет запрос
Обычно корреспонденцию о получении данных составляют юридические лица в адрес других компаний. Но оформить ее вправе кто угодно: предприниматели, представители госорганов, общественные организации, частные лица. Если речь идет о коммерческих компаниях, то специального сотрудника для оформления таких посланий нет. Это делает как руководитель, так и любой другой компетентный специалист, отвечающий за вопрос, указанный в письме. В любом случае, кто бы ни составил его, придется согласовать с главой компании.
Как и для других корреспонденций и заявлений, в этом случае не установлено единого шаблона. Оформляют обычно на бланке фирмы (где уже указаны все реквизиты организации) или на обычном листе А4. Сейчас предпочтительнее напечатать текст на компьютере, хотя не запрещен и рукописный вариант. Оформить придется в произвольной форме, но по нормам, принятым в делопроизводстве (по нацстандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016). Дополнительно учитывайте правила для официальных посланий — в них обязательно указывают основание для получения сведений. К таковым относятся:
Важно соблюдать общепринятую структуру. Обратите внимание, какие пункты содержит бланк запроса:
Письмо составляют в одном экземпляре и регистрируют в журнале исходящей информации. Если корреспонденция составлена на обычном листе, то необходимо указать коды по КПП, ОКПО, ОГРН, ИНН, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и другие контактные данные. В зависимости от ситуации, допустимо указать ссылки на нормативные акты.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой порядок выдачи копий документов, связанных с работой. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образцы
Вот образец письма в медицинскую организацию о проверке подлинности листка нетрудоспособности.
При составлении ориентируйтесь на этот бланк:
«___»______________20___г. | №___ |
Просим прислать вас _______________________________________________
А это пример корреспонденции в Федеральную антимонопольную службу с просьбой разъяснить нормативные акты.
Как отправить запрос о получении документов
Чтобы адресат получил послание оперативно и надежно, озаботьтесь о способе доставки. Есть несколько вариантов отправки:
Сколько ждать ответа на письмо-запрос
На послание, предназначенное для запроса информации, предполагается ответ. Сколько его ждать, зависит от того, кому отправили корреспонденцию. Законодательство не устанавливает четких сроков для отклика на коммерческие переписки. При операциях с контрагентами ориентируйтесь на пункты договора, в котором обычно указано, за сколько дней предполагается ответ. Если период не отмечен, то смотрите на содержание. Обычный период для ответов — один месяц. Если информация срочная, то принято отвечать за 3–7 дней. Но в этом случае желательно дополнительно попросить получателя ответить срочно, отметив конкретный срок или дату.
В какой срок обязаны отвечать государственные структуры, указано в ФЗ №8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017) — обычно 30 дней со дня регистрации. Иногда срок увеличивают до 45 дней при необходимости. В этом случае обязаны отправить уведомление в течение недели (ч. 6 ст. 18 ФЗ №8).
Обращение граждан в государственные ведомства регулирует Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ. На регистрацию обращения отводится 3 дня.
Если предприятие обратилось, к примеру, в ФСС, чтобы проверить лист о временной нетрудоспособности, и в этом случае ответ дадут в течение месяца (п. 5 ч. 1 ст. 4.2 Закона от 29.12.2006 №255-ФЗ).
Письмо – запрос. Примеры и бланк
Если вы хотите узнать какую-то информацию, вы обычно ищете в гугле. Но это касается в основном, общепознавательных фактов, и есть данные, которые вам не выдаст ни одна поисковая система – сведения о коммерческой деятельности учреждений. И если в рамках партнерства организации нужно уточнения по некоторым пунктам, нужно составить специальный документ – это письмо запрос.
Что такое письменный запрос?
Письмо-запрос – это официальный тип бумаги, относящийся к категории корреспонденции. Составляется он обычно с целью получить от фирмы:
— каталог товаров и услуг
— прайс-листы или информацию о скидках и акциях
— данные относительно заключенной сделки (сроки оплаты и поставки товара или другую актуальную информацию)
— определенные документы (справку, архивную выписку, акт)
В роли интересующейся стороны может выступать не только коммерческая организация, но и любое другое учреждение, частный предприниматель или даже физическое лицо.
Как составить письмо-запрос правильно
Поскольку сообщение может касаться разных аспектов деятельности компании, нет единого стандартизированного шаблона. Но стоит помнить, что корреспонденция эта — официальная, поэтому определенные требования все же есть. Условно можно выделить две части – вводную и основную.
Текст вводной части можно начать в самом верху листа, указав сначала реквизиты отправителя:
— название фирмы
— адрес
— контакты для обратной связи (обязательно номер телефона, можно также электронную почту)
— ФИО конкретного сотрудника, от чьего имени отправлено сообщение, обычно указывают в самом низу листа с приставкой «С уважением, …» и должна стоять подпись этого сотрудника.
В реквизитах получателя прописывают название фирмы, должность и ФИО директора. Причем зразу обычно используют инициалы, а основную часть начинают с уважительного обращения по имени и отчеству. Дальше с абзаца следует текст, в котором излагается непосредственно суть запроса. Если он состоит из нескольких элементов, их следует перечислить в логической последовательности.
Нюансы составления письма
Хотя отправителем является юридическая фирма, надо указывать официального представителя, от имени которого отправляется корреспонденция. Причем, запрос должен составлять компетентный работник, то есть, например, рядовой сотрудник не может отправить запрос в налоговую службу относительно предоставления информации о бухгалтерском отчете. Хотя на практике такие документы обычно оформляются от имени непосредственно руководителя организации.
Образец составления письменного запроса
Выше упоминалось, что есть разные поводы отправки такой корреспонденции, предлагаем вам ознакомиться з наиболее распространенными вариантами:
Как лучше отправить?
Документ может быть составлен как на обычном белом листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Сейчас практически все распечатывают на принтере, хотя и рукописный вариант нормами не запрещен. Дальше возникает логичный вопрос – как доставить до адреса? Наиболее быстрый способ – отправить в электронном формате электронной почтой или же факсом. Распечатанный экземпляр можно отправить как обычной почтой, так и заказать курьерскую доставку.
В какие сроки ждать ответа?
Ситуация зависит от нескольких факторов. Бывает, что отправитель вежливо просит дать ответ до определенной даты. Если такой просьбы нет, то ответчик волен сам определять сроки ответа. Неписанные правила этики ведения деловой переписки гласят, что дать ответ в срок примерно 10-15 дней. Если этого времени недостаточно, чтобы составить ответ (требуется больше дней, чтобы собрать запрашиваемые необходимые данные), нужно уведомить об этом отправителя. Есть случаи, когда сроки установлены законодательством – госорганы и банковские учреждения не могут затягивать с ответом дольше 30 календарных дней.
Как правильно написать запрос о предоставлении информации? Предоставляем образец документа
Всем нам время от времени приходится вести деловую переписку. И речь идет не только о профессиональной деятельности.
Грамотно сформулировать вопросы к своей управляющей или страховой компании, администрации города – навык, который пригодится практически любому человеку.
В этой статье рассмотрим основные вопросы, которые возникают при составлении запроса на предоставление информации. А также подскажем, как правильно составить такой документ и покажем примерный образец запроса.
Основные вопросы
Как лаконично и с соблюдением правил делового этикета составить запрос на предоставление информации? Когда вам вправе отказать в раскрытии сведений? Как обжаловать отказ в предоставлении информации?
Как правильно написать?
Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:
Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.
Закон об обеспечении доступа к сведениям
Гражданин имеет право обратиться как с письменным запросом, так и устным или по электронной почте.
С запросами о предоставлении информации вправе обращаться граждане, юридические лица, объединения граждан, например, некоммерческие организации, а также средства массовой информации.
Письменный запрос регистрируют в течение трех дней, устный – в день обращения. Если адресат установит, что запрашиваемая информация вне его компетенции, он в течение семи дней с момента получения запроса обязан дать аргументированный ответ (ч. 7 с.18 ФЗ «Об обеспечении доступа к информации»).
Ответ по существу направляют в течение тридцати дней с момента регистрации обращения. Если подготовка требует большего времени, допустимо продление срока до сорока пяти дней. Но с обязательным уведомлением об этом гражданина в течение семи дней с момента получения запроса (ч.6 ст. 18).
В предоставлении информации могут отказать в следующих случаях:
При возникновении таких ситуаций можно обратиться к вышестоящему руководству организации. Если и это не помогло, составляется обращение в прокуратуру.
Пример
Допустим, вы стали жертвой агрессивной маркетинговой кампании, при которой вам звонят на личный номер мобильного телефона и навязывают какую-либо услугу, например, приглашают пройти медицинское обследование.
Образец обращения в Роскомнадзор:
В управление Роскомнадзора по N-ской области, Петрову Петру Петровичу
От Иванова Ивана Ивановича, N-ская область, город N, улица Ленина, д. 5, кв. 3.
Уважаемый Петр Петрович!
Сообщаю вам о звонках на личный мобильный телефон представителями компании «Медицинские услуги». В ходе этих звонков меня настойчиво склоняли пройти медицинское обследование в данной клинике. Прошу ответить на следующие вопросы:
С уважением, Иванов Иван Иванович.
Куда и каким образом обращаться?
Обращаться можно письменно, устно или отправив письмо по электронной почте, разберем детали.
Право на получение информации – одно из основных, гарантированных Конституцией. Не бойтесь отстаивать его и требовать ответа.
Запрос на предоставление документов
Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:
Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:
Кто обычно готовит обращение:
Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:
Заголовок | Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации». |
---|---|
Обращение | |
Вводная часть | Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений. |
Содержание просьбы | Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить. |
Срок | Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором. |
Подпись | Документ заверяется ответственным лицом или гражданином. |
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
Шаг | Что следует указать и написать |
---|---|
1 | Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина. |
2 | Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). |
3 |